公文處理包括公文制發(fā)、辦理、管理、歸檔等一系列銜接有序的工作。
　　一、公文的制發(fā)
　　1、起草
　?。?）符合黨和國家方針、政策、法律、法令和上級(jí)有關(guān)規(guī)定。有較強(qiáng)的思想性、政策性、邏輯性和指導(dǎo)性。注意政策的連續(xù)性和正確性。
　　（2）文種恰當(dāng)，體式正規(guī)，題目明確，內(nèi)容充實(shí)，觀點(diǎn)明確，情況屬實(shí)，文字簡練，條理清楚，層次分明，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅簡短。
　?。?）人名、地名、數(shù)字、時(shí)間、引文正確。
　　（4）引用公文寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。
　?。?）擬以區(qū)委或區(qū)委辦公室名義行文的，可先根據(jù)文件內(nèi)容確定起草部門，綜合性的原則上由綜合部門負(fù)責(zé)，專項(xiàng)性的由主管部門負(fù)責(zé)，涉及幾個(gè)部門的由各部門會(huì)簽后再交稿。
　?。?）需要以區(qū)委或區(qū)委辦公室文件印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的各類公文一律交區(qū)委辦公室審核辦理。不得直接送區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)。屬于部門請(qǐng)區(qū)委、區(qū)委辦公室轉(zhuǎn)批、轉(zhuǎn)發(fā)和部門代區(qū)委、區(qū)委辦公室起草的文件，在送區(qū)委辦公室之前須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核。
　　2、校核
　　公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審簽之前，均由區(qū)委辦公室研究室進(jìn)行校核。公文校核的基本任務(wù)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)保證公文質(zhì)量。公文校核的內(nèi)容是：
　?。?）是否需要行文，手續(xù)是否完備。總的要求是本著精簡、統(tǒng)一、效能的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的堅(jiān)決不發(fā)；可用其他形式處理的材料不用文件印發(fā)；凡是部門職權(quán)范圍內(nèi)的事由部門自行發(fā)文；純屬政府部門的事務(wù)由政府發(fā)文。
　?。?）認(rèn)定應(yīng)該發(fā)文的，要認(rèn)真檢查公文內(nèi)容，防止出現(xiàn)漏洞或偏差，切實(shí)把好觀點(diǎn)關(guān)、政策關(guān)、行文關(guān)、文字關(guān)、體式關(guān)和事務(wù)關(guān)。涉及幾個(gè)部門的問題，諸如經(jīng)費(fèi)、編制、級(jí)別、待遇等事項(xiàng)，審稿時(shí)必須同有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽，取得一致，否則不能寫入文件。
　　（3）對(duì)校核的公文要按照其不同內(nèi)容確定文種。凡屬全局性的工作部署和重大方針、政策性問題，用“嶗發(fā)、嶗辦發(fā)”行文；區(qū)委所管干部的任免，用“嶗委”行文；啟用、廢止印章用“嶗辦發(fā)”行文；區(qū)委或區(qū)委名義召開會(huì)議的通知用“嶗辦會(huì)發(fā)”行文。
　　（4）根據(jù)公文的內(nèi)容和工作要求，確定印發(fā)范圍、份數(shù)、密級(jí)，并提出處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)參考。
　　3、簽發(fā)
　　（1）以區(qū)委名義印發(fā)的文件，原則上由區(qū)委主要領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)；重要的、涉及面廣的，經(jīng)集體討論同意后，送書記或分管副書記簽發(fā)。會(huì)議通過的文件，由書記或副書記簽發(fā)。
　?。?）以區(qū)委和區(qū)政府名義聯(lián)合印發(fā)的文件，須經(jīng)區(qū)委和區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)同志會(huì)簽。
　?。?）以區(qū)委辦公室名義印發(fā)的文件，由區(qū)委辦公室主任簽發(fā)，也可由辦公室主任委托副主任簽發(fā)。
　?。?）以區(qū)委辦公室和區(qū)政府辦公室名義聯(lián)合印發(fā)的文件，須經(jīng)區(qū)委辦公室、區(qū)政府辦公室負(fù)責(zé)同志會(huì)簽。
　?。?）公文在印發(fā)前由秘書科指定專人對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)。
　　4、發(fā)文
　　（1）登記：將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)等逐項(xiàng)填寫、登記。
　?。?）印制：公文的印刷由打字室或印刷廠印制，應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范。
　　（3）分發(fā)：秘書科根據(jù)有關(guān)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)人的批示，將公文分發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。
　　二、收文辦理
　　收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、批辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等程序。
　　1、簽收：簽收公文由機(jī)要秘書逐份清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。急件應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時(shí)間，根據(jù)公文的特征和辦理情況進(jìn)行登記。
　　2、擬辦：由辦公室主任對(duì)需辦理的公文提出擬辦意見，并由機(jī)要秘書提供必要的背景材料以便閱批。
　　3、分發(fā)：機(jī)要秘書人員根據(jù)擬辦意見，對(duì)需分發(fā)的文件及時(shí)發(fā)送，對(duì)需回收的文件要在文件右上方標(biāo)明“閱后退回”標(biāo)記，做到回收件齊全不短缺。
　　4、傳閱：機(jī)要秘書根據(jù)擬辦意見進(jìn)行傳閱，并做到急件急辦。
　　5、承辦：文件傳閱后，機(jī)要秘書對(duì)擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，登記后送督查室，由督查室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見分解立項(xiàng)，進(jìn)行督辦并定期反饋辦理情況。
　　6、催辦：秘書科對(duì)公文的承辦情況按時(shí)進(jìn)行催辦，對(duì)重要公文及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)定期催辦。
　　三、公文的管理
　　秘書科要本著既發(fā)揮公文效用、又有利于保密的原則，切實(shí)做好公文的管理工作。
　　1、秘密公文的印發(fā)和傳達(dá)范圍嚴(yán)格按照上級(jí)發(fā)文機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行。
　　2、復(fù)制上級(jí)黨的機(jī)關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)名稱、翻印日期和份數(shù)；復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)戳記。復(fù)制的公文應(yīng)當(dāng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。
　　3、匯編上級(jí)黨的機(jī)關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。公文匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注進(jìn)行管理。
　　4、對(duì)絕密級(jí)公文要采取嚴(yán)格的保密措施。
　　5、秘書部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定對(duì)秘密公文進(jìn)行清理、清退和銷毀，并向主管機(jī)關(guān)報(bào)告公文管理情況。
　　6、銷毀秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。個(gè)人不得擅自銷毀公文。
　　7、工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人保管、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
　　8、公文處理必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密法規(guī)，遵守黨的保密紀(jì)律，確保黨和國家秘密的安全。對(duì)需要保密的公文，要準(zhǔn)確標(biāo)注其密級(jí)，公文密級(jí)的變更和解除由發(fā)文機(jī)關(guān)或其上級(jí)機(jī)關(guān)決定。
　　四、公文的歸檔
　　1、歸檔范圍
　　歸檔范圍按《機(jī)關(guān)檔案工作文件匯編》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行（青島市檔案局編1999.3）。
　　2、歸檔方法
　　歸檔方法按《歸檔文件整理指南》執(zhí)行（青島市檔案局編2003.3）。
　　五、文件借閱
　　1、中央、省級(jí)文件，一般不外借，必要時(shí)，可在區(qū)委辦公室閱文。確因工作需要，經(jīng)分管副主任同意辦理借閱手續(xù)后，方可借閱。
　　2、借閱文件必須按時(shí)交回，不得自行轉(zhuǎn)借，不得遺失。
　　3、借閱者對(duì)所借文件，不得擅自填注、涂抹、圈點(diǎn)、抽取和拆散。
　　4、文件收回時(shí)，機(jī)要秘書應(yīng)認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)污損等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。