會(huì)議の効率が悪い原因と予防的な管理

     1、會(huì)議的通病──效率不高 

王さんは會(huì)社の社員です。彼は會(huì)社の會(huì)議に対して自分の考えを持っています。彼の考えは多くの會(huì)社の會(huì)議の現(xiàn)狀を反映しています。

    很多公司往往由於以下原因，開(kāi)會(huì)效率低下： 

     公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開(kāi)。 

     許多主管對(duì)於何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不徵詢員工的意見(jiàn)。這使得員工疲於奔命，甚至得延後或放棄叁加其他會(huì)議。

一部の従業(yè)員は重要な取引先や政府関係者と約束していますので、出席できません。

その場(chǎng)に來(lái)た人は、議題に一番近い人ではないので、準(zhǔn)備が足りない、あるいは準(zhǔn)備が全然間に合わないです。

2、會(huì)議の効率が悪い原因會(huì)議の効率が悪いのは、通常以下の7つの原因によるものです。

この7つの原因の中で、3つの原因は會(huì)議の「致命傷」で、特に注意が必要です。

この3つの理由は、司會(huì)者のスキル、會(huì)議の場(chǎng)所、會(huì)議の準(zhǔn)備です。

     高效會(huì)議的八大特徵 

効率の悪い會(huì)議とは対照的に、効率のいい會(huì)議は、會(huì)議の効率を低下させるさまざまな不利な要素を十分に克服しました。

効率的な會(huì)議は8つの特徴を持っています。

會(huì)議が正式に開(kāi)催される前に、効率的な會(huì)議の特徴8つを一覧表示し、隨時(shí)検証し、予防的な管理を十分に行い、これから開(kāi)催される會(huì)議を本當(dāng)の意味での効率的な會(huì)議にすることを提案します。

     會(huì)議規(guī)范 

會(huì)議規(guī)範(fàn)には3つの部分が含まれています。會(huì)議の時(shí)間配分の規(guī)範(fàn)、固定的な會(huì)議の流れ規(guī)範(fàn)及び會(huì)議の規(guī)範(fàn)そのものです。

     1、會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范 

     上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。 

     上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。 

     上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。 

     下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。 

     2、會(huì)議規(guī)范本身 

會(huì)議規(guī)範(fàn)とは、みんなが合意した會(huì)議のルールです。

會(huì)議規(guī)範(fàn)には主に以下の條項(xiàng)が含まれています。

     所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有叁會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間。超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見(jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮\"黑臉\".會(huì)議結(jié)束2-3天後，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。固定的會(huì)議流程規(guī)范 。固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。 

   （1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： 

會(huì)議の開(kāi)始には、歓迎の挨拶、會(huì)議の目的の説明、議事日程の交流、時(shí)間の手配、関連規(guī)則制度の紹介、議事録の指定などがあります。

會(huì)議を終えます。具體的にはまとめます。次の會(huì)議を手配します。

   （2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束後的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)後的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)後的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。 

   「本講總結(jié)」 

會(huì)議の効率がよくないのは、目下多くの會(huì)議の現(xiàn)狀です。

そのため、會(huì)議の効率が悪い原因を見(jiàn)つけることが重要です。

通常7つの要因により、會(huì)議の効率が低下します。これらの要因に対して、會(huì)議前に予防的な管理を十分に行うべきです。

それと同時(shí)に、何が効率的な會(huì)議なのか、會(huì)議のルールが何なのかを知ることが大切です。これらを把握してこそ、會(huì)議の効率を向上させるためには、正面から導(dǎo)いてくれます。