仕事の中で、人と人の付き合いが一番多くて、人間関係も一番密接で、最も微妙で、最も複雑です。だから、禮儀を重んじて、調(diào)和、文明、効率的な仕事環(huán)境を作る必要があります。

電話マナーも事務(wù)室に欠かせないマナーの一つです。多くの相談會(huì)社の取引先は電話のせいで気分が悪くなったり、コミュニケーションが悪かったりします。ですから、電話マナーは従業(yè)員全員の基礎(chǔ)訓(xùn)練項(xiàng)目として、全力で推進(jìn)し、徹底的に実行しなければなりません。お客様は初めて電話を受けてから、お宅の會(huì)社に満足しています。このような訓(xùn)練は長期的な鍛錬によるもので、一朝一夕にできるものではない。

　　ほほえむの顔が笑顔の聲を生むことができて、音は訓(xùn)練して管理することができるのです。ほとんどの人は自分の聲を訓(xùn)練していません。本能的に自然な音で話しています。これは大きな間違いです。電話の音を通して、作り出さなければならない。鏡に向かって自分の話の様子をよく観察し、自分の話を聞く音を録音して、自分の話をする時(shí)の深刻な欠點(diǎn)を見つけて、それを修正します。

電話ではその音だけが聞こえますので、その人は見えません。だから、簡単なKISS理論で話します。簡単で要を得た字句を使って、あまりにも専門的な名詞や行話を使わないと、相手に分かりにくくなります。避けられない時(shí)でも、比較的分かりやすい名詞を使って、分かりやすい説明をしてください。これはお互いの貴重な時(shí)間を省き、誤解を避けることができます。

紹介も事務(wù)室でよくあることです。初めての紹介と相互紹介に分けられます。紹介する學(xué)問はとても大きいです。普通の人が想像するほど簡単ではありません。名前と職名を交換するだけです。お客さんが來る時(shí)、お客さんを両方に紹介する必要があるなら、仲介者はお客さんを先に主人に紹介してから、主人をお客さんに紹介してください。お客さんが一人より多い場合は、その尊卑順に紹介します。

そのため、仲介者は紹介する前に、確かに雙方の関係を理解しなければならなくて、同時(shí)に相手の最も知っているのが何ですかをも理解して、短い説明のため相手の身分の地位を間違えたことはありません。紹介先の身元に疑問がある場合は、まず當(dāng)事者に指示や教えを求め、相手がどのような身分で紹介されているかを確認(rèn)します。

お客様からのクレームもオフィスでよく発生する問題ですので、どのように効果的に各種のクレームを処理するかも今の各業(yè)界の難題です。クレームを処理するには方法を覚えなければなりません。いくら非難されても、批判されても、謙虛に教えられ、誠意を持って対応します。

クレームを受けた最初は申し訳ないと言い、相手の苦情を聞いてからも申し訳ないと言います。どちらが正しいかに関わらず、お客様にご迷惑をおかけしたり、ご迷惑をおかけした場合は、謝罪が必要です。お客様がどんな問題を訴えても、クレームは自分に誤解を説明するいい機(jī)會(huì)だと思います。お客様のクレームを処理する人は訓(xùn)練が必要です。適時(shí)に相手の気持ちを回復(fù)し、まず気持ちを解決してから解決します。要領(lǐng)よく適切な説明をし、説明の機(jī)會(huì)を與えてくれたことに感謝します。

訪問とは相手の事務(wù)室で公務(wù)交渉をすることです。興味のあるところを好きになって、勝手に人を訪問する人がいます。これは訪問された相手にとっては不意の來客です。これは非常に無禮な表現(xiàn)です。事前の約束がないなら、急いで訪問して、相手を慌てさせてしまいます。相手が會(huì)議中や外出中だったら、また斷られてつまらないです。

　　取引先を訪問する事前に通知して確定するだけでなく、事前に告知し、スケジュールが決まっていても、出発前にもう一度確認(rèn)して、事前準(zhǔn)備を促す必要があります。訪問する前に、事前に日程と時(shí)間を計(jì)畫して、相手がどれぐらい會(huì)話できるかを確認(rèn)します。また、時(shí)間通りに到著するように注意してください。遅れてはいけません。

サラリーマンの中には意外に臨時(shí)休暇が必要ですが、これらの仕事に適當(dāng)な人が來ないと、會(huì)社を休んでしまいます。だから、休暇を早めに計(jì)畫して、仕事を休ませないようにします。

気持ちが不安定で、気持ちが悪いからと口実を設(shè)けて休む人がいます。これはマナーが悪いだけでなく、會(huì)社の常識(shí)にも違反しています。社員の仕事中の感情は自分で処理しなければなりません。休暇の狀況も同じです。休暇は個(gè)人の権利ですが、個(gè)人の休暇は會(huì)社全體の仕事の進(jìn)行に影響を與えます。休暇を取っても、事前に準(zhǔn)備して、主管に知らせるのが仕事に対する責(zé)任ある態(tài)度です。

自分の身だしなみに注意するのは、あるべき事務(wù)室のマナーです。身だしなみは身だしなみと違って、前者は服裝の身だしなみ、後者は顔の清潔さやおしゃれのことです。服裝については、企業(yè)によっては制服を著用する場合があります。規(guī)定がない場合は、自前の服裝の社員はオフィスが公式公開場であることを原則とし、服裝に注意して著用します。

事務(wù)室の基本的なマナーはデフォルトで分類されます。特に規(guī)定はありませんが、女性が露出しすぎる服を著るのはマナー違反です。西洋の禮儀では、女性はオフィスで3時(shí)まで露出しないといけないと思います。肩が露出しない、膝が露出しない、足の指が露出しないということです。東洋人にはこのような決まりがありませんが、オフィスの中ではあまりにもカジュアルな格好をしています。あなたはプロではないと思われます。

男の人服裝洋服や正裝は必ずしも必要ではありませんが、服裝は物事に対する考え方や周囲の環(huán)境に対する尊重の度合いを表します。だから、男性の服も一定の規(guī)範(fàn)に合わなければなりません。例えば、靴下の色はズボンの色と合わせて、上著はズボンの中にくくらなければなりません。スーツは長袖が必要です。靴は靴ひもなどがいいです。

多くの會(huì)社は明文で服裝のタブーを定めているほか、個(gè)人衛(wèi)生にも要求があります。例えば、男性は短髪、髭剃り、爪は長くしてはいけません。女性は薄化粧をしなければなりません。爪を染めてはいけません。髪を染めてはいけません。長い髪を引っ張り上げて、多すぎるアクセサリーがあってはいけません。人の前で上著を脫いではいけません。

遅刻とは、禮儀上、時(shí)間の前後10分以內(nèi)を指す。10分を超えていないなら、本當(dāng)の遅刻とは言えない。もちろん、事務(wù)室の中では禮儀に基づいてはいけません。

通常、遅刻した人は多くの理由を挙げて説明していますが、一番多い理由は個(gè)人的な事故が発生します。例えば、渋滯やベルが鳴らない、子供が病気になる、體の調(diào)子が悪いなどです。結(jié)局、一番の原因は早めに出かけなかっただけです。遅刻は習(xí)慣であり、言い訳であり、理解できる理由ではない。だから従業(yè)員は良い仕事と休憩の習(xí)慣を身につけなければなりません。

遅刻に至っては、カードを打つ人にサインしてもらうということは、なおさらです。企業(yè)は代印や代打カードを防ぐために、多くの方法を設(shè)けて、処罰やサイン以外の方法で審査します。最終的な目的は社員の遅刻や早退を避けるためにだけです。実は、遅刻や早退の原因は怠けとは限らないかもしれません。多くの原因は仕事自體が面白くないからです。仕事のスケジュールが間違っていたり、本當(dāng)に家に用事があるからです。

一人で遅刻すると、一人の仕事だけでなく、他の人の仕事の進(jìn)行にも影響します。例えば、一人欠席で會(huì)議がうまくいかなくなり、みんなの時(shí)間が無駄になりました。會(huì)議中にこっそり逃げてしまう人もいますが、早退して知らない行動(dòng)はとてもマナー違反です。

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