(1)明確展會(huì)項(xiàng)目目標(biāo)。這是制定項(xiàng)目計(jì)劃的第一步。展會(huì)項(xiàng)目的展開(kāi)、實(shí)施是一個(gè)達(dá)到目標(biāo)的過(guò)程，這一日標(biāo)不僅要體現(xiàn)組展方與客戶方的一致件，而且必須明確、具體、切實(shí)可行。一個(gè)明確、合理的展會(huì)項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該具有以下特點(diǎn)是體系性，即項(xiàng)目目標(biāo)不是僅滿足單一方的要求，而是需要同時(shí)滿足組展企業(yè)、參展商以及觀眾三方的需求，構(gòu)成一個(gè)多重目標(biāo)體系是優(yōu)先性，即對(duì)組企業(yè)而言項(xiàng)目成本、時(shí)間和技術(shù)技能三個(gè)基本目標(biāo)構(gòu)成的目標(biāo)體系巾，需要確立一個(gè)優(yōu)先性目標(biāo)，以便目標(biāo)發(fā)生沖突時(shí)有所權(quán)衡;子是層次性，即展會(huì)項(xiàng)目目標(biāo)具有從抽象到具體、從宏觀到微觀的層次，隨著展會(huì)項(xiàng)目的分解不斷地細(xì)化，從而將項(xiàng)目總體目標(biāo)貫徹到各實(shí)施環(huán)節(jié)中。

　　(2)確定展會(huì)項(xiàng)日范圍。根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)，展會(huì)組織者應(yīng)在項(xiàng)日計(jì)劃中明確達(dá)到目標(biāo)的項(xiàng)目范圍或工作任務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，確定展會(huì)項(xiàng)目范圍包括以下內(nèi)容：形成與項(xiàng)目目標(biāo)相適應(yīng)的參展規(guī)模，滿足專業(yè)觀眾的需求;二是觀展商范定，即確定專業(yè)觀眾的類別、購(gòu)買力水平、數(shù)量等，以確保展會(huì)交易額達(dá)到平，滿足參展商的需求;三是服務(wù)范圍的確定，即確定展會(huì)組織者應(yīng)該向f和專業(yè)觀眾分別提供哪些服務(wù)。

　　(3)估算展會(huì)項(xiàng)目時(shí)間。為了確保展會(huì)項(xiàng)目以合理的進(jìn)度執(zhí)行，以使展會(huì)和客戶在現(xiàn)有的成本約束下，發(fā)揮最大的效率，組織者需要科學(xué)估算承辦可能需要的時(shí)間，這是展會(huì)項(xiàng)目計(jì)劃中不可或缺的內(nèi)容。對(duì)展會(huì)項(xiàng)估算包括兩個(gè)方面：一是估算每項(xiàng)活動(dòng)或工作元素從開(kāi)始到完成所需[，如展前籌備工作所需的時(shí)間，展中客戶交易所需的時(shí)間，展后從撤展到哨所需的時(shí)間等，這種估算不僅要考慮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員平均工作能力，而且傷參展商團(tuán)隊(duì)在相關(guān)環(huán)節(jié)上的配合能力;二是估算展會(huì)項(xiàng)目的總體進(jìn)度，他的是這并不是每項(xiàng)活動(dòng)所需時(shí)間的簡(jiǎn)單相加，而需要考慮各項(xiàng)之間的時(shí)間重疊等因素和意外事件產(chǎn)生的可能。

　　(4)編制展會(huì)項(xiàng)目預(yù)算。項(xiàng)目預(yù)算是項(xiàng)目執(zhí)行的尺度，也是成本控制的有展會(huì)組織者應(yīng)該根據(jù)展會(huì)項(xiàng)目范圍，對(duì)企業(yè)的人、財(cái)、物等各項(xiàng)資源進(jìn)行配置，并進(jìn)行合理地總體與分項(xiàng)預(yù)算。展會(huì)項(xiàng)目預(yù)算主要包括三個(gè)方面：人力資源預(yù)算，主要解決三個(gè)問(wèn)題，即完成整個(gè)展會(huì)項(xiàng)目需要哪些人才以及人才的需求數(shù)量。這些專業(yè)人員從何而來(lái)，怎樣合理配置這些人員以形成高展覽設(shè)施，二是物力資源預(yù)算，需要什么樣的配套服務(wù)設(shè)施及何種高新技術(shù)等問(wèn)題;三是資金成本估算，即對(duì)出人力資源成本和物力資源成本構(gòu)成的直接項(xiàng)目成本進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算。