有人說(shuō)，文檔管理就像收拾自己的房間，不論是否井然有序，自己用著舒服就行。但是，你有試過(guò)從一個(gè)雜亂無(wú)章的倉(cāng)庫(kù)里去找一個(gè)根曲別針么?難道只有等到遇到了問(wèn)題，才能真正體會(huì)到文檔管理的重要性么?

　　文檔管理，絕不是簡(jiǎn)單的分幾個(gè)文件夾，起幾個(gè)文件名就OK的了。為了我們能夠快速的查找文件，多維度的文件分類(lèi)是必不可少的。

　　以現(xiàn)有的解決方案，通過(guò)文件夾劃分和文件標(biāo)簽設(shè)置，是最常見(jiàn)和有效的管理方法。

　　· 標(biāo)簽系統(tǒng)·

　　由于我們通常依靠搜索尋找信息，所以給搜索引擎看的資料越詳盡越好。標(biāo)簽的意義就是能夠給到搜索引擎盡可能多的信息，進(jìn)而快速定位文件。標(biāo)簽的數(shù)量可以不加限制，每個(gè)文件的標(biāo)簽應(yīng)盡可能多、細(xì)，包含的信息也就更加準(zhǔn)確。

　　如果標(biāo)簽太多會(huì)不會(huì)很亂?不用擔(dān)心，標(biāo)簽是用來(lái)檢索而不是用來(lái)看的，要相信搜索引擎的能力。但要注意的是，同義標(biāo)簽應(yīng)盡量統(tǒng)一，使查找更精確。

　　文件的標(biāo)簽系統(tǒng)與文件夾系統(tǒng)的區(qū)別在于：文件夾系統(tǒng)是以知識(shí)的邏輯來(lái)分類(lèi)(比如一公司文件、二公司文件)，一般是樹(shù)狀結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)文件的主題和歸檔;

　　而標(biāo)簽系統(tǒng)是以知識(shí)的性質(zhì)來(lái)分類(lèi)(比如合同、產(chǎn)品參數(shù)等)，一般是扁平結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)文件的分類(lèi)和檢索。

　　文件標(biāo)簽就相當(dāng)于文件的體貌特征，它可能是全文內(nèi)容的幾個(gè)關(guān)鍵詞、文件的創(chuàng)建/修改時(shí)間、文件類(lèi)型、文件描述等。一個(gè)文件可以擁有一個(gè)或多個(gè)不同的標(biāo)簽，每一個(gè)標(biāo)簽都能展示出這個(gè)文件獨(dú)特的知識(shí)信息。

　　通過(guò)詳細(xì)的文件標(biāo)簽，可以幫助我們?cè)谖募A基本目錄的基礎(chǔ)上，根據(jù)我們所了解的信息，快速、準(zhǔn)確的定位到各種所需文件。

　　文件的標(biāo)簽命名同樣應(yīng)當(dāng)遵循上述命名原則，但是可以更全、更細(xì)。同一個(gè)文件可以添加多個(gè)不同的標(biāo)簽分類(lèi)。

　　但如果在一家企業(yè)里，你用時(shí)間來(lái)劃分文件，我用類(lèi)型來(lái)劃分文件;你用QQ來(lái)傳遞資料，我用郵件來(lái)傳遞資料，必然使管理變得低效，工作變得復(fù)雜。

　　規(guī)范、統(tǒng)一的文檔管理制度才能給企業(yè)帶來(lái)真正的價(jià)值。

　　· 文件夾系統(tǒng)·

　　由于我們一般使用肉眼尋找信息，所以分類(lèi)數(shù)和每個(gè)分類(lèi)中的信息條數(shù)應(yīng)當(dāng)平衡，而且越少越好。應(yīng)當(dāng)把文件夾排列出清晰的次序，設(shè)計(jì)出高效的子分類(lèi)樹(shù)，同時(shí)嵌套不宜超過(guò)四層。

　　文件夾的分類(lèi)整理，原則上應(yīng)根據(jù)文檔類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)劃分，文檔量大的，可以根據(jù)日期、對(duì)象進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)劃分。要使每個(gè)歸檔的電子文檔都能找到唯一的、最短的歸檔目錄。目錄名稱(chēng)可以根據(jù)業(yè)務(wù)對(duì)象與日期信息組成。

　　同時(shí)，具體文件夾劃分最好符合以下原則

　　1.MECE原則——各目錄之間盡量相互獨(dú)立(Mutually Exclusive) 沒(méi)有交叉重疊，所有目錄盡量完全窮盡(Collectively Exhaustive) 以保證內(nèi)容完整性。

　　盡量保證不同目錄間界限清晰、切合緊密。盡量避免出現(xiàn)同一文件可同時(shí)屬于不同目錄，盡量避免某文件無(wú)處放置。在完全窮盡時(shí)需考慮文件存儲(chǔ)分布盡量均勻。

　　2.方便性原則——目錄結(jié)構(gòu)必須符合自己的的使用習(xí)慣，方便查閱。

　　3.穩(wěn)定性原則——整個(gè)目錄應(yīng)該是相對(duì)穩(wěn)定的，不會(huì)經(jīng)常變化。

　　4.安全性原則——目錄分類(lèi)要便于權(quán)限管理。

　　文件夾命名同樣不可草率而定，而應(yīng)

　　1.簡(jiǎn)單易懂——命名需要通俗易懂，盡量避免使用生僻字詞。

　　2.避免重復(fù)——盡量避免與其他上級(jí)文件夾完全重名或部分名稱(chēng)重疊。

　　3.符號(hào)規(guī)范化——盡量不使用特殊符號(hào)。對(duì)于特殊符號(hào)，需要統(tǒng)一含義用途，例如‘&’表示連接符，‘@’表示正在處理的目錄。

　　4.數(shù)字排序——對(duì)于需要按指定順序排列的目錄結(jié)構(gòu)，可在文件名稱(chēng)前附加數(shù)字/時(shí)間/編號(hào)等序號(hào)。

　　對(duì)于臨時(shí)文件，最好在適當(dāng)位置建立臨時(shí)文件夾，方便存放各種臨時(shí)文件。臨時(shí)文件夾中的文件需要定期進(jìn)行清理。需要保留的及時(shí)移至各類(lèi)固定文件夾，不需留存的則及時(shí)刪除。