辦公室作為一個單位的樞紐部門，頭緒多，任務(wù)雜，許多人是在非常忙亂中渡過自己的一天的，工作同仁對此一定深有體會。我本人從事辦公室工作多年，感覺合適的工具、良好的工作方法和工作習(xí)慣對辦公室工作非常重要。

　　上傳下達(dá)是辦公室的基本職能，各類文件的收發(fā)、傳閱、入檔、查詢等工作自然成為本部門的一項(xiàng)核心工作，下面我就如何做好公文管理工作談幾點(diǎn)體會與大家分享。

　　一、 選擇適合本單位使用的軟件產(chǎn)品

　　在計(jì)算機(jī)普及的今天，利用合適的計(jì)算機(jī)軟件對公文進(jìn)行信息化管理，無疑會大副度提高工作效率、減輕工作強(qiáng)度。目前可在網(wǎng)絡(luò)上查到多款公文處理類軟件，如：世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)、京通檔案管理系統(tǒng)、飛龍辦公-收發(fā)文及檔案管理一體化系統(tǒng)等等，這些系統(tǒng)各有所長，關(guān)鍵是要選擇適合本單位使用的產(chǎn)品，我們經(jīng)過試用比較，選擇的是飛龍辦公-收發(fā)文及檔案管理一體化系統(tǒng)，飛龍辦公最主要的特點(diǎn)是在進(jìn)行收文、行文登記的時候，無需考慮文件的歸檔情況(如是否要入檔及入檔的類別等)，在文件集中歸檔時，只需輸入相應(yīng)收文或行文序號，即將相應(yīng)文件調(diào)出入檔，這種操作流程使得公文處理更簡易。同時，飛龍辦公在打印方面也進(jìn)行了獨(dú)特的設(shè)計(jì)，幾乎可以對打印格式進(jìn)行任意修改，收(行)文登記簿可以連續(xù)打印，每頁最終能打印滿頁。

　　二、 日常文件的保管一定要有規(guī)則

　　秩序是天國的第一法則，良好的秩序才會產(chǎn)生效率。美國一項(xiàng)研究機(jī)構(gòu)曾對200家大公司職員作過調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)公司職員每年都要把6周時間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上面。在實(shí)際工作中，我們也常會看到有的工作人員把文件柜的資料全部翻出來，前后翻過多少遍，也不一定能找到所需文件，即浪費(fèi)時間也耗費(fèi)精力。我認(rèn)為，做辦公室工作尤其更容易把時間浪費(fèi)在尋找東西上面。能迅速找到所需文件，體現(xiàn)了一個人良好的工作素質(zhì)。各種文件按一定規(guī)則存放，預(yù)先支出的是一小點(diǎn)時間，卻最終為我們贏得大量時間和精力，這就需要我們能夠養(yǎng)成這種良好的工作習(xí)慣。

　　我單位在未使用檔案管理軟件時，未入檔的文件是分門別類裝盒入柜存放的，這樣查找文件時自然就縮小了范圍。使用檔案管理軟件后，我們對入檔前文件的保管進(jìn)行了改革，所有文件按收(行)文序號統(tǒng)一排序，不再進(jìn)行分類，在查找文件時，首先通過計(jì)算機(jī)軟件按條件查到所需文件，通過該文件的收(行)文序號查看收(行)文登記簿，通過簽字查看該文件是否存放在本部門。如果存放在本部門，再根據(jù)收(行)文序號即能迅速查到紙質(zhì)文件。

　　三、 文件的傳遞一定要分清責(zé)任

　　如果領(lǐng)導(dǎo)要我們找一份文件，而我們即找不出又不能說明這份文件由那個部門保管，這是一件很尷尬的事。大部門單位日常文件的傳遞是以簽字為依據(jù)的，但我在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，有些單位由于工作很忙，把一些必要的環(huán)節(jié)給省略了，造成責(zé)任不清，久而久之，后患無窮。例如：年度終了，各部門將一年來的文件統(tǒng)一交給辦公室進(jìn)行歸檔整理，許多單位沒有精力去逐件核對文件是否還有遺漏，或者對上交上來的文件進(jìn)行再次簽收。這樣的話，如果日后我們無法在檔案中查到某份文件，也就無法說清這份文件丟失的原因。那么如何解決這一問題呢?在公文手工處理的條件下，這的確是一個棘手的問題，但在計(jì)算機(jī)管理的情況下，就變得容易多了。下面介紹一下我們對這一問題的處理方法，這里還是以使用飛龍辦公為例說明。

　　1、 收集各部門文件，將沒有保存價值的文件剔除，然后按檔案整理規(guī)范對文件進(jìn)行整理裝盒。

　　2、 以裝盒的檔案為依據(jù)，在飛龍辦公中進(jìn)行錄入操作(在錄入時，只需錄入文件的收、行文序號即可將相應(yīng)文件調(diào)出)。

　　3、 所有文件錄入完畢后，將剔除的文件也錄入到檔案中，但要為其單獨(dú)設(shè)立一檔案盒(為以后刪除方便)。

　　4、 在飛龍辦公中對收(行)文數(shù)據(jù)分別進(jìn)行查詢，查詢條件選擇某年度未入檔案文件，此類文件即為各部門未上交的文件，打印出查詢到的此類文件，并通過查閱收(行)文登記簿上的簽字以確認(rèn)這些文件分別存放在那個部門。

　　5、 向各部門收集未上交文件，并將這類文件以補(bǔ)充卷形式歸入檔案。