約見一經(jīng)排定后，除非萬不得已，都不應(yīng)輕易改變。但因約見是約定在未來的時間，未來是難以預(yù)料的，所以遇上意外情況，辦公室人員必須根據(jù)情況作出相應(yīng)決定。當(dāng)對方來電或來函取消既定的約見并提出新日程時，辦公室人員必須修改約見日程表，并及時通知領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員，說明約見已被取消。 當(dāng)辦公室人員必須為領(lǐng)導(dǎo)取消某次約見時，要立刻讓對方知道本次約見被取消。如果用本地電話可以同會見方取得聯(lián)系的話，要立即去通知對方。對于會見人在外地的，要根據(jù)確定的預(yù)見日期與取消約見的日期的間隔來決定是去函還是打長途電話與對方聯(lián)系。打電話或去函通知對方取消某次約見時要著重說明：以領(lǐng)導(dǎo)的名義表示遺憾，告知對方約見時間必須改變，用較籠統(tǒng)的詞句說明變更原因，提出新的約見日程。同時記住要把領(lǐng)導(dǎo)和辦公室人員的約見日程表上需取消的約見進(jìn)行相應(yīng)變更。