（一）重要な第一聲

どこかの會(huì)社に電話(huà)したら、相手の親切で美しい聲が聞こえます。心の中ではきっと楽しく會(huì)話(huà)がスムーズに展開(kāi)できます。この職場(chǎng)に対していい印象を持っています。

電話(huà)では、自分の行動(dòng)を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を與えます。

同じように言います。「こんにちは、ここはXX會(huì)社です?！?/p>

しかし、聲がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を與えます。

電話(huà)に出る時(shí)は、「私が會(huì)社のイメージを代表する」という意識(shí)が必要です。

電話(huà)をかける時(shí)は、相手があなたに見(jiàn)えなくても、明るい口調(diào)からあなたに感染して、相手に素晴らしい印象を與えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話(huà)の中でも、「私を見(jiàn)てください」という気持ちで対応します。

電話(huà)中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢(shì)でも相手は「聞く」ことができます。

電話(huà)をかける時(shí)、腰を曲げて椅子に橫になったら、相手があなたの聲を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢(shì)が整っていれば、出す音も親切で、元?dú)荬い盲绚い扦埂?/p>

だから電話(huà)するときは、相手が見(jiàn)えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢(shì)に気をつけましょう。

現(xiàn)代の従業(yè)員は仕事が忙しくて、機(jī)の上でよく二、三臺(tái)の電話(huà)があります。電話(huà)のベルが聞こえます。

電話(huà)のベルが鳴ると約3秒かかりますが、長(zhǎng)時(shí)間誰(shuí)も電話(huà)に出ない、あるいは相手を長(zhǎng)く待たせるのは失禮です。相手は待つ時(shí)にとてもいらいらします。あなたの職場(chǎng)は彼に悪い印象を殘します。

電話(huà)が遠(yuǎn)くても、電話(huà)のベルが鳴ったら、近くに誰(shuí)もいません。私たちは一番速いスピードで受話(huà)器を持ち上げるべきです。このような態(tài)度はすべての人が持つべきです。このような習(xí)慣はすべての事務(wù)室のスタッフが身につけるべきです。

電話(huà)のベルが五回鳴ったら受話(huà)器を取って、まず相手に謝るべきです。電話(huà)が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を與えます。

（五）きちんとした記録

5 WIHの技術(shù)をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？

仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。

電話(huà)に対しても、電話(huà)に出ることは同じ重要性を持っています。

電話(huà)記録は簡(jiǎn)潔で完璧であり、5 WIHの技術(shù)によるものである。

（六）電話(huà)の目的を知る

勤務(wù)時(shí)間にかかってくる電話(huà)はほとんど仕事と関係があります。會(huì)社の電話(huà)はどれも重要です。適當(dāng)にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「いません」とだけ言って電話(huà)を切ってはいけません。

電話(huà)に出る時(shí)も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。

私たちはまず相手の著信の目的を知るべきです。自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、相手の著信の目的をやんわりと探します。

（七）電話(huà)を切る前のマナー

電話(huà)での會(huì)話(huà)を終わらせるときは、電話(huà)をかける側(cè)から申し出て、お互いに丁寧に「さようなら」と言って、また電話(huà)を切るのが一般的です。自分で話(huà)し終わったら、電話(huà)を切ってはいけません。

仕事を円滑にする電話(huà)術(shù)

（一）遅刻、休暇は自分で電話(huà)します。

（二）外出して仕事をして、いつでも會(huì)社と連絡(luò)します。

（三）外出の用事は行き先と電話(huà)を知らせるべきです。

（四）訪(fǎng)問(wèn)の遅延は事前に相手に連絡(luò)すること。

（五）ファックスで書(shū)類(lèi)を送った後、電話(huà)で連絡(luò)します。

（六）同僚の家の電話(huà)は簡(jiǎn)単に人に教えないでください。

（七）他の會(huì)社の電話(huà)を借りるときは注意してください。他の會(huì)社の電話(huà)を借りるときは、普通10分を超えてはいけません。特別な場(chǎng)合は、長(zhǎng)時(shí)間電話(huà)に出なければならない場(chǎng)合は、まず相手の同意と理解を求めます。