1  范圍
    本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司行政公文及印簽的管理內(nèi)容和要求。
    本標(biāo)準(zhǔn)適用于辦公室行政公文及印簽的管理工作和以公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)文及印簽使用的管理。

2  職責(zé)
    辦公室負(fù)責(zé)行政公文及印簽的歸口管理工作。

3 行政公文管理內(nèi)容和要求
公司行政公文分二大類。一類是外來公文，包括各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管單位以及相關(guān)部門的正式公文和便函；一類是公司發(fā)文，對(duì)外以公司名義向上級(jí)政府部門、業(yè)務(wù)部門發(fā)出的請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、工作總結(jié)、情況匯報(bào)和申報(bào)材料等，對(duì)內(nèi)下發(fā)人事任免、規(guī)章制度、決議、決定、通報(bào)、通知等文件。
3.1外來公文的處理
3.1.1基本程序
     登記→擬辦→批示→分辦與傳閱→催辦→回復(fù)
3.1.2  公文登記
    a>. 收到的外來公文，由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行拆封，填寫“公文處理單”，附在公文的第一頁。
    b>. 檢查來文的頁數(shù)，附件是否齊全，如不全時(shí)，應(yīng)向發(fā)文單位索取補(bǔ)發(fā)。
    c>. 將收到的全部公文登記在收文登記薄中。
d>. 對(duì)屬于一般性業(yè)務(wù)關(guān)系的信件時(shí)，轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門。
e>. 對(duì)傳真件的重要公文，復(fù)印后收文登記。
3.1.3擬辦
    a>. 所有的公文登記后送辦公室主任閱，由辦公室主任提出“擬辦”意見。
    b>. 對(duì)必須在短期內(nèi)辦完的公文，應(yīng)注明催辦及檢查日期或注明急件。
    c>. 對(duì)較復(fù)雜的公文，需請(qǐng)示總經(jīng)理后再提出擬辦意見。
    d>. 提出擬辦領(lǐng)導(dǎo)及傳閱的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門的名單。
3.1.4批示
    a>. 文員將公文送總經(jīng)理進(jìn)行“批示”。
    b>.總經(jīng)理同意辦公室主任的擬辦意見時(shí)，在“擬辦與批示”欄中簽字，總經(jīng)理認(rèn)為擬辦意見不妥，可重新批示或加以注明。
3.1.5 分辦與傳閱
a>. 辦公室文員將批示過的公文，送承辦部門辦理和有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)傳閱。                                                                 
   當(dāng)文件有兩份以上時(shí)，辦理與傳閱同時(shí)進(jìn)行，填寫兩份公文處理單，并注明“辦理本”和“傳閱本”。
    b>. 傳閱文件的公司領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)有需要補(bǔ)充和糾正的事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)通知辦公室。
c>. 承辦部門在接到公文后，應(yīng)立即組織進(jìn)行公文處理，并按要求的時(shí)間完成。
3.1.6  催辦
    a>. 需催辦的公文，在公文處理單上打上“催辦”記號(hào)，并注明檢查日期。
    b>. 文員按催辦的檢查日期到辦理部門檢查辦理情況。做好催辦記錄，發(fā)現(xiàn)問題立即向辦公室主任
    匯報(bào)。
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3.2  公司發(fā)文
3.2.1  公文分類
   a>. 要符合國家的方針、政策、法規(guī)和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，在公司內(nèi)發(fā)文時(shí)，必須符合本公司已發(fā)布過的規(guī)定，如與以前規(guī)定不一致時(shí)，應(yīng)聲明原規(guī)定作廢或失效。
    b>. 公文發(fā)文要做到情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，語言簡(jiǎn)練，條款清楚，層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確，文字簡(jiǎn)明扼要。
    c>. 公文的標(biāo)題應(yīng)與公文的內(nèi)容一致，人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，時(shí)間要完整，寫出年、月、日。
    d>. 公文數(shù)字，除習(xí)慣必須用漢字外，一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。
    e>. 引用的公文要寫明公文的發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。
    f>. 請(qǐng)示問題的公文應(yīng)采取一文一事，不能一文多事。
3.2.2  公文的草擬
a>. 外來公文的復(fù)文，由承辦部門草擬，對(duì)外發(fā)文由主管業(yè)務(wù)部門草擬。
b>. 公司內(nèi)發(fā)文，由主管業(yè)務(wù)部門草擬，綜合性的由辦公室或指定部門草擬。
    c>. 草擬的公文，應(yīng)在專用的公文原稿紙上用鋼筆書寫，采用正楷或行書體。
d>. 草擬的公文，要符合公文的基本要求，并在原稿紙中寫明：主送單位、抄送單位、附件的名稱及其序號(hào)、發(fā)文日期、公文編號(hào)和打印份數(shù)。
3.2.3公文操作程序
    擬稿→核稿→校對(duì)→簽發(fā)→登記→打印→用印→內(nèi)部下發(fā)或外部封發(fā)
3.2.4公文的核稿和審批簽發(fā)
公司公文一般由辦公室人員擬稿，也可由部門負(fù)責(zé)人擬稿。草擬公文經(jīng)辦公室主任審核后交總經(jīng)理審批簽發(fā)。
3.2.5公文的字體格式
公司公文常用的字體為宋體、仿宋體、明體和平體四種（每種字體大小為一號(hào)、二號(hào)、三號(hào)、四號(hào)、小四號(hào)、五號(hào)、小五號(hào)、六號(hào)）。
公文正文字號(hào)一般采用四號(hào)或小四號(hào)字。標(biāo)題的字體、字號(hào)要根據(jù)正文字號(hào)的大小及標(biāo)題的級(jí)數(shù)和標(biāo)題字?jǐn)?shù)多少斟酌使用。
如果正文用四號(hào)仿宋體，大標(biāo)題用二號(hào)宋體字，章題應(yīng)用三號(hào)明體或四號(hào)平體字，小標(biāo)題用與正文同一字號(hào)的其他字體（如四號(hào)平體或楷體）。
標(biāo)題和正文用同一字體時(shí)，標(biāo)題字號(hào)宜大于正文字號(hào)，標(biāo)題和正文用同一字號(hào)時(shí)，標(biāo)題字宜換用字體以別正文。
公文一行標(biāo)題不宜排及過長(zhǎng)。十二字以內(nèi)的題目，一般排單行，與正文隔開一字以上的距離；十二字以上的題目，可以折斷排成雙行。雙方標(biāo)題的排法，一般以上短下長(zhǎng)，或上長(zhǎng)下短為好，雙行標(biāo)題的轉(zhuǎn)行，要盡量根據(jù)語氣和詞組的結(jié)構(gòu)來確定，不要把一個(gè)詞或一個(gè)詞組任意割開。
3.2.6公文的打印格式、校對(duì)或分發(fā)
公司正式編號(hào)文件一般采用A4大小，首頁用公文專用格式紙。
經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，在打印裝訂過程中擬稿人必須進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，保證不出差錯(cuò)，做到字跡清楚、油墨均勻、裝訂整齊，不缺頁，不多頁。
c> 裝訂好的文件和簽發(fā)的文件底稿，由印章專管員蓋印。文件底稿附在正式文件中，由辦公室歸
    檔。
公司內(nèi)發(fā)文件按“文件發(fā)放記錄單”發(fā)放，接收部門負(fù)責(zé)人要在文件發(fā)放表上簽收。
3.2.7公司下發(fā)文件的貫徹
公司下發(fā)的文件，由辦公室和文件草擬部門檢查催辦。
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在文件執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，由辦公室組織協(xié)調(diào)處理，并將處理情況向主管記錄匯報(bào)。對(duì)文件規(guī)定確有不妥的情況時(shí)，應(yīng)進(jìn)行更正，以保持文件的嚴(yán)肅性。
3.3 公文的立卷
3.3.1  公文立卷的內(nèi)部
    a>. 外來文件。
    b>.公司對(duì)外發(fā)文的正本及底稿。
    c>.公司對(duì)內(nèi)發(fā)文的正本及底稿。
    d>.有保存價(jià)值的便函。
3.3.2  公文立卷的基本要求
    a>. 要正確反映主要業(yè)務(wù)的工作情況，有利于保管、查找和利用。
    b>. 立卷的公文要分類準(zhǔn)確，要反映發(fā)文的草擬單位、問題、時(shí)間、名稱等特征。
    c>. 要考慮到公文的歷史聯(lián)系，保持公文檔案有一定的連續(xù)性。
    d>. 公文案卷要裝訂整齊，頁碼齊全準(zhǔn)確，無破損、無缺頁，字跡清晰。
3.4 公文的歸檔 
3.4.1 將合乎立卷要求的案卷，按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定定期歸檔。

4  印簽管理內(nèi)容和要求
4．1除部門印簽可由部門負(fù)責(zé)人自行保管，法人章由財(cái)務(wù)部保管外，其余對(duì)外印簽均由辦公室檔案室保管。
4．2公司印簽不得由部門自行帶出使用，需加蓋公司公章或合同章的帶回公司蓋章或先傳真公司加蓋后回傳對(duì)方，再用信件方式寄給對(duì)方。
4．3印章審核程序：對(duì)于行政類的，由部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，分管副總審核批準(zhǔn)；對(duì)于經(jīng)濟(jì)類的，按公司財(cái)務(wù)有關(guān)管理規(guī)定審核批準(zhǔn)。對(duì)以公司名義代為經(jīng)銷商（客戶）進(jìn)行招投標(biāo)或報(bào)價(jià)需要加蓋公章的，標(biāo)的金額在20萬以內(nèi)且銷售產(chǎn)品價(jià)格不低于公司出廠價(jià)的可由部門主管批準(zhǔn)；合同標(biāo)的金額在20萬以上、空白招投標(biāo)書或報(bào)價(jià)單、低出公司產(chǎn)品出廠價(jià)招投標(biāo)或報(bào)價(jià)的、公司自己在做的項(xiàng)目投標(biāo)或報(bào)價(jià)，由分管副總批準(zhǔn)。當(dāng)銷售副總不在公司時(shí)，由部門主管審核后，蓋章前電話聯(lián)系，分管副總回公司后補(bǔ)簽字。
4．4對(duì)于確實(shí)需要在節(jié)假日加蓋公章的，使用部門應(yīng)提前通知辦公室。
4．5對(duì)合同章按使用分類設(shè)置章的序號(hào)。
4．6檔案室印簽管理員對(duì)所有使用印簽的部門或員工，應(yīng)先對(duì)使用的合法性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后方能加蓋，留存一份原件。并對(duì)使用人使用情況予以登記，以便備查。登記內(nèi)容包括使用人姓名、用途、日期等內(nèi)容。
4．7以上規(guī)定于上海公元電器、公元物流、公元太陽能公司同等適用。

5  附錄
5.1  本標(biāo)準(zhǔn)的解釋權(quán)屬辦公室,本標(biāo)準(zhǔn)的未盡事宜由辦公室負(fù)責(zé)修訂。
5.2  本標(biāo)準(zhǔn)從2007年1月1日起開始實(shí)施，從實(shí)施之日起凡與本標(biāo)準(zhǔn)不符的有關(guān)規(guī)定一律以本標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。

     主要起草人  日期    
     審      核  日期    
標(biāo)記 處數(shù) 更  改  文  件  號(hào) 簽    名 日 期 批      準(zhǔn)  日期