與圖書、資料一樣，檔案也有其存在的形態(tài)，也就是人們通常所說的載體。換句話說，我們認(rèn)識檔案，也只能先從它的“外形”開始。 　　★紙媒體 　　紙質(zhì)檔案是目前使用最多的存儲媒體，盡管現(xiàn)在人們總是不斷地提“無紙辦公室”，但它依然還是辦公室的主角。因為紙質(zhì)檔案比起電子、磁性或者其他媒體歷史最悠久，其設(shè)備、供應(yīng)及存檔程序相對而言也比較標(biāo)準(zhǔn)化。 　　紙質(zhì)檔案一般存放在盒子里，里面的文件夾和目錄上都有打印或印刷好的標(biāo)簽。市場上可以方便地買到各種不同的檔案盒、設(shè)備和其他供應(yīng)品。 　　★磁性媒體 　　磁性媒體的使用發(fā)展迅速，但有些人預(yù)測，使用磁盤和磁帶存儲計算機(jī)文件還沒有超過用紙存儲。 常見的磁性媒體有軟盤、硬盤和磁帶。 　　☆軟盤： 　　軟盤的體積很小，是像唱片一樣可以移動的磁盤，目前常用的是3．5英寸軟盤，它的存儲空間取決于生產(chǎn)廠家提供的存儲能力。 　　☆硬盤： 　　永久性硬盤與軟盤一樣，也是一種磁存儲裝置。它可以固定安裝在計算機(jī)里，也可以作為附加硬盤連在外面。硬盤的存儲量比較大，可以保存大量用不同的文件名組織起來的資料。在硬盤上存儲信息的方法，取決于生成文件的硬件和軟件。 　　★縮微圖像媒體 　　盡管目前計算機(jī)磁盤的使用在存儲數(shù)據(jù)方面超過了縮微圖像媒體的使用，但縮微膠卷和縮微膠片在長期存儲，尤其是在檔案材料的長久保存中一直占有很重要的地位。 　　★光盤媒體 　　光存儲器是指計算機(jī)數(shù)據(jù)的大容量存儲。光盤對前幾種媒體而言還是一項新技術(shù)，是為處理計算機(jī)生成數(shù)據(jù)和檔案及其他能掃描到光存儲系統(tǒng)的檔案設(shè)計的，近幾年發(fā)展迅速。 　　光存儲器可以保存磁盤、磁帶和卡片上的資料，其中光盤是最常見的形式。 　　☆只讀光盤存儲器(CD-ROM)： 　　這是最常見的光盤，它像一張小唱碟，但不能在上面進(jìn)行文字編輯。光盤上存儲空間非常大，一張CD-ROM可以存放整部百科全書、幾千篇文章及其他的大量信息。 　　☆一寫多讀光盤(WORM)： 　　這是一種一次寫、多次讀的金屬膜盤，把數(shù)據(jù)寫上去之后，就不能再進(jìn)行刪除或修改了。 　　☆可擦光盤(Erasable optical disks)： 　　可擦光媒體可以反復(fù)使用，最常見的是磁光盤，它能為使用者提供快速存儲和檢索大量數(shù)據(jù)。