公文是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料，公文從文種到體式、處理、辦理都具有一定的法定性、統(tǒng)一性、規(guī)范性。在公文運(yùn)行過程中，要求必須做到安全、快捷、準(zhǔn)確。

　　目前，問題:

　　文種使用不規(guī)范。國家行政機(jī)關(guān)使用的公文文種設(shè)定為13種，即命令(令)、決定、批復(fù)、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、意見、函、會(huì)議紀(jì)要;中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)使用的文種有14種，即決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要;去掉黨政交叉使用的重復(fù)部分，黨政機(jī)關(guān)使用的法定公文文種共有18種。但不少單位或部門超出了上述范圍使用文種，出現(xiàn)自設(shè)文種、誤用文種、合并文種、未標(biāo)明文種或漏寫公文文種名稱、濫用文種等現(xiàn)象。

　　公文制式不規(guī)范?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704-1999)明確規(guī)定了國家行政機(jī)關(guān)公文制式的具體要求，《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第七章也明確規(guī)定了黨的機(jī)關(guān)公文的標(biāo)準(zhǔn)格式。然而，在實(shí)際工作中，不少單位的公文制式不按要求執(zhí)行，例如版頭制式不標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)文字號(hào)有錯(cuò)號(hào)、重號(hào)，編號(hào)不按要求進(jìn)行，無簽發(fā)人，抄送、抄報(bào)機(jī)關(guān)隨意設(shè)定，甚至抄送×××領(lǐng)導(dǎo)人，緊急程度標(biāo)注不明確，主題詞不遵守法定規(guī)定，有些公文無印制單位和份數(shù)、無打字和校對(duì)人姓名等等。

　　公文運(yùn)作不規(guī)范。發(fā)文不當(dāng)，首先是黨政不分，黨政機(jī)關(guān)各自的性質(zhì)和職能不同，文種使用必須堅(jiān)持黨政分開的原則;起草不嚴(yán)，起草文件時(shí)不認(rèn)真履行起草、初核、審核、簽發(fā)手續(xù)，甚至出現(xiàn)代替簽發(fā)文件的現(xiàn)象;分發(fā)無序，分發(fā)文件不按程序進(jìn)行，代替?zhèn)魉汀⑽袀魉偷默F(xiàn)象依然存在，影響了公文的及時(shí)性和準(zhǔn)確性;簽收不準(zhǔn)，簽收文件時(shí)不能做到逐件清點(diǎn)，重要文件要逐頁查點(diǎn)，登記文件時(shí)不認(rèn)真填寫來文機(jī)關(guān)、文號(hào)、文種、內(nèi)容等;傳閱無束，公文辦理部門不能及時(shí)掌握文件去向，出現(xiàn)漏傳、誤傳，領(lǐng)導(dǎo)批閱文件時(shí)批辦意見不準(zhǔn)確、不及時(shí)，甚至形成壓文不辦，影響了正常工作;辦理不力，批示后的公文，業(yè)務(wù)辦理部門在辦理執(zhí)行過程中不按時(shí)限和內(nèi)容要求嚴(yán)格辦理，不及時(shí)反饋辦理情況，使公文形同虛設(shè);督辦不嚴(yán)，目前煙草商業(yè)系統(tǒng)無專門的公文督辦機(jī)關(guān)和工作崗位，所以使公文在辦理過程中因種種主觀或客觀原因難以落實(shí)到位;歸檔不完整，公文辦理完畢后不能按照《中華人民共和國檔案法》的要求，及時(shí)完整歸檔保存，雖然進(jìn)行了公文檔案整理，但仍存在著“不歸”或“漏歸”現(xiàn)象;責(zé)任不明，缺乏統(tǒng)一的公文處理責(zé)任規(guī)定，從起草到傳閱、辦理、歸檔沒有明確細(xì)致的紀(jì)律規(guī)定，使辦理人員無責(zé)任感。{page_break}

　　要提高煙草商業(yè)系統(tǒng)公文運(yùn)行質(zhì)量，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨中央國務(wù)院的《條例》和《辦法》;必須提高文秘人員的整體素質(zhì);必須形成一些規(guī)范性的紀(jì)律規(guī)定，只有這樣才能及時(shí)扭轉(zhuǎn)目前公文處理工作的被動(dòng)局面。推行公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化是當(dāng)務(wù)之急，“三化”也是《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確提出的要求。

　　煙草商業(yè)系統(tǒng)文秘人員大都是在工作崗位上自行培養(yǎng)和鍛煉出來的，隨著形勢的發(fā)展，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高，業(yè)務(wù)技能有待進(jìn)一步更新。公文辦理人員要自覺加強(qiáng)思想道德修養(yǎng)和提高政策理論水平，不斷增強(qiáng)執(zhí)行黨的基本路線的自覺性，帶頭學(xué)法懂法，始終保持政治上的清醒和堅(jiān)定，以把握公文處理的政策關(guān)、法律關(guān)、統(tǒng)一關(guān)、規(guī)范關(guān)。公文辦理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力適應(yīng)煙草行業(yè)改革與發(fā)展的新形勢，要結(jié)合各自的工作崗位和工作任務(wù)，不斷提高文字功底和公文辦理能力。煙草商業(yè)系統(tǒng)要加強(qiáng)對(duì)公文辦理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公文辦理人員的待遇，完善公文辦理機(jī)構(gòu)，充實(shí)工作人員，必要時(shí)可面向人才市場招聘高素質(zhì)的文秘人員。公文辦理人員要有良好的工作作風(fēng)，要有無私奉獻(xiàn)的精神，熱愛崗位，勤奮工作。從科學(xué)的人才觀出發(fā)，從工作實(shí)際出發(fā)，選賢任能，對(duì)政治堅(jiān)定、業(yè)績突出、業(yè)務(wù)精通的同志要加強(qiáng)培養(yǎng)，給予重用，將其充實(shí)到公文辦理隊(duì)伍中來。

　　針對(duì)公文運(yùn)作過程中出現(xiàn)的種種問題和漏洞，要采取切實(shí)可行的措施：

　　在黨中央國務(wù)院《條例》和《辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合行業(yè)實(shí)際，進(jìn)一步制定出工作細(xì)則，促進(jìn)規(guī)范管理;成立專門的公文辦理和督辦機(jī)構(gòu)，確定專職辦理人員;在建立各種管理規(guī)定和辦法的同時(shí)，要做到經(jīng)常檢查，嚴(yán)明獎(jiǎng)懲;建立公文辦理人員工作業(yè)績登記制度。分年度將工作業(yè)績情況造表登記，存入個(gè)人檔案;從公文的起草到歸檔全過程中，辦理人員要從嚴(yán)執(zhí)行《條例》和《辦法》，做到研究起草到位，審核制作到位，分發(fā)簽收到位，傳閱辦理到位，督辦歸檔到位。