機(jī)關(guān)應(yīng)用文有著較強(qiáng)的書面語(yǔ)言的語(yǔ)體色彩。

　　(1)平實(shí)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是為了解決實(shí)際問題而說服讀者的，不是用形象化的描繪去感染讀者。因此在閱讀中，不包含欣賞的因素。這種特點(diǎn)的突出表現(xiàn)是：實(shí)在，不用烘托、渲染等手法，而是實(shí)實(shí)在在地寫下去;質(zhì)樸，如實(shí)地表現(xiàn)事物的本來面目，不允許藝術(shù)夸張;通俗，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的用詞造句，都應(yīng)當(dāng)力求大眾化，避免用生僻晦澀的字句。

　　(2)得體。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語(yǔ)言要和作者的身份、讀者對(duì)象、所要達(dá)到的目的，以及客觀環(huán)境和諧一致，恰到好處。說什么，不說什么，說到什么程度，用什么語(yǔ)氣，選擇什么詞匯，都要考慮最后的效果。要做到得體，還應(yīng)當(dāng)和所寫的文件的體例相符。報(bào)喜祝捷要熱烈歡快，頒布政策法令應(yīng)莊重嚴(yán)肅，批駁錯(cuò)誤觀點(diǎn)要有理有力，提出希望要求應(yīng)平和委婉等。比如，請(qǐng)示性公文，用語(yǔ)要謙恭，講究禮貌，結(jié)尾多使用“望”、“請(qǐng)”、“給以指示”等等，以表示下級(jí)對(duì)上級(jí)的尊重。不能用“必須”、“如此”之類很硬、很大的口氣。而指示，則要嚴(yán)謹(jǐn)、周密、明確，不能寫成乞求式的文章。命令的用語(yǔ)，則必須斬釘截鐵，毫不含混。

　　(3)確切。機(jī)關(guān)應(yīng)用文多是用來反映情況、指導(dǎo)工作的，一詞一句，一個(gè)概念，都必須有確定的含義，只能有一種解釋，不能有多種解釋;更不能給那些善于從文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我們的文件使人讀了產(chǎn)生歧義，那就必然造成思想混亂，給工作帶來?yè)p失。

　　(4)概括。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的用語(yǔ)要求簡(jiǎn)捷明快，因此應(yīng)當(dāng)特別注重使用論斷性語(yǔ)言、綜合性語(yǔ)言、群眾性語(yǔ)言。在總結(jié)、決定、決議、指示等機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，要善于運(yùn)用論斷性語(yǔ)言。這樣做，第一可以增強(qiáng)文件的說理性和說服力;第二可以增強(qiáng)文件的無可辯駁、不容置疑的權(quán)威性;第三可以用較少的文字說明比較多的、比較深刻的道理。

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　　應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)和個(gè)人在日常工作、生活中，為處理公私事務(wù)而常用的具有明道、交際、信守、致用功能和約定俗成體式的一種文字書寫載體。

　　今天我們所講的應(yīng)用文，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文。黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)的管理部門，都離不開交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)示匯報(bào)工作，并就自己職權(quán)范圍以內(nèi)的有關(guān)事宜，作出決定，下達(dá)指示。把這些工作的意圖，設(shè)想、過程、結(jié)果等等，用書面語(yǔ)言表現(xiàn)出來的文體，通常叫機(jī)關(guān)應(yīng)用文。

　　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的概念比公文的概念更加寬泛。公文是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在其行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書。公文的基本特征是：法定的作者、權(quán)威性和程式化。公文是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的重要組成部分。

　　應(yīng)用文重在“應(yīng)用”二字，“應(yīng)”是對(duì)應(yīng)、適應(yīng)、應(yīng)承、應(yīng)制、應(yīng)付的意思;“用”是派用、需用、運(yùn)用、實(shí)用的意思。應(yīng)用文寫作就是應(yīng)主體需用、客體實(shí)用的文稿寫作。