行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理的過(guò)程中形成的具有法定樣式和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公文活動(dòng)的重要工具。行政機(jī)關(guān)的公文主要有函、命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等形式，除此之外機(jī)關(guān)還要到很多常用的事務(wù)文書(shū)及常用文體，如簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、情況匯報(bào)、計(jì)劃、情況反映、調(diào)查報(bào)告、研究報(bào)告等文體。

　　一、函的概念

　　函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批等事項(xiàng)。函從廣義上講是一種信件，是傳遞和交流信息的常用書(shū)面形式。但是公文中的函超出了一般信件的范疇，用途更加廣泛，而且具有法律的效力。函是公文中的唯一一種平行文種，在行文方向上不僅可以在平行機(jī)關(guān)行文，而且可以在不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)行文。

　　二、函的特點(diǎn)、作用、分類

　　函的特點(diǎn)：函具有溝通性、靈活性、單一性等的特點(diǎn)。

　　函的作用：函可用于相互洽談工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)。

　　函的分類：按性質(zhì)分公函便函；按目的分發(fā)函復(fù)函；按內(nèi)容用途上分為：商洽事宜函 、通知事宜函、邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)函等。

　　三、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、寫(xiě)法

　　一般格式主要包括：首部、正文、落款和時(shí)間。

　　首部包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩部分。標(biāo)題，函的標(biāo)題是全要素標(biāo)題，寫(xiě)法一般有兩種：可以由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由及文種構(gòu)成；也可以直接由事由和文種構(gòu)成。主送機(jī)關(guān)，即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首定格寫(xiě)明全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，其后用冒號(hào)。
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　　正文：函的正文是文件的主要部分。強(qiáng)調(diào)就事論事，應(yīng)直述其事。第一部分是敘述事項(xiàng)、第二部分說(shuō)明希望和要求。去函的正文先寫(xiě)商洽、請(qǐng)求、詢問(wèn)或告知的事項(xiàng)，然后提出希望請(qǐng)求或者要求。最后明確提出“以上意見(jiàn)可否，請(qǐng)函復(fù)”，“敬請(qǐng)函復(fù)”“特此函告”等。

　　“事項(xiàng)”部分基本是敘述和說(shuō)明的寫(xiě)法，是什么就寫(xiě)什么，應(yīng)簡(jiǎn)單扼要交待清楚。“要求”部分可多可少如果事項(xiàng)很簡(jiǎn)單，而且沒(méi)有過(guò)多的要求就同事項(xiàng)寫(xiě)在一起，如果事項(xiàng)復(fù)雜些，或者要求多些可以單列一段來(lái)寫(xiě)，甚至分條列項(xiàng)來(lái)寫(xiě)，必須注意函無(wú)論寫(xiě)給誰(shuí)，要求的口氣都要謙和。復(fù)函正文的一般結(jié)構(gòu)是：先引述來(lái)函，可引來(lái)函的文件名名稱，發(fā)文字號(hào)，主要內(nèi)容。如“貴廠*字*號(hào)文悉”這樣的格式，也可直接寫(xiě)“電函”“函悉”，然后寫(xiě)答復(fù)的主要事項(xiàng)，所答復(fù)的內(nèi)容要圍繞來(lái)函，要準(zhǔn)確表達(dá)本機(jī)關(guān)的意見(jiàn)，態(tài)度要鮮明。復(fù)函的結(jié)尾一般可寫(xiě)上“此復(fù)”“特此函復(fù)”等話語(yǔ)。在復(fù)函中要針對(duì)來(lái)函中提出的問(wèn)題予以回答：同意或者不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或者怎么辦，不應(yīng)該怎么辦等。文中用語(yǔ)應(yīng)該言簡(jiǎn)意賅。

　　落款和日期：函的正文寫(xiě)完后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。

　　四、函寫(xiě)作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

　　函的寫(xiě)作要行文簡(jiǎn)潔，用語(yǔ)把握分寸。復(fù)函要注意有效及時(shí)。需要注意問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：

　　嚴(yán)格按照公文函的格式來(lái)寫(xiě)；

　　函的內(nèi)容專一集中：最好一函一事。

　　函的寫(xiě)法陳述為主，內(nèi)容寫(xiě)須真實(shí)，準(zhǔn)確。

　　函的語(yǔ)言要樸實(shí)、語(yǔ)氣要誠(chéng)懇、態(tài)度要謙遜。