“接待”這個詞的外延很廣，它包括機場迎送、酒店客房、招待會、特殊活動等方面。此外，在服裝會展業(yè)中還存在著一個特殊的被“接待”群體，即由參展商的朋友和家庭所形成的特殊群體。當參展商忙于參加白天的會展時，他們可以參加一些有組織的活動或旅游。

　　接待活動的目的是為了表達對參展商的歡迎，讓參展商感受到組織者特別的款待，慶幸自己或攜帶親朋好友來參加你所組織的會展是一個正確的選擇。

　　機場迎送

　　當參展商們走下飛機，步入行李認領(lǐng)處，看到會展舉辦城市和組織機構(gòu)的歡迎標語和橫幅時，心中會感覺很溫暖。因此，會展組織部門應該在行李認領(lǐng)處設(shè)有一個接待處，并有專人解答參展商提出的問題，如在哪里兌換貨幣、哪條線路去酒店和會展中心最近、怎么聯(lián)系汽車出租公司等問題，這樣參展商肯定會對會展產(chǎn)生非常好的第一印象。

　　接待工作好與壞的關(guān)鍵是接待人員問題。如果組織機構(gòu)雇一個人在機場24小時等候航班，費用會非常高。可以借鑒“全國足球聯(lián)賽”或“奧運會”這樣的大型活動，主辦國或主辦城市的許多居民都愿意提供志愿服務(wù)，組織機構(gòu)可以考慮按照以下方式解決：如果會展在某個大學附近召開，可以招募一些大學生當志愿者，作為回報，可以給他們提供去會展某個部門工作的機會。

　　賓客接待

　　賓客接待的內(nèi)容和形式多種多樣，可以是一次游覽活動，也可以是延續(xù)一整天的各種活動。有些活動的內(nèi)容是教育性的，有些活動帶有一定的文化氣息，如參觀藝術(shù)博物館、自然科學博物館或歷史名勝古跡等。當然，有些會展為賓客組織的活動可能只是逛街購物，從高級購物中心到布滿小攤小販的自由市場。在策劃賓客活動前，你需要對顧客的年齡和人數(shù)做到心中有數(shù)。團隊中大部分的人如果都對某個活動感興趣，那么要注意隨時調(diào)整自己的計劃，以滿足他們的需要。

　　貴賓接待

　　會展組織機構(gòu)需要安排一個貴賓接待室來接待會展發(fā)言人和貴賓。貴賓室只向部分參展商開放，茶點與酒水要保證持續(xù)供應。組委會成員、發(fā)言人和其他貴賓持邀請信出入貴賓室。邀請信可以在會前郵寄，也可以在他們報到時發(fā)放，然后由工作人員領(lǐng)入貴賓室;或者把邀請信放在客房的床頭柜上，擺放的位置要明顯，客人一進入房間就可以看到。這種方法可以讓客人掌握主動，自己決定何時去貴賓接待室。最后，還可以準備一些小紀念品作為禮品，因為大多數(shù)參展商喜歡反映地方特色的小禮品。