1.零用現(xiàn)金的功能

　　在企業(yè)的運(yùn)營過程中，許多開銷不可能用支票來支付，一些小額的辦公費(fèi)用難以多次去財(cái)務(wù)臨時支取，因此許多企業(yè)辦公室常常設(shè)立有一筆備用金)。

　　這筆零用現(xiàn)金主要用來支付市內(nèi)交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量辦公用品的費(fèi)用。它通常是由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由秘書保管和支出。它的數(shù)額根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時小額指出的次數(shù)來決定。秘書領(lǐng)取零用現(xiàn)金后，應(yīng)將現(xiàn)金所在保險(xiǎn)柜內(nèi)，并負(fù)責(zé)保管和支付。

　　2.零用現(xiàn)金方法　(1)建立零用現(xiàn)金賬簿　秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿，清除注明收到現(xiàn)金的日期、收據(jù)編號、金額數(shù)量和支

　　出現(xiàn)金的日期、用途、零用現(xiàn)金憑單編號、金額、余額等。有時還要對賬目進(jìn)行分析，了解花銷的情況。

　　(2)填寫零用現(xiàn)金憑單

　　內(nèi)部工作人員需要領(lǐng)取零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫零用現(xiàn)金憑單，提交開銷的項(xiàng)目和用途、日期、金額。

　　(3)零用現(xiàn)金使用審批

　　秘書要認(rèn)真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)審批人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給領(lǐng)取者。審批人通常是企業(yè)中分管財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人。

　　(4)認(rèn)真核對內(nèi)容

　　秘書要認(rèn)真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等單據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的內(nèi)容完全一致，然后將發(fā)票等單據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

　　(5)做好支出記錄

　　每支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上登記。

　　(6)定期財(cái)務(wù)報(bào)銷

　　當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書再到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。

　　(7)保存相關(guān)資料

　　秘書應(yīng)把辦公室的零用現(xiàn)金開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。