受付を完了するには、事前に十分な準(zhǔn)備をしておく必要があります。これらの準(zhǔn)備は、_★元のデート登録帳を準(zhǔn)備したり、コンピュータ登録システムを準(zhǔn)備したりして、以前のお客様からの電話によると、予約記録をもとに、當(dāng)日予約した來(lái)訪者の単位、名前、職務(wù)、時(shí)間、事情、注意喚起、受付者によって、當(dāng)日の予約表を作成してください。

來(lái)訪者の名刺索引システムを作って、名刺スキャナーで來(lái)訪者の名刺資料をコンピューターに保存して調(diào)べて、登録記録に協(xié)力して、來(lái)訪資料システムに統(tǒng)合します。これはすでに発生した來(lái)訪と結(jié)果を完全に記録するだけでなく、上司に用事があって取引先に連絡(luò)する時(shí)にも便利です。迅速にこれを利用して正確な情報(bào)を検索することができます。

企業(yè)內(nèi)で來(lái)訪者を接待できる人員の名前、部門、職務(wù)、內(nèi)線番號(hào)を把握しています。

上司の活動(dòng)スケジュールを知る。

あらかじめ表を作っておき、上司の當(dāng)日の予定を全部メモしておきます。

毎朝出勤します。秘書は上司に當(dāng)日の予定を報(bào)告して、彼に予約した面會(huì)時(shí)間と場(chǎng)所と相手を教えます。

忙しいからといって、お客さんとの約束を忘れないように注意してください。大切なお客さんが突然來(lái)たり、用事があったらいつでも連絡(luò)してください。

必要な記録をするために、ペンとメモ用紙を準(zhǔn)備します。あるいは來(lái)訪者が訪問(wèn)する人がいないか、伝言を記録します。

事務(wù)室の壁に伝言板を置きます。

このように関係者が外出する時(shí)、伝言をしてもいいです。仕事をする時(shí)、いつでも関係者の行方と関係狀況を把握します。

自分の身だしなみや心理狀態(tài)を調(diào)整します。これは接待業(yè)務(wù)の中で無(wú)視できない禮儀です。秘書は良好な職業(yè)イメージで訪問(wèn)者を迎え、來(lái)訪者に良好な印象を與えるように努めます。

名刺があれば、受付時(shí)に必ず名刺を持ち歩き、來(lái)訪者の名刺を受け取る時(shí)は、丁寧に返送します。