公文是特定機(jī)關(guān)為處理特定的公務(wù)而制發(fā)的特定文字材料，是一種特殊的文體，其寫作過程具有一些特殊的規(guī)律性。無論是公文寫作的構(gòu)思、布局、結(jié)構(gòu)還是成文的邏輯以及內(nèi)容上，都需要遵循一些基本的規(guī)則。所以要寫好公文，除了文字通順、觀點(diǎn)與材料統(tǒng)一、層次分明、結(jié)構(gòu)合理等之外，還必須講究一些“規(guī)矩”，即公文書寫方面的方式方法。

　　首先、公文書寫要規(guī)范合法、準(zhǔn)確求實(shí)。規(guī)范即要求公文格式、語言表達(dá)、符號使用均應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則，不允許標(biāo)新立異。合法即要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程必須合乎國家法律、法令、方針政策，合乎上級指示和規(guī)定，與本機(jī)關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致。比如在實(shí)際工作中，有些單位把機(jī)關(guān)的簡稱直接作為機(jī)關(guān)代字使用，致使文號太長。

　　有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“()”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“〔〕”。對于字號和字體，有的用小3號;有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號序號出現(xiàn)編虛位(即001)，出現(xiàn)“××函〔2007〕001號”等不規(guī)范格式。

　　準(zhǔn)確即要求從對公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映到每項(xiàng)具體內(nèi)容的表達(dá)，求實(shí)即要求公文的內(nèi)容能從實(shí)際情況出發(fā)，有切實(shí)的客觀針對性，有利于解決實(shí)際問題;要忠實(shí)地反映情況和問題，不夸大、不縮小、不虛構(gòu)。比如有的基層單位要求上級機(jī)關(guān)投資補(bǔ)助的上行文，應(yīng)用“請示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”文種，無法得到上級機(jī)關(guān)的“批復(fù)”;有的單位將對下級單位的“批復(fù)”錯(cuò)用為“函”的文種。公文標(biāo)題中錯(cuò)用文種，往往使公文失去其應(yīng)有的嚴(yán)肅性。有的甚至嚴(yán)重影響行文的作用和效率。

　　其次、公文寫作要簡明清晰、完整合體。簡明即要求盡量用最簡潔的文字，順暢而有條理地明確表達(dá)充實(shí)豐富的內(nèi)容，做到言簡意賅。清晰即要求各種文稿上的字跡要清楚，字體要標(biāo)準(zhǔn)、工整，避免因字跡不清、模糊混亂而造成錯(cuò)漏。公文書寫不簡明清晰表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

　　(1)邏輯錯(cuò)誤。比如“經(jīng)過全力拼搏，××局已基本超額完成了2007年度的目標(biāo)任務(wù)”、“食堂買了很多蔬菜和土豆、黃瓜、辣椒?！?/p>

　　(2)濫用方言土語比如“三先生”、“款爺”、“大腕”、“小姐”、“先生”

　　(3)濫用流行語言，比如公文中出現(xiàn)“追星族”、“打工仔”、“酷”、“帥”、“靚”、“531”(我想你)、“521”(我愛你)、“584”(我發(fā)誓)、“1314”(一生一世)、“5211314”(我愛你一生一世)、“撮一頓”(吃一頓飯)、“頂一下”(支持一下)

　　完整即要求公文結(jié)構(gòu)完整，不遺漏任何必備的內(nèi)容，保證公文能完整有效地消除受文者對特定問題認(rèn)識上的不確定性，以減少溝通次數(shù)，提高溝通效率。合體首先是文體要正確，使表達(dá)合乎公文特定要求。其次，語言運(yùn)用要得體，符合特定場合、對象的需要。

　　再次、公文寫作要嚴(yán)謹(jǐn)有序、持久耐用。嚴(yán)謹(jǐn)即要求公文的結(jié)構(gòu)嚴(yán)密有序，用語周密確切，不生歧義，沒有漏洞。耐久即要求公文的制成材料(書面公文主要包括紙張材料和字跡材料)應(yīng)持久耐用，以保證公文的有效物質(zhì)存在，使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用，又能在轉(zhuǎn)化為檔案后，作為歷史記錄發(fā)揮更長遠(yuǎn)的歷史效用。

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