公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
1.國(guó)家行政機(jī)關(guān)正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級(jí)等組成。占文件首頁(yè)的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開(kāi)。

①文件名稱由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱加上"文件"二字組成(函只署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱),置于首頁(yè)的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,牽頭主辦機(jī)關(guān)排列在前,也可只用主辦機(jī)關(guān)的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文,黨委排列在前。
②發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、標(biāo)于括號(hào)內(nèi)的年份、順序號(hào)組成,位于文件名稱之下、橫隔線之上正中位置(函的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題的右上方)。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
③上報(bào)的文件,應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)的同一行右端標(biāo)明簽發(fā)人姓名。
④秘密等級(jí)、緊急程度,應(yīng)視文件內(nèi)容需要從上至下依次標(biāo)注在文件名稱的左上角。秘密等級(jí)分為"秘密"、"機(jī)密"、"絕密"三種;緊急程度分為"急件"、"特急件"。機(jī)密、絕密文件應(yīng)標(biāo)注份號(hào)。
⑤政府令的文頭由套紅印刷的"政府令"和編號(hào)組成。政府令的編號(hào)為"第 號(hào)"。

2.公文的正文部分一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)等。
①標(biāo)題。
　　公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、內(nèi)容提要和文種三部分組成。公文標(biāo)題的作用:一是揭示內(nèi)容,點(diǎn)明主題,使人一目了然;二是給公文定名,標(biāo)題就是該公文的名稱,便于收文機(jī)關(guān)登記管理,便于查找詢問(wèn)。公文標(biāo)題位于橫隔線之下居中位置。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外,一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào),不能以引用文件字號(hào)代替內(nèi)容提要。
②主送機(jī)關(guān)。
　　指收受、辦理文件的單位。俗稱"抬頭"。除"公告"、"布告"、"通告"以外,正式公文一般都應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱位置一般在標(biāo)題之下,正文之上左端頂格位置書(shū)寫(xiě)。"決定"、"命令(令)"、"會(huì)議紀(jì)要"等文種,主送機(jī)關(guān)可置于文尾主題詞之下,發(fā)送欄內(nèi)抄送機(jī)關(guān)的上方,標(biāo)為"主送: "或"分送: "。向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示,只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其它機(jī)關(guān),用抄送形式。
③正文。
　　即公文的具體內(nèi)容,是公文的核心部分。需要使用序數(shù)符號(hào)標(biāo)明層次時(shí),一般排列順
序是:第一層用"一",第二層用"(一)",第三層用:1.,第四層用"(1)"。行政規(guī)章視需要按章、節(jié)、條、款、項(xiàng)標(biāo)明層次。正文的位置在主送機(jī)關(guān)以下。較長(zhǎng)的公文一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分組成。正文的寫(xiě)法從內(nèi)容上講,要把事情交待清楚,什么事、什么問(wèn)題,準(zhǔn)確無(wú)誤。觀點(diǎn)要鮮明。需要受文單位做什么,解決什么問(wèn)題,準(zhǔn)確明白。從形式上講,條理層次清楚,文字簡(jiǎn)練確切,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確無(wú)誤,篇幅力求短。
④發(fā)文機(jī)關(guān)。
　　是指正文之后、附件之下所署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁(yè),不得不在下一頁(yè)落款時(shí),可將落款放在空白頁(yè),同時(shí),必須在落款前的空白處用括號(hào)加以注明:"此頁(yè)無(wú)正文"。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。(也可用單位的印章代替)
⑤成文時(shí)間。
　　是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)的文件,以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn),電報(bào)以
發(fā)出日期為準(zhǔn),幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的,按最后一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期使用公元
紀(jì)年,用漢字書(shū)寫(xiě)。成文日期的位置一般在發(fā)文機(jī)關(guān)的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據(jù),要求準(zhǔn)確、完備、具體,不能忽視。
⑥印章。
　　印章是發(fā)文機(jī)關(guān)表示對(duì)公文負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。公文除會(huì)議紀(jì)要外,都應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的非規(guī)章性文件,由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋在成文日期處,上邊沿不壓正文,下邊沿騎年蓋月。會(huì)議通過(guò)的"決定",日期可注于標(biāo)題之下,印章可蓋在正文末尾發(fā)文機(jī)關(guān)處。
⑦附件。
　　公文如有附件,附件名稱注在正文之后,文件落款之前,如有兩個(gè)以上附件應(yīng)注明附件的順序。附件與主件訂在一起發(fā)送,如不能訂在一起,應(yīng)在附件首頁(yè)左上角注明主件的發(fā)文字號(hào)和附件的順序號(hào)。
⑧抄送機(jī)關(guān)。
　　即指除主送機(jī)關(guān)以外需要了解該公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。在實(shí)際工作中,需注意幾個(gè)方面:抄送機(jī)關(guān)不能濫抄濫送,也不能漏抄漏送;請(qǐng)示公文不要同時(shí)抄送下級(jí)或同級(jí)機(jī)關(guān);向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文要抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)關(guān);向下轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件,不要再抄報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。
3.文尾部分包括主題詞、發(fā)送欄、印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期、共印份數(shù)等項(xiàng)。

①主題詞:標(biāo)于文尾部分發(fā)送欄之上。上報(bào)的文件從受文機(jī)關(guān)制發(fā)的主題詞表中選詞標(biāo)注,其
它文件可從本機(jī)關(guān)制定的主題詞表中選詞標(biāo)注。標(biāo)注主題詞不少于2個(gè)不超過(guò)7個(gè)。標(biāo)注主題詞應(yīng)準(zhǔn)確,規(guī)范。
②發(fā)送欄:位于主題詞之下、印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機(jī)關(guān),一般
按黨委、人大、政協(xié)、紀(jì)委、法院、檢察院、軍隊(duì)、政府部門的順序排列。發(fā)送機(jī)關(guān)的名稱用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。正文中已標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的,發(fā)送欄只標(biāo)明抄送機(jī)關(guān)。
③印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期欄位于發(fā)送欄之下,左端標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱,右端標(biāo)注印發(fā)日期。
翻印文件,此欄標(biāo)注翻印機(jī)關(guān)名稱和翻印日期。
④文件印制份數(shù)標(biāo)注在印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期欄之下右側(cè),標(biāo)注有"(共印 份)"。
主題詞、發(fā)送欄、印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期欄之間分別加橫線分開(kāi)。
公文從左至右橫寫(xiě)橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)、排版。公文紙一般用16開(kāi)型(長(zhǎng)260毫米,寬184毫米),左側(cè)裝訂。"布告"、"公告"、"通告"用紙大小,視實(shí)際需要確定。