財(cái)務(wù)要及時(shí)掌握業(yè)務(wù)信息

　　中國(guó)機(jī)械工業(yè)集團(tuán)有限公司資產(chǎn)財(cái)務(wù)部副部長(zhǎng)董建紅認(rèn)為，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化很符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。在企業(yè)管理精細(xì)化要求越來(lái)越高的現(xiàn)代，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)核算的要求也會(huì)越來(lái)越高，尤其是財(cái)務(wù)分析所需的信息，在支撐企業(yè)決策時(shí)需要更規(guī)范、更準(zhǔn)確。

　　這些財(cái)務(wù)信息來(lái)自于業(yè)務(wù)。“如果沒(méi)有業(yè)務(wù)的支持，財(cái)務(wù)的信息往往是事后信息，其對(duì)事中的信息反饋比較少。因此，從目前看，我們面臨的問(wèn)題主要是，在業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)候，財(cái)務(wù)能否很快獲得信息，并及時(shí)進(jìn)行更新。”董建紅說(shuō)。

　　財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化，指的就是業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)候，業(yè)務(wù)能夠及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)信息流。董建紅用物流做了舉例，她說(shuō)，物品流到哪里，價(jià)值應(yīng)該有所反映，且所反映的信息應(yīng)該及時(shí)在財(cái)務(wù)上顯示出來(lái)，這樣財(cái)務(wù)報(bào)表才能更準(zhǔn)確地反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，才能為企業(yè)的決策提供更好的依據(jù)。

　　“對(duì)于貿(mào)易型企業(yè)來(lái)說(shuō)，若現(xiàn)在采購(gòu)物資，采購(gòu)了哪些東西、這些物資現(xiàn)在在哪里、狀況如何、物權(quán)是否已交貨、驗(yàn)收多少，財(cái)務(wù)要及時(shí)掌握。假如采購(gòu)了一千件物資，驗(yàn)收是否合理?財(cái)務(wù)是通過(guò)存貨來(lái)核算的，那么這些存貨是否到位了?如果沒(méi)有信息顯示到位，那這個(gè)存貨是在供貨商手里還是在倉(cāng)庫(kù)?倉(cāng)庫(kù)是否有人接管?這些都需要財(cái)務(wù)去及時(shí)了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)。如果財(cái)務(wù)信息能很快地反饋這些動(dòng)態(tài)，就能夠給內(nèi)部控制決策提供依據(jù)。”董建紅說(shuō)，一些企業(yè)遇到鋼貿(mào)合同詐騙情況的一個(gè)重要原因就是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息沒(méi)有很好地對(duì)接。

　　這在制造業(yè)方面表現(xiàn)得就更明顯了。對(duì)于一臺(tái)設(shè)備，物流商的哪些材料到位了、哪些沒(méi)有到位，財(cái)務(wù)核算應(yīng)該準(zhǔn)確反映到底消耗了多少材料，而不是到最后再倒推。

　　近幾年，各企業(yè)都在強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合問(wèn)題，很多企業(yè)都在上ERP，希望通過(guò)信息化及時(shí)反映業(yè)務(wù)信息，將業(yè)務(wù)信息及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)上，使得財(cái)務(wù)信息能更準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)。“業(yè)務(wù)信息在很多方面不是標(biāo)準(zhǔn)化的，比如在計(jì)量上大多只是數(shù)量，只有財(cái)務(wù)上賦予其價(jià)格，這些才會(huì)成為價(jià)值流。價(jià)值流比較容易處理，可以為經(jīng)營(yíng)者做決策提供更精確的信息。”

　　事前算贏將預(yù)算做好

　　相對(duì)于以前的財(cái)務(wù)在事中、事后對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行反映，預(yù)算管理則從另一個(gè)角度———事前的角度看業(yè)務(wù)。

　　事前算贏制度是董建紅所在企業(yè)采用的有效管理手段。“現(xiàn)在我們接到訂單后，對(duì)于到底應(yīng)不應(yīng)該做，需要財(cái)務(wù)事前做出預(yù)算，尤其是在接到大型工程和大型設(shè)備的訂單后。”董建紅說(shuō)，財(cái)務(wù)要對(duì)各項(xiàng)材料的消耗、工時(shí)的消耗做測(cè)算，了解實(shí)際成本價(jià)格是什么水平、接到訂單的價(jià)格是什么水平。事前不僅僅考慮變動(dòng)成本部分，還考慮變動(dòng)成本部分，如接了的項(xiàng)目會(huì)增加多少人力、設(shè)備的維修需耗費(fèi)多少成本等，從而確保企業(yè)能夠盈利。

　　董建紅表示，她所在的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)一直在推行目標(biāo)成本的理念，要求首先考慮設(shè)計(jì)成本。這和預(yù)算管理的事前算贏理念很相似。設(shè)計(jì)成本決定了整個(gè)產(chǎn)品成本的80%-90%，設(shè)計(jì)階段會(huì)決定產(chǎn)品消耗的工時(shí)、供料量等。因此，在做目標(biāo)成本管理時(shí)，首先做模擬生產(chǎn)，按照現(xiàn)在材料的成本價(jià)格先算出設(shè)計(jì)成本;如果設(shè)計(jì)成本高于市場(chǎng)價(jià)格，需要調(diào)整設(shè)計(jì);如果在保證產(chǎn)品質(zhì)量情況下沒(méi)法降低成本，再看這個(gè)產(chǎn)品能否盈利;如果盈利就投入生產(chǎn)，如果不盈利再分析看能否取得長(zhǎng)期盈利。這樣分析后，才能最終實(shí)現(xiàn)用目標(biāo)成本管理的方式進(jìn)行設(shè)計(jì)。

　　共贏的戰(zhàn)略采購(gòu)

　　董建紅告訴記者，在生產(chǎn)作業(yè)過(guò)程中，她所在企業(yè)更多地是按照定額進(jìn)行加工生產(chǎn)，而在采購(gòu)過(guò)程中，他們則采取戰(zhàn)略采購(gòu)。

　　“我會(huì)和供應(yīng)商建立共贏體系，比如我要生產(chǎn)計(jì)算機(jī)，鍵盤(pán)由供應(yīng)商提供，我會(huì)先測(cè)算出鍵盤(pán)需要多少人工成本和能源消耗，若供應(yīng)商生產(chǎn)一個(gè)鍵盤(pán)需100塊錢(qián)的成本，我就商談給他10%、5%或者3%的利潤(rùn)率。”董建紅說(shuō)，測(cè)算后，整個(gè)的產(chǎn)品的價(jià)格也就基本出來(lái)了，這其中的戰(zhàn)略采購(gòu)發(fā)揮了關(guān)鍵作用。

　　如果需要改變材料，董建紅也會(huì)和供應(yīng)商一起商量。如果在不影響質(zhì)量的前提下，材料可以替代，那么節(jié)約的效益可以和供應(yīng)商分享。這樣做可以在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時(shí)保證供貨。

　　董建紅提醒說(shuō)，現(xiàn)在所謂的招標(biāo)，是在不知道成本的情況下招標(biāo)，有可能這些供應(yīng)商的報(bào)價(jià)都很高，報(bào)價(jià)低的有可能是質(zhì)次價(jià)低，這些都不符合企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)久目標(biāo)。所以，從戰(zhàn)略上來(lái)講，她提倡采取戰(zhàn)略采購(gòu)，而比價(jià)采購(gòu)只是很小的一部分。

　　物流商貿(mào)企業(yè)亟需財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化戰(zhàn)略

　　在西方的經(jīng)營(yíng)管理學(xué)中，有個(gè)名詞叫一體化戰(zhàn)略，是指企業(yè)充分利用自己在產(chǎn)品、技術(shù)、市場(chǎng)上的優(yōu)勢(shì)，根據(jù)物資流動(dòng)的方向，使企業(yè)不斷地向深度和廣度發(fā)展的一種戰(zhàn)略。物流商貿(mào)企業(yè)更注重加強(qiáng)信息化建設(shè)、推動(dòng)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)配合。也就是說(shuō)，高效的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)融合才符合現(xiàn)在物流商貿(mào)行業(yè)的發(fā)展需求。

　　北京宅急送快運(yùn)股份有限公司財(cái)務(wù)副總監(jiān)李玉環(huán)表示，從細(xì)節(jié)上看，作為全國(guó)全網(wǎng)企業(yè)，宅急送財(cái)務(wù)管理的核算、結(jié)算、預(yù)算以及資金管控等，都是以整個(gè)集團(tuán)結(jié)算中心和核算中心的概念進(jìn)行管控。

　　從未來(lái)發(fā)展的角度來(lái)說(shuō)，因?yàn)槲锪髋渌瓦@個(gè)行業(yè)有數(shù)量大、單品交易金額比較低的特點(diǎn)，其未來(lái)一定需要以信息化系統(tǒng)建設(shè)來(lái)支撐財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)發(fā)展。

　　為此，北京宅急送公司研發(fā)了新倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)，通過(guò)為客戶(hù)提供更好的倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)拉動(dòng)發(fā)貨收入的增長(zhǎng);做好價(jià)格引擎系統(tǒng)建設(shè)，主要解決前端產(chǎn)品價(jià)格個(gè)性化過(guò)多問(wèn)題;做好EDI(電子數(shù)據(jù)交換)對(duì)接系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)平臺(tái)應(yīng)用及設(shè)計(jì)進(jìn)行改進(jìn)及拓展。公司還通過(guò)信息化將業(yè)務(wù)領(lǐng)域和會(huì)計(jì)報(bào)表有機(jī)地集成在一起。

　　物流企業(yè)的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)幾乎同步發(fā)生，所以他們往往通過(guò)不同的軟件系統(tǒng)優(yōu)化合作網(wǎng)絡(luò)，針對(duì)資金風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、未簽收貨物監(jiān)控、簡(jiǎn)易方便的客戶(hù)端軟件、客戶(hù)貨物跟蹤體驗(yàn)提升、客戶(hù)運(yùn)費(fèi)自動(dòng)對(duì)賬等功能進(jìn)行優(yōu)化;對(duì)產(chǎn)品價(jià)格查詢(xún)、路由指導(dǎo)進(jìn)行完善優(yōu)化;減少受理錄單人員;通過(guò)直接掃描上傳簽單，減少簽單運(yùn)輸環(huán)節(jié)。

　　中國(guó)機(jī)械工業(yè)集團(tuán)有限公司資產(chǎn)財(cái)務(wù)部副部長(zhǎng)董建紅董建紅表示，物流商貿(mào)企業(yè)在做好財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的過(guò)程中，可以采取不少現(xiàn)代科技手段。比如在做倉(cāng)庫(kù)管理時(shí)，為了讓成本核算更準(zhǔn)確，董建紅就采用了條碼技術(shù)，使所有信息可用條碼機(jī)刷碼獲得。

　　與很多人認(rèn)為的相反，金屬產(chǎn)品其實(shí)也會(huì)過(guò)期，比如易損件等，所以董建紅要求出貨時(shí)采用先進(jìn)先出法，通過(guò)條形碼顯示貨物的保質(zhì)期，盡可能保證貨物在保質(zhì)期內(nèi)被使用，從而降低倉(cāng)庫(kù)的儲(chǔ)備損失。

　　與物流業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)，董建紅還結(jié)合庫(kù)存管理對(duì)生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)提出建議。董建紅說(shuō)，企業(yè)將生產(chǎn)制造過(guò)程中的每個(gè)業(yè)務(wù)板塊都納入了ERP系統(tǒng)，通過(guò)信息化提升了財(cái)務(wù)管理。比如一個(gè)單位有上千個(gè)品種的產(chǎn)品，這上千個(gè)品種中大批量向市場(chǎng)供應(yīng)的可能只有20%，其他80%不常被市場(chǎng)需要的品種也要進(jìn)行儲(chǔ)備。通過(guò)信息化處理后，每個(gè)產(chǎn)品在數(shù)據(jù)庫(kù)有報(bào)目，比如一個(gè)產(chǎn)品編了800個(gè)報(bào)目，里面真正常用的可能只有一兩百個(gè)，那就讓生產(chǎn)部門(mén)不去生產(chǎn)那么多其他類(lèi)產(chǎn)品。

　　董建紅所在公司還改變了設(shè)計(jì)和存貨理念。“如果客戶(hù)只要一件產(chǎn)品，不能達(dá)到批量經(jīng)濟(jì)的時(shí)候，就在已有存貨基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，而不去批量生產(chǎn)。”董建紅說(shuō)，以前沒(méi)有用信息化的時(shí)候，當(dāng)時(shí)沒(méi)有對(duì)存貨進(jìn)行分類(lèi)管理，財(cái)務(wù)只是看進(jìn)了多少貨出了多少貨，不知道具體的存貨材料是什么?，F(xiàn)在通過(guò)信息化，可以使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)能夠融合起來(lái)，從而通過(guò)財(cái)務(wù)準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)的狀況，這樣才能為企業(yè)提升管理、降低成本提供很好的決策依據(jù)。