辦好接待工作，需要事先做充分的準(zhǔn)備，這些準(zhǔn)備工作包括： 　　★準(zhǔn)備一份原始約會(huì)登記本，或者計(jì)算機(jī)登記系統(tǒng)，根據(jù)以往客戶來(lái)電來(lái)函來(lái)人的預(yù)約記錄，整理出當(dāng)天已事先預(yù)約的來(lái)訪者單位、姓名、職務(wù)、時(shí)間、事由、接待者，做成一份當(dāng)日來(lái)訪預(yù)約表，如有必要，可通過(guò)電話方式向來(lái)訪者和被訪者再次確認(rèn)及提醒。 　　★建立來(lái)訪者名片索引系統(tǒng)，用名片掃描儀將來(lái)訪者的名片資料儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)里備查，配合來(lái)訪登記記錄，合并成一套來(lái)訪資料系統(tǒng)，這樣既便于完整記載已發(fā)生過(guò)的來(lái)訪及結(jié)果，也便于上司有事聯(lián)系客戶時(shí)，我們可以迅速地借此檢索提供準(zhǔn)確的信息。 　　★了解掌握企業(yè)內(nèi)可以接待來(lái)訪者的人員姓名、部門、職務(wù)、分機(jī)號(hào)碼，以便及時(shí)安排接待。 　　★了解上司的活動(dòng)安排。預(yù)先制一個(gè)表格，記下上司當(dāng)天所有的約會(huì)安排已經(jīng)外出行蹤。每天早晨上班，秘書就要向上司匯報(bào)當(dāng)天有哪些安排，提醒他預(yù)約的會(huì)見(jiàn)時(shí)間、地點(diǎn)和對(duì)象。這樣可以提醒上司不要因?yàn)槊Χ浟送腿思s好的會(huì)面，如果有重要客人突然來(lái)訪或有要緊事時(shí)能隨時(shí)同他聯(lián)系。 　　★準(zhǔn)備一些筆和便條紙，以便做必要的記錄，或者來(lái)訪者要拜訪的人未在，記錄其留言。 　　★在辦公室的墻上放置一個(gè)留言板。這樣當(dāng)有關(guān)人員外出時(shí)，可以做個(gè)留言，這樣可以使我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)，隨時(shí)掌握有關(guān)人員的行蹤和有關(guān)情況。 　　★調(diào)整自己的穿著儀表和心態(tài)，這是接待工作中不可忽視的禮節(jié)，秘書要力求以良好的職業(yè)形象迎候來(lái)訪者，給來(lái)訪者良好的印象。 　　★如果有名片，接待時(shí)一定要將名片隨身攜帶好，當(dāng)接受來(lái)訪者名片的時(shí)候，應(yīng)該禮貌第回送一張。