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商務(wù)交接禮儀知識(shí)必知

2010/9/24 15:40:00 來源: 互聯(lián)網(wǎng)評(píng)論(0)45

商務(wù) 交接 禮儀

  在高度重視。舉行熱烈而隆重的交接儀式,就是在商務(wù)往來中通常用以慶賀商務(wù)伙伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動(dòng)形式。


  交接儀式,在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備,例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機(jī)場(chǎng)、碼口、車站、或飛機(jī)、輪船、火車、機(jī)械、物資,等等,經(jīng)驗(yàn)收合格后正式移交給使用單位之時(shí),所專門舉行的慶祝典禮。


  舉行交接儀式的重要意義在于,它既是商務(wù)伙伴們對(duì)于所進(jìn)行過的成功合作的慶賀,是對(duì)給予過自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會(huì)各界的答謝,又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時(shí)機(jī),為雙方各自提高知名度和美譽(yù)度而進(jìn)行的一種公共宣傳活動(dòng)。


  交接的禮儀,一般是指在舉行交接儀式時(shí)所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常,它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面的主要內(nèi)容。以下,就分別對(duì)其加以介紹。


  首先要作好交接儀式的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備交接儀式,主要要關(guān)注下列三件事:即來賓的邀約、現(xiàn)場(chǎng)的布置、物品的預(yù)備等等。


  來賓的邀請(qǐng),一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負(fù)責(zé)。在具體擬定來賓名單時(shí),施工、安裝單位亦應(yīng)主動(dòng)征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對(duì)于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔,不過可以對(duì)此酌情提出自己的一些合理建議。


  在一般情況下,參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少,難免會(huì)使儀式顯得冷冷清清。但是,在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時(shí),必須兼顧場(chǎng)地條件與接待能力,切忌貪多勿得。


  從原則上來講,交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括:施工、安裝單位的有關(guān)人員,接收單位的有關(guān)人員、上級(jí)主管部門的有關(guān)人員,當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員,行業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的有關(guān)人員,各界知名人士、新聞界人士,以及協(xié)作單位的有關(guān)人員,等等。


  在上述人員之中,除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外,對(duì)于其他所有的人員,均應(yīng)提前送達(dá)或寄達(dá)正式的書面邀請(qǐng),以示對(duì)對(duì)方的尊重之意。


  邀請(qǐng)上級(jí)主管部門、當(dāng)?shù)卣?、行業(yè)組織的有關(guān)人員時(shí),雖不必勉強(qiáng)對(duì)方,但卻必須努力爭(zhēng)取,并表現(xiàn)得心誠(chéng)意切。因?yàn)槔门e行交接儀式這一良機(jī),使施工、安裝單位、接收單位,與上級(jí)主管部門、當(dāng)?shù)卣?、行業(yè)組織進(jìn)行多方接觸,不僅可以宣傳自己的工作成績(jī),而且也有肋于有關(guān)各方之間進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)相互理解和相互溝通。


  若非涉密,或暫且不宜廣而告之,在舉行交接儀式時(shí),東道主既要爭(zhēng)取多邀請(qǐng)新聞界的人士參加,又要為其盡可能地提供一切便利。對(duì)于不邀而致的新聞界人士,亦應(yīng)盡量來者不拒。至于邀請(qǐng)海外的媒體人員參加交接儀式的問題,則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)律,事先履行必要的報(bào)批手續(xù)。


  舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng),亦稱交接儀式的會(huì)場(chǎng)。在對(duì)其進(jìn)行選擇時(shí),通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容,以及是否要求對(duì)其進(jìn)行保密等幾個(gè)方面的因素而定。


  根據(jù)常規(guī),一般可將交接儀式的舉行地點(diǎn)安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)。有時(shí),亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會(huì)議廳,或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場(chǎng)所。


  將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)舉行,最大的長(zhǎng)處,是可使全體出席儀式的人員身臨其境,獲得對(duì)被交付使用的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解,掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進(jìn)行參觀,則更為方便可行。不過,若是在現(xiàn)場(chǎng)舉行交接儀式,往往進(jìn)行準(zhǔn)備的工作量較大。在此百?gòu)U待興之地忙里忙外,絕非輕而易舉之事。另外,由于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備歸接收單位所有,故此東道主事先要征得對(duì)方的首肯,事后還需取得對(duì)方的配合。

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