公文的基本功能是能夠逾越時(shí)間與空間有效地記載、傳遞與存貯公務(wù)活動所需的信息，是機(jī)關(guān)行使職能的重要工具，具體表現(xiàn)為：

　　1 領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)功能。公文是傳達(dá)貫徹上級各項(xiàng)政策的有效形式。

　　2 縱向聯(lián)系功能：公文便于下情上達(dá)，是下級機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作、反映情況的基本手段。

　　3 行為規(guī)范功能。公文使國家各項(xiàng)管理活動有法可依，有規(guī)可循，從而逐步實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化。

　　4 橫向聯(lián)系功能。機(jī)關(guān)之間能夠通過公文相互交流信息、商洽事務(wù)，在工作上取得協(xié)調(diào)與配合。

　　5 宣傳教育功能。公文具有較強(qiáng)的政策性、理論性、是教育干的好教材。

　　6 依據(jù)和憑證功能。公文是機(jī)關(guān)管理活動的真實(shí)記錄。

　　文種，即公文的名稱，用以表明公文的性質(zhì)、適用范圍和作者職能權(quán)限以及制發(fā)公文的目的要求等。我國法定的通用公文文種，主要包括：

　　1 規(guī)范性文件。含條例、規(guī)定、辦法、決定四種。

　　2 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件。含命令(令)、指示、批復(fù)、通知、通報(bào)五種。

　　3 公布性文件。含通告、公告兩種。

　　4 呈請性文件。含議案、請示、報(bào)告、調(diào)查報(bào)告四種。

　　5 商洽性文件。即函(公函)。

　　6 會議性文件。即會議紀(jì)要。

　　相關(guān)鏈接：

　　公文處理必須遵循下列基本原則:

　　1.法制原則

　　要求全面立法,嚴(yán)格執(zhí)法,通過法律、法規(guī)、規(guī)章制度對公文處理活動加以調(diào)整,規(guī)范。

　　2.實(shí)事求是原則

　　要求公文必須真實(shí)反映情況,一切從實(shí)際出發(fā),解決實(shí)際問題,講求實(shí)效,克服官僚主義,反對形式主義。

　　3.質(zhì)量原則

　　要求準(zhǔn)確、嚴(yán)密地處理公文,追求公文處理活動的全部構(gòu)成要素、全部過程與全部質(zhì)量指標(biāo)的優(yōu)化。

　　4.保密原則

　　要求公文處理活動中應(yīng)認(rèn)真遵守國家關(guān)于保密的法律法規(guī),樹立保密觀念,掌握必要的保密方法與技術(shù),嚴(yán)守黨和國家及團(tuán)體的秘密。

　　5.時(shí)效原則

　　要求及時(shí)、快捷地處理公文,維護(hù)公文的時(shí)效。應(yīng)明確規(guī)定公文辦理的時(shí)限,簡化手續(xù)、減少公文運(yùn)轉(zhuǎn)層次,推行公文標(biāo)準(zhǔn)化與實(shí)現(xiàn)公文處理的現(xiàn)代化。

　　6.精簡原則

　　要求精簡公文,簡化公文處理的程序、手續(xù)與方法。為實(shí)現(xiàn)這一原則,提倡一切從實(shí)際出發(fā),加強(qiáng)調(diào)查研究,反對形式主義與文牘主義。

　　7.集中統(tǒng)一原則

　　要求在公文處理活動中各級各類機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)接受各辦公廳(室)的集中統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo),遵行統(tǒng)一的制度與標(biāo)準(zhǔn),部分公文處理活動(收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔、銷毀)須由公文處理部門(人員)專門完成。

　　8.黨政分工原則

　　其內(nèi)涵是在公文處理活動中,應(yīng)明確執(zhí)政黨的組織與行政機(jī)構(gòu)的不同責(zé)任范圍,使其在各自的職責(zé)權(quán)利范圍內(nèi)專司其職、專負(fù)其責(zé),以保證工作的有效進(jìn)行,從實(shí)質(zhì)上強(qiáng)化作為執(zhí)政黨的中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)地位和領(lǐng)導(dǎo)作用。