草擬公文

　　《公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再一一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當；二是行文目的、原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。

　　針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點：    

　　（一）要認真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準確把握政策界限。

　　機關(guān)文秘人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措施和辦法，確保草擬的公文“符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”。《公文處理辦法》還特別強調(diào)“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明”。這就要求在草擬公文時，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實際。

　　（二）要認真領(lǐng)會機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

　　公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機關(guān)、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：1.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？        

　　2.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？

　　3.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？

　　4.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？

　　5.受文對象是誰？

　　6.受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文機關(guān)的態(tài)度和意見是什么？

　　如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。

　　對領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補充或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到即是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。

　?。ㄈ┮_使用文種。

　　《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當認真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點、要求已在第二講“公文種類”中作了介紹，不再重述。

　?。ㄋ模┮?、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。

　　《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯數(shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》法》和《甘肅省實施〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉細則（試行）》（以下簡稱《細則》）都可以解決。公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)

《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見后方可行文”。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。

　　從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟，或會簽部門本身就沒有達成統(tǒng)一認識，或會簽人不是主要負責(zé)人，會簽意見不能代表部門的意見，致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷，或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點：

　?。ㄒ唬┓采婕捌渌块T的事項，擬文部門要主動與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。
　?。ǘ┤缬蟹制缫庖姡瑪M文主辦部門的主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。
　　（三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù)，并經(jīng)各方的主要負責(zé)人會簽后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
　?。ㄋ?主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。 如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認真執(zhí)行，自覺維護公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。

　　公文審核

　　公文送負責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進行審核。負責(zé)核稿的人員，必須依據(jù)《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關(guān)。審核的重點是：

　?。ㄒ唬┬形?。是否確需行文，行文方式是否恰當。

　?。ǘ┱摺Ｊ欠穹宵h和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。

　?。ㄈ└袷健Ｊ欠穹稀豆奶幚磙k法》和《細則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。

　　（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準確、合理；計量單位是否符合國家標準；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。

　　公文審核一般有初核、校核、審核、復(fù)審、審簽五個程序。草擬公文單位的負責(zé)人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長（副主任）進行復(fù)審。同時，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負責(zé)人審簽公文簽發(fā)

　　關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)”。“簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當明確簽暑意見，并簽暑姓名和時間”。“部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關(guān)文秘部門審核的文稿，負責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。”

　　公文已經(jīng)負責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關(guān)及部門一定要嚴格按照《公文處理辦法》和《細則》所規(guī)定的權(quán)限進行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴肅性，權(quán)威性和法律效力。

　　公文復(fù)核、登記

　?。ㄒ唬┕膹?fù)核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認為已經(jīng)負責(zé)人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準，不認真去思考，或請求復(fù)核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。

　　《公文處理辦法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。負責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。

　　（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補充。

　　發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標題、發(fā)文范圍、主題詞等。發(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的“三要素”：“發(fā)文機關(guān)”、“發(fā)文時間”、“文件號”。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)[ 2000]16號等?！豆奶幚磙k法》第三章四款“公文格式”中， 關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。三是要認真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。 五是公文主題詞要參照《國務(wù)院公文主題詞表》標注。

　　發(fā)文的用印

　　機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相