知識(shí)管理項(xiàng)目開展過程中，經(jīng)常會(huì)引發(fā)知識(shí)管理與知識(shí)管理廣義范疇的重要組成部分，并且在知識(shí)管理中所扮演的角色和所發(fā)揮的作用仍然是至關(guān)重要的，不能僅僅看到文檔管理對(duì)象的知識(shí)特征。文檔管理在知識(shí)管理中的重要性，主要體現(xiàn)為以下三個(gè)方面：

　　顯性知識(shí)的管理是知識(shí)管理最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)內(nèi)容

　　文檔管理的企業(yè)各類重要顯性知識(shí)文檔，是企業(yè)知識(shí)管理最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)內(nèi)容。美國Delphi咨詢集團(tuán)的一項(xiàng)調(diào)查表明，在組織所獲取的知識(shí)中，大約46%是以文本和電子文檔的形式存在的。企業(yè)文檔作為企業(yè)活動(dòng)的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事各項(xiàng)活動(dòng)過程中獲得的認(rèn)識(shí)、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)知識(shí)的“沉淀容器”。又如IBM Lotus公司在其企業(yè)知識(shí)管理軟件產(chǎn)品白皮書中所說：“文檔是知識(shí)的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識(shí)，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識(shí)，正是知識(shí)管理的一個(gè)主要目標(biāo)。”

　　顯性化管理知識(shí)是知識(shí)管理的重要手段和途徑

　　隱性知識(shí)是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的源泉。但是由于隱性知識(shí)存儲(chǔ)于企業(yè)員工個(gè)人的大腦之中，相對(duì)于顯性知識(shí)來說，實(shí)現(xiàn)共享的難度較大。促進(jìn)隱性知識(shí)顯性化是隱性知識(shí)管理的主要策略，促使隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)一直是知識(shí)管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。企業(yè)文檔管理，控制著組織內(nèi)部所有文檔的生成、辦理、日常保管和利用，是隱性知識(shí)向顯性知識(shí)轉(zhuǎn)換的重要渠道，此外，企業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、操作說明書、業(yè)務(wù)指南和員工手冊(cè)等都是企業(yè)文檔管理的重點(diǎn)內(nèi)容，這些也都是隱性知識(shí)顯現(xiàn)化的成果。因此，文檔管理對(duì)組織能否實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理至關(guān)重要。

　　文檔管理的嚴(yán)謹(jǐn)特性是對(duì)知識(shí)管理共享特性的有力補(bǔ)充

　　知識(shí)管理的核心在于知識(shí)信息匯集、共享與應(yīng)用，是鼓勵(lì)全員參與的管理活動(dòng)，因而難以用嚴(yán)格的制度約束去保障所有匯聚的知識(shí)信息的高價(jià)值、嚴(yán)格時(shí)效特性等。嚴(yán)格的制度控制與行為規(guī)范約束本身并不利于知識(shí)共享行為的產(chǎn)生，不利于激發(fā)員工的知識(shí)創(chuàng)新應(yīng)用，不符合知識(shí)管理創(chuàng)新目標(biāo)要求。而文檔管理，尤其是企業(yè)檔案管理，已經(jīng)形成一套嚴(yán)格的管理體系，作為企業(yè)運(yùn)營管理中的一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程來運(yùn)轉(zhuǎn)。文檔管理人員投入相當(dāng)?shù)木Υ_保了文檔的及時(shí)分類、整理、編輯與傳遞，科學(xué)歸檔保管，并有嚴(yán)格的安全控制策略與權(quán)限管理措施，確保企業(yè)核心資料的安全。企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它們甚至能起到至關(guān)重要的憑證作用。正是由于這一特性，企業(yè)檔案還可以成為保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器。

　　知識(shí)管理正是以有效的文檔管理為基礎(chǔ)，在企業(yè)重點(diǎn)領(lǐng)域顯性知識(shí)規(guī)范和結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)條件下，拓展知識(shí)管理在知識(shí)流轉(zhuǎn)共享應(yīng)用環(huán)節(jié)、隱性知識(shí)管理、知識(shí)文化培育等方面的創(chuàng)新應(yīng)用，企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的管理才能更有保障，企業(yè)知識(shí)的運(yùn)作與流動(dòng)才能更高效。