知識管理隨著在中國企業(yè)實踐的推移，得到了非常廣泛的應(yīng)用。AMT咨詢多年來在研究知識管理及其實施的知識管理咨詢案例中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的高層在推進(jìn)知識管理的時候會涉及到非常具體的內(nèi)容，比如知識管理的戰(zhàn)略如何定?企業(yè)中的知識如何梳理?企業(yè)知識管理系統(tǒng)如何應(yīng)用?解決這些問題的關(guān)鍵在于——文檔管理。

　　設(shè)計知識庫目錄 有效分類海量文檔

　　企業(yè)中每個員工、每個部門、每個業(yè)務(wù)單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個完整的架構(gòu)把這些文檔“框”起來?這就需要運用知識庫目錄的設(shè)置。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)架構(gòu)來設(shè)置文檔的目錄。如把集團(tuán)的文檔單獨放在一個目錄下，把不同的業(yè)務(wù)公司發(fā)生的文檔放在不同的業(yè)務(wù)公司文檔下，既用組織結(jié)構(gòu)這個維度設(shè)置知識文檔目錄。但是這種分類方法可能會存在一些問題：當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，文檔的分類就需要調(diào)整，而這種調(diào)整是比較困難復(fù)雜的。因此在分類時，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門的特點相結(jié)合。

　　知識庫目錄一般是分層級的，第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來設(shè)置，比如集團(tuán)、子公司A、子公司B這樣一個體系推進(jìn)。第二層可根據(jù)職能部門的特點劃分。企業(yè)中的財務(wù)管理、人力資源管理等部門的職能具有一定的穩(wěn)定性，如財務(wù)管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)報表管理等內(nèi)容，這對任何一家企業(yè)來說都是相的。因此可按照這個維度設(shè)置知識庫的二級目錄。再比如營銷領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論。按照4p、5p的方式來設(shè)置營銷領(lǐng)域的知識庫文檔也是一個比較好的方法，就無須探討營銷領(lǐng)域的職能到底是在部門A還是部門B。

　　設(shè)置知識庫目錄需要遵循兩大原則。第一是相互獨立、完全窮盡。一篇文檔在一個目錄下存在了，就不在其他目錄下存在，目錄和目錄之間是相互獨立的，沒有重疊的部分，沒有交叉覆蓋的地方。完全窮盡是指知識庫目錄里面的文檔應(yīng)該把企業(yè)的文檔“一網(wǎng)打盡”，避免出現(xiàn)有文檔找不到合適的目錄放的情況。

　　第二個原則是層級不宜過多。一般來講企業(yè)知識庫目錄設(shè)置不超過四層，如果超過四層，就會讓用戶在使用時感到不方便。如果創(chuàng)建、上傳一篇文檔的時候需要非常復(fù)雜地找到對應(yīng)的目錄，是不便捷的。還要注意的是，在設(shè)置知識庫目錄的時候要以滿足用戶的需求為準(zhǔn)則。不需要對設(shè)置知識庫目錄做非常深入、詳細(xì)的探討，只要滿足用戶需求即可。