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     會(huì)務(wù)性工作

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    1.會(huì)議的籌備。舉行任何會(huì)議，皆須先行確定其主題（包括會(huì)議名稱）。這是會(huì)前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體已經(jīng)確定了的。負(fù)責(zé)籌備會(huì)議的工作人員，則應(yīng)圍繞會(huì)議主題，將領(lǐng)導(dǎo)議定的會(huì)議的規(guī)模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專門班子，明確分工，責(zé)任到人。

    2.通知的擬發(fā)。按常規(guī)，舉行正式會(huì)議均應(yīng)提前向與會(huì)者下發(fā)會(huì)議通知。它是指由會(huì)議的主辦單位發(fā)給所有與會(huì)單位或全體與會(huì)者的書面文件，同時(shí)還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件。在這方面主要應(yīng)做好兩件事。

    其一，擬好通知。會(huì)議通知一般應(yīng)由標(biāo)題、主題、會(huì)期、出席對(duì)象、報(bào)到時(shí)間、報(bào)到地點(diǎn)以及與會(huì)要求等七項(xiàng)要點(diǎn)組成。擬寫通知時(shí)，應(yīng)保證其完整而規(guī)范。

    其二，及時(shí)送達(dá)。下發(fā)會(huì)議通知，應(yīng)設(shè)法保證其及時(shí)送達(dá)，不得耽擱延誤。

    3.文件的起草。會(huì)議上所用的各種文件材料，一般應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會(huì)議文件，主要有會(huì)議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報(bào)告、大會(huì)決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應(yīng)在與會(huì)者報(bào)到時(shí)就要下發(fā)。

    4.常規(guī)性準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作時(shí)，往往有必要對(duì)一些會(huì)議所涉及的具體細(xì)節(jié)問題，做好充分的準(zhǔn)備工作。

    其一，做好會(huì)場的布置。對(duì)于會(huì)議舉行的場地要有所選擇，對(duì)于會(huì)場的桌椅要根據(jù)需要作好安排，對(duì)于開會(huì)時(shí)所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備和多媒體設(shè)備等，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試檢查。

    其二，根據(jù)會(huì)議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門、公安保衛(wèi)部門進(jìn)行通報(bào)。

    其三，會(huì)議用品的采辦。有時(shí)，一些會(huì)議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補(bǔ)充、采購。

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    1.例行服務(wù)。會(huì)議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會(huì)場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì)的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺(tái)同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對(duì)于與會(huì)者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求必應(yīng)。

    2.會(huì)議簽到。為掌握到會(huì)人數(shù)，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，凡大型會(huì)議或重要會(huì)議，通常要求與會(huì)者在入場時(shí)簽名報(bào)到。會(huì)議簽到的通行方式有三：一是簽名報(bào)到，二是交券報(bào)到，三是刷卡報(bào)到。負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的人員，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議的負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)。

    3.餐飲安排。舉行較長時(shí)間的會(huì)議，一般會(huì)為與會(huì)者安排會(huì)間的工作餐。與此同時(shí)，還應(yīng)為與會(huì)者提供衛(wèi)生可口的飲料。會(huì)上所提供的飲料，最好便于與會(huì)者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對(duì)方。如果必要，還應(yīng)為外來的與會(huì)者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。

    4.現(xiàn)場記錄。凡重要的會(huì)議，均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等。可單用某一種，也可交叉使用。

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