工作經(jīng)驗豐富了，參與的項目多了，我們的電腦中是不是有很多有價值的文檔?但是當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)有一天需要這些文檔時，它們卻不知道跑到哪里去了，我們是不是有過這種痛苦的經(jīng)歷?或者我們平時沒有養(yǎng)成寫文檔的習(xí)慣，但是 
，當(dāng)我們以后再碰到類似的問題時，才發(fā)現(xiàn)好記性不如爛筆頭，不得不重新開始研究問題。確實，我們做IT工作的，平時工作筆記就是我們的財富，我們不能把他們放在一邊不管。其實，這都是因為我們沒有養(yǎng)成一個好的文檔管理習(xí)慣所造成。

　　當(dāng)然，要養(yǎng)成一個好的工作習(xí)慣，不是一件容易的事情，畢竟江山易改，本性難移動呀。我本人也是花費了近三年的時間，才養(yǎng)成了好的文檔管理習(xí)慣。現(xiàn)在我把我這幾年在文檔管理上摸索出來的好的經(jīng)驗與失敗的教訓(xùn)共享出來，或許對大家有所幫助。

　　一、 一事一記，平時功課不可荒廢。

　　我工作到現(xiàn)在，也已經(jīng)好幾個年頭了，在CIO這個位置上，時間也比較長了。但是，在現(xiàn)在工作中，也經(jīng)常會遇到一些困難。如昨天我在維護活動目錄的時候，遇到了一個問題，活動目錄里面有個OU不知道怎么回事情，脫離了域的控制，在域上設(shè)置的管理策略，不能被OU其作用了。當(dāng)然，OU設(shè)置上，已經(jīng)設(shè)置為繼承。跟同事研究了好久，才知道問題的所在。問題解決之后，雖然已經(jīng)晚上八點多了，但是，我還是加班了半個小時，把問題的現(xiàn)象與解決方法詳細(xì)的記錄了下來。在以后可能還會遇到類似的問題，那我就不用再費心從頭開始做了，只需要翻翻這份資料，可能就會輕松的解決問題。

　　但是，我一開始工作的時候，沒有這個習(xí)慣。那時我還是公司下面的一個維護網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)員。我的上司多次提醒我，平時要寫工作文檔，問題解決一個，寫一份文檔，以方便以后參考。但是，我都當(dāng)作耳邊風(fēng)。有個事情我記得非常的清楚。那是我們采用的是LINUX系統(tǒng)，而我們公司的文件都是存在LINXU服務(wù)器上。LINUX要訪問LINXU的文件服務(wù)器不是很方便，要在命令行上把服務(wù)器上的共享文件價掛上去。我剛開始還不懂，問了經(jīng)理才知道怎么掛，但是我沒有做任何記錄;一個月后，我有遇到了類似的問題，我再去向經(jīng)理求教時，他就說我了，“不是跟你說過了嗎，怎么又不會了”，他讓我自己去查;沒辦法，我在網(wǎng)上找了好久，也問了好多人，才知道如何解決。從這個事件之后，我就學(xué)乖了，開始慢慢寫工作總結(jié)，在工作上遇到任何問題，我就會詳細(xì)的記錄下來，該如何解決及注意事項。我的知識、技能在慢慢的增長、積累，我經(jīng)理也越來越看重我。我經(jīng)理跳槽之后，我就順理成章的做上了他的位置。

　　所以，不要太過于相信我們的大腦。俗話說，好記性不如爛筆頭。在平時，就要養(yǎng)成做筆記的好習(xí)慣，如此，我們才會有進步。在以后遇到類似問題時，我們就不用再求人了。

　　二、 要注意文檔的完整性與版本控制。

　　有時候我們解決某個問題，可能不是一次性完成，而是分了好多次才解決的。每次取得一個小的進步之后，我們都要做詳細(xì)的記錄。該記錄要隨著問題的進展，逐步的更新。但是，我以前的話，不是這么做的。我以前遇到這類問題時，喜歡在問題解決時一次性做總結(jié)，但是，如此的話，時間過的久，一些細(xì)節(jié)問題可能就會忘掉，無法記錄。有時候，我也會每次記錄一個文檔，如此，一個問題分次解決下來，就有多個文檔記錄，一對多，不是很好的記錄習(xí)慣。

　　現(xiàn)在我再這方面有了改進。如前幾天，財務(wù)用戶向我提了一個意見。財務(wù)現(xiàn)在在使用ERP系統(tǒng)，他們要用到進貨明細(xì)表這分報表。而以前因為這份報表是給倉庫用的，所以，在上面沒有帶出采購單上的價格。當(dāng)財務(wù)用戶提出需求后，我就通過自定義報表的功能，給他們實現(xiàn)了這個需求，并寫了具體的解決方案。但是，用著用著我發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在倉庫人員也可以看到采購價格了，這跟我們公司的價格管控制度不符合。我們公司規(guī)定，倉庫人員是不能夠看到采購價格的。如此，我又在權(quán)限上做了調(diào)整。這次這個權(quán)限問題的解決，我不是另寫文檔，而是直接在原由文檔上進行更改，做了補充。如此，這個財務(wù)需求的解決都只在一個文檔上反映，以后若出現(xiàn)什么問題的話，我們也就不需要翻看多個文檔記錄。

　　三、 要讓手下也養(yǎng)成這個工作習(xí)慣。

　　我們不僅自己要養(yǎng)成勤與總結(jié)的習(xí)慣，而且，還要讓我們的手下也養(yǎng)成這個習(xí)慣。為什么呢?我們假設(shè)現(xiàn)在你有一個手下在負(fù)責(zé)郵件系統(tǒng)這個項目。公司現(xiàn)在要實施一個內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，而你又抽不開身，所以，只好委托你手下負(fù)責(zé)這個郵件項目。那對于這個郵件項目的整個過程，你當(dāng)然都希望有完整的文檔記錄，包括在實施過程中遇到的問題、用戶需求的始末等等。如此，即使以后這位員工離職后，你也可以憑這這份資料，維護郵件系統(tǒng)。不然的話，等這位員工跳槽之后，你維護郵件系統(tǒng)就會很麻煩，至少要花很長的一段時間去學(xué)習(xí)他。其實，這種情況，我們只要平時注意一點，督促手下多寫寫文檔，都是可以避免的。

　　不過，人總是自私的，即使你手下做了記錄，但是，這些記錄對他來說，是寶貴的財富，他還可能不那么情愿貢獻(xiàn)出來。我以前也是如此，我想每個人都會有這種想法，那怎么辦呢?我們就要制定一個制度。我現(xiàn)在的做法是，員工的文檔制作直接跟他們的考核相關(guān)。我們現(xiàn)在一個月做一次考核，對平時的工作執(zhí)行量化。你這個月做了哪些工作，都要詳細(xì)記錄。這是我們公司的要求，我還額外增加了一條，你所做的工作，如OA系統(tǒng)維護，除了要寫當(dāng)月進行了哪些維護之外，還必須附上詳細(xì)的記錄，如發(fā)現(xiàn)了什么問題，怎么解決的，等等。這些文檔不僅是員工的財富，也是公司的財富。你人可以走，但是這些經(jīng)驗必須給我留下。

　　所以，我們不僅要自己養(yǎng)成好的文檔記錄習(xí)慣，而且，還要讓手下也養(yǎng)成這個習(xí)慣，并且要讓其共享出來，成為公司共有的財富。