國家行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定約束力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。公文辦理是辦公室的重要工作內(nèi)容，必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效的原則，及時、準(zhǔn)確、安全地做好辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　　一、發(fā)文辦理的程序和要求發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程。

　　(1)草擬由文秘人員負(fù)責(zé)。草擬公文應(yīng)遵循六條基本原則：

　　一是符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明;

　　二是情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短;

　　三是公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定;

　　四是擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度;

　　五是人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;六是應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

　　(2)簽發(fā)上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。涉及需兩位以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，需要在會簽欄簽署意見。

　　(3)行文關(guān)系確定行文關(guān)系：各級各類行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。

　　聯(lián)合行文：

　　一是同級政府、同級政府各部門可以聯(lián)合行文;

　　二是上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;

　　三是政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;

　　四是政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;

　　五是政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

　　二、公文寫作要求。

　　國家行政機(jī)關(guān)公文的各要素分為眉首、主體、版記三個部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。現(xiàn)在我們按照順序從公文第一部分開始學(xué)習(xí)。

　　(1)眉首1.按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如考慮有的公文的特殊情況，不帶密級的公文也可編份數(shù)序號，以使準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第一行。序號編幾位，由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文的份數(shù)來決定，但至少不能少于兩位，即“1”編為“01”，不能只編1位。

　　2.秘級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種。需標(biāo)識秘密等級的公文，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標(biāo)識保密期限的，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，秘密等級的兩字間則不空1字距離，以使該字段不致過長。具體標(biāo)識方法是：“絕密★三個月”、“機(jī)密★一年”等。除特殊情況外，絕密級事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過20年，秘密級事項(xiàng)不超過10年，保密期限在一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計，只有秘級而不標(biāo)期限的按保密30年看待。

　　3.緊急程度是對公文送達(dá)時限的要求，分為“特急”、“急件”兩種。需標(biāo)識緊急程度的公文，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度標(biāo)識在版心右上角第2行。也就是說，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。凡電報都應(yīng)按規(guī)定在指定的位置，分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四種緊急程度。各種緊急程度的時間按以下原則把握：“特提”是要求一天之內(nèi)辦完的電報，“特急”是要求三天之內(nèi)辦完的電報，“加急”是要求五天之內(nèi)辦完的電報，“平急”是要求十天之內(nèi)辦完的電報;

　　4.文件標(biāo)識都應(yīng)加“文件”二字，用紅色標(biāo)識。平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至上頁邊為62mm;凡上報的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80 mm，實(shí)際上就是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭37 mm 80mm=117 mm;由于發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識是有執(zhí)法職能的國家行政機(jī)關(guān)的公文，為體現(xiàn)莊重，《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字;按照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的字號以22 mm?5 mm為字限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是22 mm?5 mm.以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機(jī)關(guān)的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機(jī)關(guān)的地位，具體用多大字號，由行政機(jī)關(guān)根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定，一般要小于22 mm?5 mm以醒目美觀為原則;聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱排在前，其他機(jī)關(guān)自上至下排列，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布，如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，如果首頁沒有正文，是極不嚴(yán)肅的。發(fā)文機(jī)關(guān)過多，只能擠發(fā)文機(jī)關(guān)，不能擠正文，擠的辦法是，可將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識字號縮小，行距縮小，保證公文首頁留出發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)以及最少一行正文的位置。

　　5.各級行政機(jī)關(guān)的公文都要編發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，如“2000”，六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位，即“1”不編為“001”，不加“第”字，如“金政發(fā)〔2006〕1號”。有的單位在發(fā)文機(jī)關(guān)代字后邊加“字”，如“請字〔鬃鬃〕號”“報字〔鬃鬃〕號”等虛字，從實(shí)用出發(fā)，也不加“字”字，盡量減少發(fā)文字號的字?jǐn)?shù);發(fā)文字號之下1—4 mm處印一條與版心等寬的紅色反線;

　　6.簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。上報的公文需要標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字(不頂格)，簽發(fā)人姓名居右空1字，也就是和發(fā)文字號同處在一行，這樣排列對稱、美觀。“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名;如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為1—4mm.

　　1.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，除上報公文外，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān);公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章或轉(zhuǎn)發(fā)的文件標(biāo)題名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號，不能引用文件字號代替標(biāo)題內(nèi)容;公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

　　2.主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，用3號仿宋體字頂格標(biāo)識，回行時仍頂格;最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)過多使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。如果僅差一行就可以不擠出正文時，主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下也可以不空1行。標(biāo)識主送機(jī)關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。

　　3.正文的標(biāo)識方法同寫信一樣，在主送機(jī)關(guān)名稱之下第1行開始標(biāo)注，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識的不能回行;

　　4.正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體或黑體字。

　　5.一般每頁排22行，每行排28個字;當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決，務(wù)使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標(biāo)識“(此頁無正文)”的方法解決。

　　6.附件。公文如有附件，在正文的最后一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”后標(biāo)全角冒號，冒號后邊標(biāo)附件名稱。附件如有2件以上的，要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識序號，如“附件：1.××××”。附件名稱后邊不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件要與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號，附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)識附件(有序號的帶序號)。

　　7.成文日期是公文生效的時間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為了加強(qiáng)其準(zhǔn)確性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯?dāng)?shù)碼字與漢字混用，年、月、日要齊全。“零”要寫成“○”，“壹”要寫成“一”。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，成文日期右空4字;兩個機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的公文，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字;三個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)的公文，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識;公文的成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)會議批準(zhǔn)的文件，以會議通過的日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

　　8.公文如有附注，用3號仿宋體字，在成文日期下1行居左空2字加圓括號標(biāo)識。附注一般是對公文的發(fā)放范圍，使用時需注意的事項(xiàng)加以說明，如“(此件發(fā)至縣團(tuán)級)”、“(此件可登報)”等，不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋。

　　9.用印。單一機(jī)關(guān)行文：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期，加蓋印章應(yīng)上距正文1行字之內(nèi)，端正、居右下壓成文時間，做到上不壓正文，下要騎年蓋月。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上，印章用紅色。兩個單位聯(lián)合行文：當(dāng)聯(lián)合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章橫排均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切，相距不超3 mm.三個或三個以上單位聯(lián)合行文：落款處應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列署在相應(yīng)位置，再把印章套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章上下、左右之間不能相交或相切。

　　版記

　　1.“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號：詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字，不能用標(biāo)點(diǎn)符號號。主題詞按照《國務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標(biāo)注，一般不超過5個，不少于3個。一些特殊內(nèi)容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞;主題詞下邊印一條黑色反線與抄送機(jī)關(guān)隔開。

　　2.公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下居左空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號;抄送機(jī)關(guān)回行時與上一行的抄送機(jī)關(guān)對齊;抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號;按照實(shí)際情況，有的公文還有抄報機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)，出現(xiàn)這種情況，可按“抄報”、“抄送”的順序自上而下標(biāo)識。在抄送機(jī)關(guān)下一行右空一字標(biāo)識“(共印××份)”，不排虛位數(shù)。

　　3.印發(fā)機(jī)關(guān)的標(biāo)識位于抄送機(jī)關(guān)之下左空1字，用3號仿宋體字。印發(fā)日期以公文繕印日期為準(zhǔn)，右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，和印發(fā)機(jī)關(guān)同處一行。

　　4.為了對公文質(zhì)量負(fù)責(zé)，也便于存檔查閱，公文必須標(biāo)識打字人和校對人。標(biāo)識的位置：“打字”用3號仿宋體字左空1字，標(biāo)識在印發(fā)機(jī)關(guān)下1行，“打字”后邊加全角冒號，全角冒號后邊署錄入人姓名：“校對”右空一字標(biāo)識在印發(fā)日期下與打字人處于一行上。“校對”后邊加全角冒號，全角冒號后邊署校對人姓名。版記中各要素之下(除“校對”外)均加一條反線，寬度同版心。這樣做，一是顯示各要素之間的區(qū)別，二是顯得美觀;版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后一面的最下面位置。如果公文主體之后的空白容不下版記的位置，可以另加一頁在最下面標(biāo)識版記，前面完全空白也沒有關(guān)系。

　　三、公文裝訂。

　　版面1.公文用紙。公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297 mm，尺寸的允許偏差為±3 mm;一般使用紙張定量為60g/M2—80 g/M2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5.

　　2.公文頁邊與版心尺寸：天頭(上白邊)為37mm±1mm;訂口(左白邊)為28 mm±1mm;版心尺寸為156 mm×225 mm(不含頁碼)。

　　3.公文的頁碼用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各致一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm.單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(封四)上。

　　4.公文制版：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)、版心不斜，誤差不超過1 mm.

　　5.公文印刷：雙面印刷。頁碼套正，兩面誤差不得超2 mm.黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%.印品著墨實(shí)、均勻，字面不花、不白、不斷劃。

　　裝訂公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁;包括公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4 mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3 mm—5 mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

　　四、公文種類。

　　主要有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。