早例會幾乎每天都開，如果管理者無法調(diào)動起員工的興趣，反而會讓其成為浪費時間的事情，所以說，控制好會議的時間和氣氛是管理者有效利用會議、對員工實施激勵的有效手段。

　　會議主持人控制會議的時間和氣氛的三大技巧

　　會議時間過長，勢必會讓員工“打疲勞戰(zhàn)”，如果時間過短，又無法將需要討論的事情說清楚，那么，到底多長時間才算適合呢?經(jīng)過調(diào)查表明，例會最佳時長為22分鐘，想要將所以內(nèi)容都壓在這22分鐘之內(nèi)，管理者還需要經(jīng)過仔細考量。

　　此外，良好的會議氣氛也是非常關鍵的，管理者要注意每個與會人員的情緒，如果他們出情緒低落的情況，應當及時調(diào)整會議進程。

　　G先生是某品牌服裝店的負責人，每周五，他都要召集銷售員召開例會，他的習慣是：會議不超過30分鐘。

　　為了提高會議的高效性，G先生事先準備好會議資料，這些資料都是在審核各項銷售報表后編制出來的，很具有說服力。

　　G先生是個很幽默的人，會議進行的過程中，他總是能調(diào)動起員工的積極性，還常常與他們進行互動，在員工看來，參加例會并不是一件枯燥的事情。

　　從案例看來，當管理者做了充分準備后，會議的效率就會得到相應提高，在盡可能短的時間里，將要解決的事情處理完，此外，想要調(diào)動員工的積極性，還得運用一些技巧：

　　技巧一，會議準備要充分。想要提高會議的效率，管理者必須做好一切準備工作，例如：提前2-3天通知員工開會，在會議開始前分析員工遞交上來的銷售報表，不要在會上看，不僅浪費時間，也很不容易發(fā)現(xiàn)其中的問題，分析完報表，應當將需要同員工討論的問題列出來，供會議期間使用，如果管理者覺得有必要，也可以將整理出來的問題先發(fā)給員工瀏覽。

　　技巧二，注意會議的主題，分階段進行。會議開始前，管理者要先告訴大家這次會議的主題，這不僅是一種習慣，也是提高會議效率的方式，當員工都了解了會議的主題，就避免出現(xiàn)“跑題”的情況。

　　值得一提的是，管理者可以將會議分成若干階段，分類的標準可以視情況而定，每完成一個階段的討論，都要把之前的問題放一邊，進行下一個階段。

　　技巧三，與員工互動。很多學員為如何控制會議氣氛而絞盡腦汁，其實，你可以用與員工互動的方式，他們之所以覺得會議“難熬”，是因為他們認為會議好想管理者一個人的“獨角戲”，自己無法參與進來，如果能夠與員工進行互動，就會避免出現(xiàn)這方面問題。

　　注意控制會議時間和氣氛的技巧，有助于你提高會議的效率，當例會真的起到激勵員工的作用。

　　早、中、晚會會議召開技巧

　　根據(jù)不同情況，管理者會選擇在不同時間開會，由于受到各種因素的影響，員工在這三種類型的會議上，會產(chǎn)生不同表現(xiàn)，你可以通過以下案例觀察得出：

　　11月1日，早上8點，店長王先生組織員工開會，就昨天門店發(fā)生的事情進行討論，他要求員工在今后的工作中，一定要表現(xiàn)出積極的態(tài)度，打起精神來，因為早上還是很多事情，所以晨會只進行了十分鐘。

　　11月5日，中午1點，會議室，王先生就近幾天門店發(fā)生的問題，同員工進行討論，會上，王先生盡量讓員工發(fā)言，他則來評價員工的想法。

　　11月12日，下班后，王先生讓員工留下來開會，因為剛剛接到公司的通知，各終端要舉行促銷活動，王先生安排了每位員工負責什么工作，并且要求他們回家先制定一份計劃，明天交給他，整個晚會用了15分鐘。

　　從案例中看出，召開晨會、午會、晚會不能用一成不變的方式，應當根據(jù)員工當時的實際情況，對會議的方式進行適當調(diào)整，盡可能督促員工保持全神貫注，那么，管理在主持晨會、午會、晚會的過程中，都要注意哪些細節(jié)呢?你可以參考我的觀點：

　　首先，晨會。晨會一般在員工剛剛上班的時候召開，這時候，員工都還沒有完全進入工作狀態(tài)，情緒比較慵懶。所以，晨會一般會說前一天發(fā)生的事情，而不會提及時間比較久遠的事情。晨會中提到的問題一般都比較有代表性，為了督促員工早點進入工作狀態(tài)。

　　其次，午會。下午時段召開的會議，一般處在員工狀態(tài)較好的時候，經(jīng)過一個早上的適應和午休的調(diào)整，員工情緒較高，也是最容易集中精力的時候，管理者不妨將重要事宜放午會上說，并且與員工形成互動，提高會議的有效性，可以在會上多發(fā)問，甚至進行“腦筋風暴”。

　　最后，晚會。這種類型的會議一般在下班之后召開，多半是管理者剛剛接到某個通知，開晚會做到內(nèi)容簡明扼要，并且語言表達清晰，管理者可以多一些陳述性的語言，少與員工互動，因為他們都希望能早點下班，所以，當管理者說明事情的經(jīng)過后，應當立刻散會。

　　主持不同會議，管理者應當用不同的技巧，才能保證會議的有效性。

　　門店會議達成內(nèi)容跟進四步驟

　　會議是針對問題，提出解決辦法的過程，但是，這些會議達成內(nèi)容是需要管理者進行跟進的，如果沒有處理好這項工作，會議就“白開了”。

　　高先生是某品牌服裝店的負責人，在上周的例會上，解決了采購部和銷售部的溝通分歧，為此兩個部門達成共識：今后采購商品時，采購員先拿一些樣品回來，讓銷售員看一下是否可以進貨，或是由一名銷售員同采購員一同跑市場，這名銷售員再回來與同事商量，確定這些衣服是否為暢銷款在決定。

　　高先生看到，兩個部門正安排既定的方法處理工作，部門員工之前沒有分歧，而是心平氣和地溝通，高先生覺得很不錯。

　　但是，日常工作中，并不是每個門店都能嚴格執(zhí)行會議上達成的共識，需要管理者進行跟進，這個跟進的過程，一般分為四個步驟：

　　第一步，查看是否執(zhí)行。對于會議中達成的共識，管理者應當在會議日后幾天進行調(diào)查，查看員工是否按規(guī)定執(zhí)行。

　　第二步，確認執(zhí)行效果。管理者還要關注員工的執(zhí)行結果，并適時給予指導。

　　第三步，歸入日常流程。如果確定這種方法可以長期使用，不妨歸入日常流程中。

　　第四步，定期進行檢查。在之后的工作里，要定期檢查該制度的完成情況，并與員工考核聯(lián)系起來。