文書を使いやすくするために、いつでも調(diào)べて取ります。文書の日常管理はできるだけ科學(xué)化、規(guī)範(fàn)化するようにします。

_一、書類の追跡管理法_公文書は運転中に検索と秘密保持のために、その流れを正確に把握しなければなりません。

主な措置は登録をよくして、登録は専門帳を設(shè)けてもいいし、まめに日記帳を取ってもいいです。

_「日記実」は、事務(wù)室の文書を回覧、引受する過程における一つ一つの著地の當(dāng)日記録である。

文書処理員が書類を調(diào)べたり調(diào)べたりする時の便利なツールです。

一般的にファイルでトレースします。

_ファイルのトラッキングシートはカード形式であり、各タイプのファイルトラッキングシートは一緒に置いてあります。

県委員會の事務(wù)室を例にとって、中央文書、內(nèi)刊、省政府文書、內(nèi)刊、市委員會文書、內(nèi)刊、市政府文書、內(nèi)刊はそれぞれの箱に入れます。

書類を回収した後、追跡書は自分で廃棄します。

二、書類の位置付け管理法_は、回覧、送付した書類を回収し、あらかじめ定められた位置に保存しておく、いわゆる位置決め管理です。

具體的な方法は、書類長、幅によって適當(dāng)な厚さの書類箱（プラスチックケースまたは自作の板紙ケースでも可）を作成し、本庁のすべての書類名を一定の規(guī)則（公文書登録簿類參照）に従ってそれぞれ箱に表示し、書類棚を上半期と下半期の二つまたはいくつかの使用期間に分け、戸棚內(nèi)で橫枠板で階層（中央級、省級、市級など）を分けて表示することです。

その後、ファイルボックスの名前に従って、上から下までの等級順に箱を戸棚の中に入れます。

書類のカード管理法_三、書類のカード管理法_は文書管理業(yè)務(wù)において、検索を容易にするために、ファイルは「ファイルカード」を作成して管理することができます。

「ファイルカード」は、自単位のファイルの內(nèi)容と成分をカード形式で掲示する検索ツールです。

膨大なファイル情報を保存し、科學(xué)的な分類を加えて、同じ問題と特定のテーマの內(nèi)容情報を集約し、一緒に並べば、有機的な全體を構(gòu)成し、主導(dǎo)的に情報を提供し、利用することができます。

「ファイルカード」は現(xiàn)在の手動検索ツールの中で比較的に広く使われているものです。

文書作成カードは以下のいくつかの狀況に注意しなければならない。文書のタイトルによって論理的に記入されていない場合、実際の狀況に応じてタイトルを変更しなければならない。

例えば、いくつかの統(tǒng)計表は、上司組織が直接に印刷したもので、タイトルは「全國×××統(tǒng)計表」を使います。これらの表は県単位で使う場合、そのタイトルは××県××統(tǒng)計表に書き換えなければなりません。

タイトルやファイル名がないファイルがあったら、その內(nèi)容に基づいて簡明かつ確実なタイトルを作成します。

ある書類にはタイトルがありますが、副題を加えたほうが確実で、一目でわかるようになります。

テキストに長すぎるタイトルは、文書の希望に影響しないように適當(dāng)に簡略化でき、一目でわかるようにすることができます。

_カードを分類した後、クラスごとのカードの前後の順序と配置の位置を一定の方法で固定し、文書間の歴史的関係を維持し、確認(rèn)できるようにする。

単位ごとに毎年作成されているカードの書式基準(zhǔn)は一致していなければなりません。そうすると、はぐれなくなります。

ファイルカードの配列は主に屬類と小類內(nèi)のファイルカードの配列を指しています。クラスによって分類できます。

このように並べば、同じ性質(zhì)の書類が集まって、迅速で正確に探しやすいです。

同じ年度では、カードの順序の習(xí)慣は：最初の上級レベルの後に、下位のレベルでは、最初の黨委員會の後に行政、最初の指導(dǎo)機関の後に、ビジネス部門です。

カードは整列を経て、位置が固定されたらカードケースに入れて、分類、小類、問題あるいは年度、著者等のインデックスカードを設(shè)定して、最後に「調(diào)べるために必要なこと」を書きます。

このように、書類保管、利用の混亂を克服することができますし、ファイルカードの作成品質(zhì)も保証されます。

書類の制度管理法_四、書類の制度管理法_は書類の閲覧、伝達(dá)、アーカイブ制度を確立して、紛失、破損などの問題を発見するために、照合と検索を行います。

文書の閲覧、転送、アーカイブ制度を作るには、一般的に以下の內(nèi)容が含まれています。

各種の書類を分類して、目的があって、閲覧する時に探しやすいように整理します。

_2.文書を借りるには以下の點に注意しなければならない。

誰であれ、何であれ、いつでも書類や資料を借りて、どんなに急いでいても、どんなに忙しくても、「図書館」できちんと登録、署名の手続きをしなければなりません。

（2）厳密である。

借りる時間を決めて、「密級」文書の閲覧範(fàn)囲をコントロールします。

特別標(biāo)的には「密級」の文書があります。いつでも指導(dǎo)者に指示を仰ぐべきです。貸し出し前には面と向かって注意事項を提出します。

（3）こまめに調(diào)べる。

管理されている書類に対して、月曜日の清、1月の清、1シーズンのチェック、半年のまとめなどがあります。問題があれば、自発的に、適時に報告し、迅速に解決するよう求めます。

_3.本簿の所屬書類は誰がいつまで調(diào)べられるかを明記してください。