公文是在公務活動當中形成的，是各級機關(guān)與組織在行使職權(quán)、實施管理的活動中所形成的，它是一種重要的工具。

　　公文不是誰都可以任意制發(fā)的，公文是由法定的作者制成和發(fā)布的。這是公文區(qū)別于其它的圖書、情報資料、通訊報道以及一般的文章作品的一個顯著的區(qū)別，是公文的顯著特點之一。

　　所謂法定的作者，就是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔負一定的任務、義務的機關(guān)、組織或代 表機關(guān)、組織的領(lǐng)導人。

　　在我國，每一個機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，都是依照國家的法律、法令建立起來的，因此它們在法律上都擁有一定的地位，它們都是法 定的作者，有獨立對外行文的資格。如我國的各級政府，中央人民政府(國務院)、北京市人民政府、區(qū)人民政府、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府;另外如黨的組織，各級 的企事業(yè)單位都可以成為公文的法定作者。

　　因為公文是由國家機關(guān)及其他的社會組織按照法律的規(guī)定在行使自己的職權(quán)、實施管理，公文是代表機關(guān)發(fā)言的，它具有法定的效力，它成為各級機關(guān)、組織開展工作的可靠的依據(jù)，它具有很高的權(quán)威性。所以公文所代表的是國家的機關(guān)和社會組織。

　　公文的特定的效用是指公文的現(xiàn)實效用，是由公文制發(fā)機關(guān)的法定地位所規(guī)定的。

　　公文有規(guī)范的體式，這是公文同圖書、情報資料、通訊報道以及一般文章作品又一顯著的特點。由于公文是黨和國家用來領(lǐng)導和管理國家的一個工具，它 是機關(guān)的喉舌，代表的是機關(guān)的權(quán)威，所以制發(fā)公文是一件非常嚴肅的、具有重要政治意義的工作。為了維護公文的法定性、權(quán)威性與嚴肅性，并便于進行公文處 理，以便公文的法定效力更好的發(fā)揮，所以對公文的體式有一個明確的規(guī)定。

　　比如：我們黨和國家制定了關(guān)于公文格式、公文處理的辦法和公文處理的條例等方面的 規(guī)定，就是對公文的體式做了統(tǒng)一的要求。要求：凡是制定公文的，都應該按照這樣一種格式來進行，如果不按照這種格式，就會對公文的權(quán)威性有所損害，所以公 文要有一個規(guī)范的體式。