外事文書是國(guó)與國(guó)之間，外交代表機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門進(jìn)行對(duì)外交涉和禮儀往來(lái)的書信形式。它必須完全體現(xiàn)國(guó)家當(dāng)前的對(duì)外方針政策和有關(guān)法規(guī)。即使是禮節(jié)性函件，如果格式、行文或內(nèi)容不合常規(guī)，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國(guó)家關(guān)系。

      因此，在外事文書的草擬和發(fā)送方面要求很嚴(yán)格，要做到文字嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，客套用語(yǔ)和格式合乎慣例。同時(shí)，收發(fā)文要及時(shí)，尤其是外交上的文書往來(lái)，收下回復(fù)或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態(tài)度，不能有半點(diǎn)馬虎。

　　幾種外事文書

　　1.照會(huì)

　　照會(huì)指國(guó)家之間用于外交方面有關(guān)事宜的通知，有關(guān)問題的交涉，外交禮儀的表示以及對(duì)某一問題的正式表態(tài)等方面的外交往來(lái)文書。按其重要程度分有正式照會(huì)和普通照會(huì)兩種。

　　正式照會(huì)由國(guó)家元首、政府首腦、外交部長(zhǎng)、大使、代辦、臨時(shí)代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱寫成，一般不蓋機(jī)關(guān)印章。普通照會(huì)由外交機(jī)關(guān)（外交部）或外交代表機(jī)關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，如蓋機(jī)關(guān)印章，一般不簽字。但有的國(guó)家要求加蓋印章后再由使節(jié)或授權(quán)的外交官簽名。正式照會(huì)和普通照會(huì)的區(qū)別主要在于它們使用范圍不同。

　　正式照會(huì)用于：一是重大事情的通知。如國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，對(duì)某國(guó)承認(rèn)、斷交、復(fù)交等事項(xiàng)的正式通知。二是重要問題的交涉。如建議締結(jié)或修改條約，建議召開雙邊、多邊國(guó)際會(huì)議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國(guó)財(cái)產(chǎn)，國(guó)家元首、政府首腦的訪問以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟(jì)等重要問題的交涉。三是隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。四是為了表示對(duì)某一件事的特別重視，也有使用正式照會(huì)的。

　　普通照會(huì)用于進(jìn)行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)和交際往來(lái)。由于外事文書日趨簡(jiǎn)化，普通照會(huì)的使用范圍也越來(lái)越廣，政府之間關(guān)于重要問題的來(lái)往，現(xiàn)在也多使用普通照會(huì)。

　　普通照會(huì)以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當(dāng)?shù)馗魍饨淮頇C(jī)關(guān)的，亦稱通告照會(huì)。例如，外交部用以向外交團(tuán)發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會(huì)，以及各外交代表機(jī)關(guān)用以通知大使、臨時(shí)代辦離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類通告照會(huì)可油印，受文機(jī)關(guān)可寫“各國(guó)駐××國(guó)外交代表機(jī)關(guān)”。

　　2.對(duì)外函件

　　對(duì)外函件（包括外交函件），指國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、外交人員以及政府各部門各機(jī)構(gòu)寫給外國(guó)相應(yīng)人員與機(jī)構(gòu)的書信。根據(jù)內(nèi)容情況，凡涉及重要內(nèi)容的，為正式函件；凡屬事務(wù)性和禮節(jié)性的內(nèi)容，并由有關(guān)人員簽署的國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和外交代表之間的親筆簽名信應(yīng)屬外交函件。

　　3.備忘錄

　　備忘錄是一國(guó)與別國(guó)外交代表機(jī)關(guān)之間使用的代表本國(guó)政府對(duì)某一事件或問題進(jìn)行外交交涉時(shí)，說(shuō)明有關(guān)事實(shí)、立場(chǎng)和法律的觀點(diǎn)，或者辯駁對(duì)方觀點(diǎn)，或者重申某些外交會(huì)談內(nèi)容等的一種外交文書。備忘錄可面交或送交對(duì)方，無(wú)客套語(yǔ)、致敬語(yǔ)，開頭就敘述事實(shí)。在會(huì)談或交涉中為了對(duì)方便于記錄談話的內(nèi)容避免誤解，可預(yù)先寫成備忘錄面交對(duì)方，也可在談話后將要點(diǎn)用備忘錄送交對(duì)方。為了敘述事實(shí)或陳述、補(bǔ)充自己的觀點(diǎn)、意見或駁復(fù)對(duì)方的觀點(diǎn)、意見，如果用照會(huì)過(guò)于鄭重時(shí)，可使用備忘錄。有時(shí)為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。

　　備忘錄也可以作為正式照會(huì)或普通照會(huì)的附件。

　　面交的備忘錄，不編號(hào)、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號(hào)、寫抬頭、要蓋章。有的標(biāo)上“備忘錄”三字。

　　4.外事電報(bào)

　　外事電報(bào)指各級(jí)國(guó)家部門、機(jī)構(gòu)及人員同外國(guó)相應(yīng)機(jī)構(gòu)及人員進(jìn)行外事往來(lái)，為祝賀、慰問、吊唁及備種事務(wù)性聯(lián)系而制發(fā)的一種簡(jiǎn)要文書。抬頭應(yīng)寫清受電人國(guó)名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發(fā)電人職銜、全名或機(jī)構(gòu)名稱和發(fā)報(bào)地點(diǎn)。

　　外事文書的文體要求

　　使用外事文書首先要注意格式，不要用錯(cuò)。如外長(zhǎng)和外交代表使用正式照會(huì)，不要用普通照會(huì)的格式，非外交代表機(jī)構(gòu)使用對(duì)外函件，不要用照會(huì)格式等等。

　　人稱要與文書格式相適應(yīng)。正式照會(huì)、外交函件、電報(bào)均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會(huì)一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對(duì)方也用第三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機(jī)關(guān)的名稱。以機(jī)構(gòu)名義書寫的對(duì)外函件也用第三人稱。

　　簽署者與受文者要相適應(yīng)，即人對(duì)人、單位對(duì)單位。如：正式照會(huì)是人對(duì)人，普通照會(huì)是單位對(duì)單位。在個(gè)人對(duì)個(gè)人的外交文書中講究身份對(duì)等，如總理對(duì)總理，外長(zhǎng)對(duì)外長(zhǎng)。但也有特殊情況，如大使作為國(guó)家的全權(quán)代表可對(duì)外長(zhǎng)、總理、元首，而代辦一般只對(duì)外長(zhǎng)。其他的對(duì)外函件可根據(jù)實(shí)際情況書寫。

　　客套用語(yǔ)要與格式相適應(yīng)。如普通照會(huì)開頭的“×××向×××致意”這一客套用語(yǔ)不能用作個(gè)人函件中的開頭語(yǔ)，非對(duì)外機(jī)關(guān)發(fā)的對(duì)外文書也不用這一套語(yǔ)，照會(huì)結(jié)尾的致敬語(yǔ)使用時(shí)要注意與對(duì)方的身份、關(guān)系和場(chǎng)合相適應(yīng)。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務(wù)性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語(yǔ)不能自成一頁(yè)，應(yīng)緊跟正文后面另起一段。

　　稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)則可用簡(jiǎn)稱.　　

      文書信封和文中的抬頭的國(guó)名等均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時(shí)用全稱，以后可用簡(jiǎn)稱。有些國(guó)家由于發(fā)生政變或其他原因，國(guó)名可能改變，須隨時(shí)變更。

　　對(duì)外文書一般以本國(guó)文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，往往附有收件國(guó)文字或通用的第三國(guó)文字的譯文。本國(guó)向外國(guó)常駐代表機(jī)關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國(guó)文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國(guó)家譯文本上注有“非正式譯文”字樣）。各國(guó)套語(yǔ)用法以及行文格式與中文不同，翻譯時(shí)要注意，應(yīng)符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國(guó)文字或通用文字書寫。

　　我國(guó)對(duì)外文書格式范例

　　正式照會(huì)：

　　××國(guó)總統(tǒng)×××閣下

　　閣下：

　　×××××××××。

　　順致最崇高的敬意。

　　中華人民共和國(guó)主席（簽字）

　　一九九×年×月×日于××

　　普通照會(huì)例一：通知協(xié)定生效

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　　××國(guó)駐華大使館：

　　中華人民共和國(guó)外交部向××國(guó)駐華大使館致意，并謹(jǐn)通知如下：

　　中華人民共和國(guó)政府對(duì)于一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國(guó)政府×××合作協(xié)定已履行了法律手續(xù)。鑒于××政府已于一九××年×月×日通知中國(guó)駐××國(guó)大使館，××國(guó)政府批準(zhǔn)了該協(xié)定，根據(jù)協(xié)定第×條的規(guī)定，該協(xié)定將自本照會(huì)發(fā)出之日起正式生效。

　　順致最崇高的敬意。

　　（蓋外交部帶國(guó)徽銅?。?/FONT>