(一) 及時

　　及時就是要求在公文處理活動中，確立高度的時間觀念，珍惜時間，注重時效。公務(wù)活動是具有時間要求的，公文作為公務(wù)活動的工具必須抓住時機，維護其時效，使各項工作能迅速有效地處理，消滅公文運轉(zhuǎn)處理和管理中的各種“瓶頸”，用時間管理論等理論和方法去對公文處理過程實施組織和控制，使公文處理做到不壓、不拖、不扣、不失控、不滯留，把握好公文運轉(zhuǎn)的方向和流量，明確公文處理的各類急緩時限要求，避免公文旅行和推諉扯皮，使公文處理及時、適時，輕重緩急能夠處理得當(dāng)。在公文處理活動中維護了時效性，也就提高了組織時間的利用價值，從而體現(xiàn)了“時間就是金錢，效益就是生命”的現(xiàn)代管理思想。“及時”的要求既是由公文處理的內(nèi)在規(guī)律所決定的，也是客觀實踐所要求的。

　　(二) 準確

　　公文本身擔(dān)負著傳達貫徹黨和政府的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商治工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況等社會職能。它是傳情辦事的工具，具有憑據(jù)查考、傳遞信息。規(guī)范行為和統(tǒng)一思想等作用，如果自身不嚴密、不準確，語生歧義，莫衷一是，就很難在明確地宣布政令方面發(fā)揮主渠道的作用。而在做為“有案可稽”的證據(jù)時就難以為憑，其在傳達信息時就缺乏可信性和價值，更無法去統(tǒng)一人們的思想，規(guī)范人們的行動。準確性還體現(xiàn)在收發(fā)文的處理和管理、歸檔等工作環(huán)節(jié)中，任何一環(huán)不準確，都將影響到公文的效用，以及它的權(quán)威性和時效性。因此，準確是公文處理工作的基本前提和起碼要求。沒有準確就沒有及時、安全和高效。要做到準確，就需遵循統(tǒng)一的公文處理制度，落實崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，建立健全激勵和競爭機制，提高實踐者的素質(zhì)。

　　(三) 安全

　　公文既是從事公務(wù)活動重要工具和手段，公文處理就“必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。所謂國家秘密，是指“關(guān)系到國家的安全和利益，依照國家法定程序確定的，在一定時間內(nèi)只限定于一定范圍人員知悉的事項。”(《保密法》)公文處理的保密工作是指在公文處理活動中，嚴格執(zhí)行有關(guān)的保密規(guī)定，運用各種制度和手段，確保公文處理活動中涉及的國家秘密被限于一定時期和一定范圍內(nèi)的人員知悉，使之不失密、不泄密，不被竊密。要保證公文處理的安全，首先要按照法定程序正確確認公文秘密范圍，準確地、合理地劃定秘密的等級和保密期限，作出相應(yīng)的國家秘密標志。其次，公文處理人員要管好自己的“眼”和“嘴”，自覺做到不該看的不看，不該問的不問，不該記錄的不記錄，不該說的不說。不經(jīng)批準不隨便翻印、復(fù)印、摘錄、轉(zhuǎn)抄、私存、外借秘密文件。其三，在公文的傳遞、保管之中，工作人員需增強責(zé)任感，不隨便攜秘密文件外出或出人公共場所，認真登記，妥善保管，嚴格按照文件傳閱的范圍和途徑傳遞文件。其四，采取技術(shù)防范、技術(shù)檢查手段，加強對制作和存貯秘密文件的設(shè)備的檢查。