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辦公總務管理系統(tǒng)--會議管理制度

2007/11/17 15:08:00 來源: 世界經理人評論(0)41829

    會議管理要領

      (一)提高會議成效的要領

     1.要嚴格遵守會議的開始時間。

     2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。

     3.要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。

     4.在會議進行中要注意如下事項:
     (1)發(fā)言內容是否偏離了議題?
     (2)發(fā)言內容是否出于個人的利害?
     (3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言呢?
     (4)是否發(fā)言者過于集中于某些人呢?
     (5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人呢?
     (6)是否某個人的發(fā)言過于冗長呢?
     (7)發(fā)言的內容是否朝著結論推進呢?

     5.應當引導在預定時間內做出結論。

     6.在必須延長會議時間時,應取得大家的同意,并決定延長的時間。

     7.應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。

     8.應當把決議付諸實行的程序理出,加以確認。


     (二)會議禁忌事項

     1.發(fā)言時不可長篇大論,滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

     2.不可從頭到尾沉默到底。

     3.不可取用不正確的資料。

     4.不要盡談些期待性的預測。

     5.不可做人身攻擊。

     6.不可打斷他人的發(fā)言。

     7.不可不懂裝懂,胡言亂語。

     8.不要談到抽象論或觀念論。

     9.不可對發(fā)言者吹毛求疵。

     10.不要中途離席。

     企業(yè)會議管理制度

      (一)總則
     為改進作風,減少會議、縮短會議時間,提高會議質量,特制訂本制度。

     (二)會議分類及組織
     第一條 全廠會議歸納為四類:

     1.廠級會議:主要包括黨政領導(擴大)會,全廠干部會、全廠班組長會、全廠黨員大會、全廠團員大會、全廠職工大會,全廠技術人員會以及各種代表大會。應分別報請黨委或廠部批準后,由黨、政、工、團等辦事部門分別負責組織召開。

     2.專業(yè)會議:系全廠性的技術、業(yè)務綜合會(如經營活動分析會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全工作會等),由分管廠領導批準,主管業(yè)務科室負責組織。

     3.系統(tǒng)和部門工作會:各車間、科室、支部召開的工作會(如車間辦工會、科務會、支部會、車間(科室)職工大會等)由各車間科室、支部領導決定召開并負責組織。

     4.班組(小組)會:由各黨、工、團小組長或行政班組長決定并主持召開。

     第二條 上級或外單位在我廠召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等)或廠際業(yè)務會(如聯(lián)營洽談會,用戶座談會等)一律由廠辦受理安排,有關業(yè)務對口科室協(xié)作作好會務工作。
 
 
     (三)會議安排
     第三條 例會的安排。
     為避免會議過多或重復,全廠正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下:

     1.行政技術會議

     (1) 廠長辦公會:
     研究、部署行政工作,討論決定全廠行政工作重大問題。

     (2)廠務會:
     總結評價當月生產行政工作情況,安排布置下月工作任務。

     (3)班組長以上干部大會(或全廠職工大會):
     總結上季(半年、全年)工作情況、部署本季(半年、新年)工作任務,表彰獎勵先進集體、個人。

     (4)經營活動分析會:
     匯報、分析工廠計劃執(zhí)行情況和經營活動成果,評價各方面的工作情況,肯定成績,揭露矛盾,提出改進措施,不斷提高工廠經濟效益。

     (5)質量分析會:
     匯報、總結、上月產品質量情況,討論分析質量事故(問題)、研究決定質量改進措施。

     (6)安全工作會(含治安、消防工作):
     匯報總結前季安全生產、治安、消防工作情況,分析處理事故,檢查分析事故隱患,研究確定安全防范措施。

     (7)技術工作會(含生產技術準備會)
     匯報、總結當月技術改造、新產品開發(fā)、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃完成情況,布置下月技術工作任務、研究確定解決有關技術問題的措施方案。

     (8)生產調度會:
     調度、平衡生產進度、研究解決各車間科室不能自行解決的重大問題。

     (9)科務會:
     檢查、總結、布置工作。

     (10)車間辦公會:
     檢查、總結、布置工作。

     (11)班組會:
     檢查、總結、布置工作。

     (12)班組(科室)班前會:
     對先天工作進行講評,布置當日工作任務和注意事項。

     2.各類代表大會

     (1)職工代表大會:
     (2)車間(部門)職工大會(或職工代表小組會):
     (3)黨員代表大會:
     (4)團員代表大會:
     (5)科協(xié)會員代表大會:
     (6)企協(xié)會員代表大會:

     3.民主管理會議
     (1)工廠管理委員會:
     (2)廠長、黨委書記、工會主席聯(lián)席會:
     (3)生產管理委員會:
     (4)生活福利委員會:

     4.論文、成果發(fā)布會。
     (1)科協(xié)年會:
     (2)企協(xié)年會:
     (3)政治思想政治工作研究會年會:
     (4)廠QC成果發(fā)布會:
     (5)科技成果發(fā)布會:
     (6)信息發(fā)布會:
     (7)企管成果發(fā)布會:

     第四條 其他會議的安排:

     凡涉及多個車間(科室)負責人參加的各種會議,均須于會議召開前××經部門或分管廠領導批準后,分別報兩辦匯總,并由廠辦統(tǒng)一安排,方可召開。

     第五條 廠辦每周六應將全廠例會和各種臨時會議,統(tǒng)一平衡編制會議計劃并訂印發(fā)到廠領導和各車間、科室及有關服務人員。

     第六條 凡廠辦已列入會計計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的其他會議時,召集單位應提前2天報請廠辦調整會議計劃。未經廠辦同意,任何人不得隨便打亂正常會議計劃。

     第七條 對于準備不充分、或重復性、或無多大作用的會議,廠辦有權拒絕安排。

     第八條 對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議,廠辦有權安排合并召開。

     第九條 各部門會期必須服從全廠統(tǒng)一安排,各部門小會不應安排在全廠例會同期召開,(與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外)應堅持小會服從大會,局部服從整體的原則。

     (四)會議的準備

     第十條 所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別作好有關準備工作。(包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱,發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、備好坐位、茶具茶水、獎品、紀念品,通知與會人等)。


 

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