高科技的應(yīng)用與發(fā)展，使我們的辦公設(shè)備也日新月異。過去我們?yōu)榻粨Q信息所常用的電傳機(jī)、中英文打字機(jī)、錄音電話，現(xiàn)在正日益被電子數(shù)據(jù)傳遞技術(shù)所代替，譬如電：子郵件、電子數(shù)據(jù)處理、數(shù)碼還原、可視傳播等等，隨之出現(xiàn)的是速度更快，儲(chǔ)存量更大，性能比更高的超級(jí)電腦，以及各類高效率的辦公軟件；還有數(shù)碼文件中心這樣兼具掃描、儲(chǔ)存、處理、傳送、打印功能的智能設(shè)備；可視電話會(huì)議系統(tǒng)，可謂應(yīng)有盡有。 　　無論這些辦公設(shè)備有多么傳統(tǒng)或者先進(jìn)，無論這些辦公設(shè)備使用起來多么復(fù)雜，但它們的基本操作規(guī)范都是一樣的。 　　第一， 必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作。 　　第二， 必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非配置給個(gè)人專用或指定公、用的。個(gè)人專用由個(gè)人負(fù)責(zé)，指定公用由使用人負(fù)責(zé)，只有明確責(zé)任到具體個(gè)人，建立責(zé)任保養(yǎng)和損壞賠償制度(正常損耗除外)，才能保障設(shè)備的正常使用，有效地延長(zhǎng)使用壽命。 　　第三，注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。一旦發(fā)生故障，應(yīng)立即請(qǐng)?jiān)O(shè)備維修商上門修理。如果需將設(shè)備外移修理，必須派專人全程陪護(hù)監(jiān)控直至原設(shè)備返回辦公室， 以防止個(gè)別損人利己的修理商借機(jī)偷梁換柱，以次充好，將原裝設(shè)備弄得面目全非。高級(jí)秘書對(duì)此應(yīng)該特別地多長(zhǎng)個(gè)心眼兒， 以免遭人暗算， 因?yàn)楝F(xiàn)今這樣缺德的事兒實(shí)在太多。最好的方法是同時(shí)請(qǐng)兩家專業(yè)修理商互為顧問，交給甲方修理時(shí)，請(qǐng)乙方代表我們陪同前往，不暴露真實(shí)身份，只需在旁以專業(yè)眼光監(jiān)督甲方修理的全過程，這樣成本不高，安全系數(shù)卻大大提高。對(duì)那些價(jià)值不菲，十分重要的辦公設(shè)備，千萬(wàn)不要圖方便圖省錢而放任外修，一定要嚴(yán)加控制。 　　第四，未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。 第五，辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對(duì)濕度為20％至85％，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離。室內(nèi)應(yīng)設(shè)置防雷或防靜電裝置。電源接地良好，安裝平穩(wěn)。設(shè)備使用過后應(yīng)散風(fēng)冷卻15分鐘以上，用防塵罩遮蓋。平時(shí)經(jīng)常用干的軟布擦拭設(shè)備表面，因?yàn)檗k公設(shè)備的外殼大多是工程塑料，容易在靜電作用下吸附灰塵，所以防塵吸塵是經(jīng)常性的工作。現(xiàn)代辦公設(shè)備精密度越高，對(duì)外界的反應(yīng)也越敏感，任何震動(dòng)、撞擊、不按指令地亂摁功能鍵， 以及使用有腐蝕性的清潔劑、殺蟲劑，或者盒飯的油漬，都會(huì)產(chǎn)生程度不同的損害。必須像愛護(hù)自己的眼睛一樣， 小心翼翼地使用這些設(shè)備。 　　第六，如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。 　　為了更進(jìn)一步準(zhǔn)確地強(qiáng)調(diào)辦公設(shè)備的使用規(guī)范，我們不妨以電腦的使用和維護(hù)規(guī)范作示范。 　　電腦是一種極為精密的人工智能型的電器設(shè)備，如果使用保養(yǎng)不當(dāng)，輕則影響運(yùn)作，縮短使用壽命；重則損傷機(jī)器，丟失重要數(shù)據(jù)。 　　電腦的最佳工作溫度為18℃至25℃，過冷或過熱都會(huì)引起元器件性能參數(shù)的變化，從而造成整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定甚至癱瘓死機(jī)的后果。尤其是夏天應(yīng)采取必要散熱措施，連續(xù)使用兩個(gè)小時(shí)就應(yīng)休息一會(huì)兒，即使在空調(diào)狀態(tài)中，連續(xù)使用也不要超過4個(gè)小時(shí)。 　　電腦使用時(shí)最適宜的相對(duì)濕度為35％至60％，過分潮濕會(huì)使機(jī)器表面生銹，過分干燥則會(huì)使元器件接線腳產(chǎn)生靜電，沖毀機(jī)內(nèi)信息，甚至燒壞芯片。 　　灰塵是電腦的又一大敵，積累在電路板上的灰塵最易引發(fā)短路和故障， 因此，平時(shí)不用電腦時(shí)，應(yīng)用干凈的棉花紙罩罩起來。辦公室內(nèi)應(yīng)有除塵設(shè)施，并應(yīng)有禁煙標(biāo)志， 因?yàn)闊熿F也是一種灰塵。另外，定期清潔電腦也是十分必要的，用柔軟的毛刷輕刷顯示屏、主機(jī)、鍵盤內(nèi)的灰塵，配置的“貓”和“鼠”也一樣同步除塵，尤其是“鼠”的滾動(dòng)球容易沾上汗?jié)n手印或灰塵， 因此必須單獨(dú)取出后用溫肥皂水或?qū)Ｓ们逑磩┣鍧?，切忌用酒精或汽油擦拭?以免造成球體變形。如果是無線“鼠”，那么其感應(yīng)孔也得細(xì)心捫打理，以保持其敏感度。 　　軟盤驅(qū)動(dòng)器是故障率較高的部件，平時(shí)應(yīng)禁止使用劣質(zhì)或發(fā)；霉磁盤，避免污損磁頭。磁頭上沾上灰塵會(huì)影響系統(tǒng)正確地讀寫數(shù)據(jù)，可使用磁頭清洗劑清潔，酒精和清洗盤雖說也可用，但經(jīng)常使用會(huì)傷磁頭，不宜多用。 　　應(yīng)避免在電壓波動(dòng)較厲害或附近有功率較大的電器如電鉆、電焊、 電冰箱的地方使用電腦，否則會(huì)影響電腦的使用壽命。一般情況下，每臺(tái)電腦都應(yīng)配置UPS以應(yīng)不測(cè)。 　　如果辦公室內(nèi)的電腦是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，—臺(tái)主服務(wù)器伺候多臺(tái)終端的，那么對(duì)主服務(wù)器的散熱、維護(hù)、保養(yǎng)應(yīng)格外操心，凡是重要數(shù)據(jù)，一律備份， 以防止主服務(wù)器故障造成整個(gè)系統(tǒng)癱瘓。 　　其他要注意的事項(xiàng)還有： 　　不要讓陽(yáng)光直射，以免機(jī)殼老化。 　　不要隨意放置茶水， 以免碰翻弄濕造成電腦短路。 　　不要在開機(jī)狀態(tài)中插拔各種電纜， 以免燒壞接口。 　　 不要在軟盤驅(qū)動(dòng)器工作指示燈亮著的時(shí)候抽取其中的軟盤。 　　不要在運(yùn)行程序還沒有回DOS指示的情況下匆匆關(guān)機(jī)。 　　不要使用來歷不明的軟件。防止病毒侵入，并且配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性消毒。 　　不要在病毒入侵日使用電腦，除非我們有特殊的自我防護(hù)措施。當(dāng)然，現(xiàn)在的病毒種類和肆虐日子越來越多，沒準(zhǔn)哪年365天天天都得關(guān)機(jī)，那真可怕! 　　不要自己隨意處理硬件故障。 　　不要將電腦交給不熟悉的非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程陪護(hù)監(jiān)督。