企業(yè)が今競(jìng)爭(zhēng)の激しい大環(huán)境の中で才能を現(xiàn)すことができるかどうか、その中の重要な決定的な要素は企業(yè)管理にあります。

しかし、多くの企業(yè)が運(yùn)営の中で、大量のコストと人的資源がひっそりと流失しているのに、企業(yè)の管理者は知らないで、企業(yè)資本の蓄積が厄介な問(wèn)題になっていますが、企業(yè)の利益が上がりません。

筆者は複數(shù)の企業(yè)に対する調(diào)査分析を通して、企業(yè)運(yùn)営において知られてはならない10の潛在的な危険をまとめた。

企業(yè)管理の中の十大隠れた危険

一：ファイルの統(tǒng)一的なバックアップが難しい企業(yè)の中には、ほとんどの人が一臺(tái)のパソコンを持っています。百人以上の従業(yè)員で構(gòu)成されている企業(yè)が発生した文書(shū)の數(shù)は非常に膨大で、その中には多くの企業(yè)にとって非常に重要な文書(shū)があります。

これらの文書(shū)は、あるコンピュータシステムのハードディスクが壊れたり、ウイルスに感染したりして失われた場(chǎng)合、その損失は計(jì)り知れません。

紛失防止のために、バックアップファイルは間違いなく素晴らしい措置です。

分散、ファイル量が大きく、すべてのコンピュータの中のファイルを一つずつ定期的にバックアップすることは、ほとんど不可能です。

秘密資料の安全が脅かされています。調(diào)査を受けた企業(yè)の中で、多くの管理者は自分の企業(yè)の文書(shū)には厳格な秘密保護(hù)措置が必要だと思っています。

企業(yè)管理の中で従業(yè)員の離職、転職などの人員流動(dòng)現(xiàn)象は非常によく見(jiàn)られています。會(huì)社に関する重要文書(shū)はよく複製、削除、流出されています。調(diào)査によると、85%の職員はこれらの「競(jìng)爭(zhēng)力」のある資料と情報(bào)を簡(jiǎn)単にダウンロードできます。78%の資料は企業(yè)內(nèi)部から流出しています。

従業(yè)員が退職した後に會(huì)社の商業(yè)機(jī)密文書(shū)をコピーして持っていって、更に高値で競(jìng)爭(zhēng)相手に売って、深刻な情況は企業(yè)に數(shù)千萬(wàn)元の直接の損失をもたらすかもしれなくて、間接的な損失は更に計(jì)り知れません。

潛在的なリスク3：文書(shū)検索が困難であるE 6共同文書(shū)管理システム2_/3致得ソフト---企業(yè)文書(shū)管理のウィンドウズファイルの検索が困難であることは、企業(yè)の中で最も一般的な問(wèn)題の一つである。

企業(yè)運(yùn)営において発生したファイル量が大きく、かつ分散しており、ファイル名や格納場(chǎng)所を忘れてしまう現(xiàn)象が発生します。

関連している調(diào)査によると、企業(yè)の中で一人當(dāng)たりの毎日の検索に無(wú)駄な時(shí)間は約20分で、計(jì)算によると、一人當(dāng)たりの毎年の11日間は全部探しています。數(shù)十人、數(shù)百人からなる企業(yè)が浪費(fèi)しているのは數(shù)十甚だしきに至っては百萬(wàn)の支出です。

隠れた危険4:

今はまだ多くの企業(yè)が紙の文書(shū)を管理する段階にとどまっています。

いくつかの會(huì)社は電子文書(shū)を主な情報(bào)媒體としていますが、回覧やアーカイブの整理においても、オフィス紙を大量に使用しています。

オフィス用紙の浪費(fèi)は環(huán)境に大きなストレスをもたらしています。

このほか、紙ドキュメントの保存が極めて困難で、大量の保管スペースを占めるだけでなく、腐りやすくカビが発生して修復(fù)不可能な損傷をもたらし、完全に検索できません。

いかなる段階で問(wèn)題が発生したら、以前の情報(bào)資料を流失させ、また新たにコスト調(diào)査を行う必要があります。

検索できないので、箱をひっくり返して一つ一つ検索するしかないです。大量の時(shí)間と材料の浪費(fèi)をもたらしました。企業(yè)に多大な迷惑をかけるだけでなく、現(xiàn)在の「グリーンオフィス」の理念とも乖離しています。

5つの潛在的なリスク：文書(shū)のバージョンの混亂は、企業(yè)の操作の過(guò)程で、膨大な數(shù)のドキュメントを作成することがあります。各文書(shū)は毎日大量のスタッフによって繰り返し転送されます。例えば、契約書(shū)、見(jiàn)積書(shū)、方案などの重要な文書(shū)は、バージョンの統(tǒng)一ができません。

契約書(shū)にサインする時(shí)に廃棄された契約書(shū)を誤用した場(chǎng)合、生産を行う時(shí)に、オリジナルの生産設(shè)計(jì)原稿を最新の設(shè)計(jì)原稿として使用し、気づき次第生産を再開(kāi)し、誤ったロットの製品は廃棄し、大量の生産原料を浪費(fèi)し、商品の納期を遅延させてしまいました。

これらの狀況は往々にして企業(yè)の利益が上がらず、逆に下がって、企業(yè)に大きな経済損失をもたらします。

潛在的なリスク6：文書(shū)の流通が困難で、共有企業(yè)內(nèi)部には常に數(shù)十個(gè)、あるいは數(shù)百個(gè)の部門(mén)と支社があり、従業(yè)員の數(shù)はもっと巨大で、部門(mén)、プロジェクトグループの人員との間で、頻繁にファイルを交換し、共有する必要があります。

もし企業(yè)が自分の従業(yè)員に便利なファイル共有手段を提供していないなら、書(shū)類(lèi)の発送、更新は非常に時(shí)間の無(wú)駄になり、文書(shū)検索と電子ファイル管理の難しさが大きく、仕事の効率が極めて低くなり、企業(yè)情報(bào)化管理のボトルネックになります。

{pageubreak}

あらゆるファイルを集中的に管理できなくなり、企業(yè)のファイル量が倍になるにつれて、ますます多くの書(shū)類(lèi)が散亂し、數(shù)十臺(tái)から數(shù)百臺(tái)のコンピュータに保存され、すべてのファイルを集中的に管理することは実現(xiàn)できない理想です。

各社員の書(shū)類(lèi)組織と命名習(xí)慣はそれぞれ違っています。どの書(shū)類(lèi)が価値がありますか？どれが価値がないか？他の人には分かりにくいです。

これはさらにファイルの分散性を強(qiáng)めている。

企業(yè)の書(shū)類(lèi)が分散すればするほど、管理性が悪くなります。

管理者が書(shū)類(lèi)を集められず、規(guī)格が統(tǒng)一されないと、組織と重用が難しいです。

書(shū)類(lèi)がひどく分散している企業(yè)では、社員が退職し、仕事の引き継ぎをする時(shí)に、書(shū)類(lèi)が流失し、知識(shí)斷層が常態(tài)である。

時(shí)には引継ぎの時(shí)間がないため、大量の知識(shí)文書(shū)が知られず、価値を失うこともあります。

これらの現(xiàn)象は圧倒的多數(shù)の企業(yè)になった。

方面の病巣

潛在的なリスク8：審査のスピードが遅いファイルの流れのコントロールも企業(yè)の文書(shū)管理の中で制御しにくい一環(huán)で、企業(yè)は毎日數(shù)十件から數(shù)百件の書(shū)類(lèi)を數(shù)えて決裁して流転して、一つ一つ審査員を探して、いつも數(shù)ヶ月の時(shí)間を必要として全體の流れを完成します。

関連する調(diào)査結(jié)果の統(tǒng)計(jì)によると、企業(yè)の遠(yuǎn)隔管理と書(shū)類(lèi)の回転のコストは総コストの10%ぐらいを占めています。ファイルの移動(dòng)の過(guò)程は非常に繁雑で、しかも効率が低下しています。仕事のプロセスに影響して、企業(yè)に必要でない時(shí)間とコストの浪費(fèi)をもたらします。

仕事の効率が低下して、企業(yè)の通弊になった。

隠れた危険9：操作の歴史企業(yè)の仕事を記録できません。文書(shū)から離れられないで、百千人以上の従業(yè)員がいつも文書(shū)を操作しています。従業(yè)員はどの文書(shū)に対してどのような操作をしましたか？記録できません。仕事のミスをした後、お互いに責(zé)任を転嫁する現(xiàn)象が深刻です。

會(huì)社の機(jī)密文書(shū)は悪意によって改ざんされましたが、誰(shuí)が作ったのか調(diào)べられません。社員のE 6は共同文書(shū)管理システムとなります。重要な內(nèi)容が誤魔化してしまい、前のバージョンに戻らなくなりました。

危険十：手動(dòng)番號(hào)の時(shí)間がかかりますが、企業(yè)が文書(shū)管理を行うには、文書(shū)番號(hào)を與えることが不可欠です。

ファイル番號(hào)によって、多くの検索ファイルの時(shí)間が節(jié)約され、より合理的なドキュメントにすることができます。

しかし、企業(yè)文書(shū)は數(shù)千萬(wàn)年にわたって蓄積されています。すべての文書(shū)に対して統(tǒng)一的な番號(hào)管理ができません。重要な文書(shū)は契約、人事ファイルなどです。

もしお客様と契約を締結(jié)する時(shí)、文書(shū)番號(hào)が混亂していますので、お客様の契約を交換した後、相手方に渡すことを間違えました。會(huì)社の信用に影響を與えただけではなく、契約の守秘責(zé)任の関連條項(xiàng)を違反して、會(huì)社に経済損失を與えたという現(xiàn)象は極めてよくあります。