發(fā)文辦理

　　發(fā)文辦理“發(fā)文辦理是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序”;為了提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個(gè)環(huán)節(jié)中需要特別注意的問(wèn)題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。

　　(一)草擬公文。在區(qū)辦公室辦理文件過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個(gè)問(wèn)題。一是使用文種不當(dāng);二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時(shí)還作為行文依據(jù);三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。針對(duì)上述幾個(gè)方面的問(wèn)題。在草擬公文過(guò)程中，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

　　1、要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。各部門辦公室人員在接受一項(xiàng)具體的寫(xiě)作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級(jí)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實(shí)質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本部門的實(shí)際情況有效地貫徹上級(jí)精神，正確地提出執(zhí)行的具體措施和辦法，確保草擬的公文“符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”。“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明”。這就要求我們?cè)诓輸M公文時(shí)，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實(shí)際。2、要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。公文是為解決具體問(wèn)題而制發(fā)的。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫(xiě)某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實(shí)際情況貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，執(zhí)行上級(jí)的要求，提出解決具體問(wèn)題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實(shí)際，將上級(jí)某項(xiàng)政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說(shuō)來(lái)，就是要搞清楚以下幾個(gè)問(wèn)題：

　　(1)領(lǐng)導(dǎo)布置這個(gè)寫(xiě)作任務(wù)的目的、背景是什么?

　　(2)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問(wèn)題，解決什么問(wèn)題?

　　(3)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的內(nèi)容提出了什么要求?

　　(4)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的文種有什么要求?

　　(5)受文對(duì)象是誰(shuí)?

　　(6)受文對(duì)象曾提出過(guò)什么問(wèn)題?發(fā)文者的態(tài)度和意見(jiàn)是什么?如果在動(dòng)筆之前，能夠把這些問(wèn)題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫(xiě)的文稿就有可能較好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的寫(xiě)作意圖。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅(jiān)決執(zhí)行，不完善的要補(bǔ)充或誠(chéng)懇地提出自己的不同看法，努力做好參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機(jī)關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。

　　3、要正確使用文種。文種的使用剛才已經(jīng)講過(guò)。

　　4、引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范?！豆奶幚磙k法》對(duì)這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實(shí)際執(zhí)行中也還存在不少問(wèn)題。比如：公文中只引文號(hào)，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號(hào)倒引;層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款;計(jì)量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”;數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字;公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識(shí)性的問(wèn)題。希望各部門辦公室的同志要認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對(duì)待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。

　　二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)擬制公文過(guò)程中，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)要進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文。這在發(fā)文辦理中是一個(gè)非常重要的問(wèn)題，必須高度重視。

　　三、公文審核。公文送工管委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，需經(jīng)辦公室進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅(jiān)持實(shí)事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點(diǎn)是：一是行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。二是政策。是否符合黨和國(guó)家的方針、政策;是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求;新出臺(tái)的政策規(guī)定有無(wú)依據(jù)、有無(wú)說(shuō)明，是否切實(shí)可行;與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾;涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過(guò)協(xié)商，分歧意見(jiàn)是否一致，會(huì)簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。三是格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng);文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫(xiě)作要求。四是文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理;計(jì)量單位是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn);行文、數(shù)字、層次、序數(shù)是否規(guī)范等。公文審核一般有初核、校核、審核、復(fù)審、審簽5個(gè)程序。根據(jù)開(kāi)發(fā)區(qū)實(shí)際，區(qū)辦公室對(duì)草擬公文的程序進(jìn)行了規(guī)范。凡是部門代工管委草擬的公文，擬稿人撰寫(xiě)好稿件后，由單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核;然后送辦公室秘書(shū)股進(jìn)行校核，辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系該口的同志進(jìn)行審核;重要的文件送辦公室主任審核后，報(bào)工管委分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。今后，各部門代工管委草擬的公文，未經(jīng)辦公室校核之前，不能直接送給工管委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，以免造成公文倒流，辦公室也不予編號(hào)。

　　四、公文簽發(fā) “以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”。各部門不能將代擬稿直接送工管委領(lǐng)導(dǎo)簽批。(五)公文復(fù)核、登記1、公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。公文復(fù)核的目的是為了防止遺漏和疏忽大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會(huì)有錯(cuò)，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請(qǐng)求復(fù)核，造成個(gè)別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備;附件材料(在辦理過(guò)程中是否有遺失或缺頁(yè))齊全;格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。2、發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來(lái)，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。

　　收文辦理

　　收文辦理是公文處理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是辦公室工作的重要組成部分。收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。

　　(一)簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機(jī)關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開(kāi)始，因此，要做好清點(diǎn)和分類工作，注意檢查來(lái)件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的;文件是否完全完整，如有無(wú)缺附件、缺頁(yè)、白頁(yè)、未具落款、未蓋公章;是否符合國(guó)務(wù)院《辦法》的規(guī)定。對(duì)于不符合要求的要及時(shí)退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒(méi)有統(tǒng)一的界限，但是，上級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件、重要的帶有密級(jí)的刊物、資料、其他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文件、上級(jí)機(jī)關(guān)如開(kāi)會(huì)印發(fā)的會(huì)議文件材料等必須登記。登記填項(xiàng)一般包括收文號(hào)(或順序號(hào))、收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題(內(nèi)容)、密級(jí)、文件號(hào)、份數(shù)等。

　　登記方法主要有兩種：

　　(1)流水式登記法。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類依次登記，同時(shí)將文件辦理過(guò)程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡(jiǎn)要記載在同一登記簿上。

　　(2)分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，工委文件、管委會(huì)文件、省、州、縣各部門文件等。收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書(shū)人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，不得漏項(xiàng)，不得出現(xiàn)重號(hào)和跳號(hào)現(xiàn)象。

　　(二)審核工作是收文辦理的關(guān)鍵做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來(lái)文機(jī)關(guān)行文的錯(cuò)誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時(shí)、有效辦理。在實(shí)際工作中，我們常常會(huì)碰到這樣的情況，有的下級(jí)來(lái)文是請(qǐng)求批復(fù)的，但是由于把“請(qǐng)示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”，致使請(qǐng)示事項(xiàng)得不到及時(shí)答復(fù)。因?yàn)?ldquo;請(qǐng)示”是要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的，而“報(bào)告”可不答復(fù);有的文件由于沒(méi)有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會(huì)簽，而延誤了發(fā)揮效用的時(shí)間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件;有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時(shí)辦理。因此，加強(qiáng)審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。

　　(三)承辦是收文辦理的重點(diǎn)首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見(jiàn)，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時(shí)間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實(shí)。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)返回交辦的文秘部門并說(shuō)明理由。公文辦理過(guò)程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來(lái)文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見(jiàn)，邀請(qǐng)協(xié)辦部門會(huì)商會(huì)簽，再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見(jiàn)歸納整理，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)再次會(huì)商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見(jiàn)，要做到及時(shí)、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報(bào)請(qǐng)一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機(jī)關(guān)或來(lái)文機(jī)關(guān)。需要說(shuō)明的是，處理意見(jiàn)或處理結(jié)果是代表一定的機(jī)關(guān)和部門的，決不能以個(gè)人名義答復(fù)問(wèn)題。另外，為了加快文件處理速度，提高機(jī)關(guān)工作效率，對(duì)于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦。收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)反饋辦理結(jié)果。