（1）會議のテーマを作成する。

會議のテーマは、會議の指導(dǎo)思想です。

會議の形式、內(nèi)容、任務(wù)、議題、期限、出席者などは、會議のテーマが確定してからでないと、一つ一つ確定できません。

（2）會議の通知を出す予定です。

これは以下の6つの項(xiàng)目を含むべきです。一つはタイトルで、それは會議の名前を重點(diǎn)的に引き継ぎます。

二つ目はテーマと內(nèi)容です。これは會議の趣旨についての紹介です。

三は會期で、會議の開始と終了の時間を明確にすべきです。

四、到著の時刻と場所を報(bào)告します。交通路線に対しては、特にはっきりと説明します。

五は會議の出席対象であり、対象者が選任できる場合、具體的な條件を規(guī)定しなければならない。

六は會議の要求で、參加者の材料の準(zhǔn)備と生活用品の準(zhǔn)備、及び旅費(fèi)の精算とその他の費(fèi)用の問題を指します。

（3）起草

。

會議で使う各種文書は、いずれも會議の前に準(zhǔn)備して完成しなければならない。

その中の主な資料は、參加者の一人分のものにします。

真剣に準(zhǔn)備しなければならない會議の資料、主なのは開會の辭、閉會の辭とテーマの報(bào)告です。

參加者の招待をちゃんと手配しなければならない。

交通、食事、醫(yī)療、防衛(wèi)などの具體的な仕事に対して、心をこめて、適切に準(zhǔn)備しなければなりません。

會場の手配をしておきます。

あまり大きくしてはいけません。人がいないように見えます。小さすぎて、混雑してはいけません。

必要な音響、照明、エアコン、投影、撮像設(shè)備は、事前にしっかりと調(diào)整してください。

必要な文房具、飲み物も全部そろえておくべきです。

席次をちゃんと手配します。

（4）主席の席次を並べて、我が國の現(xiàn)在の慣例は前列が後席より高く、中央が両側(cè)より高く、左席が右席より高いです。

重要な會議であれば、議長臺の上に座っている人の前のテーブルに、自分の名前が書いてあるテーブルを並べておきます。

配置

席次は主に二つの方法があります。

一つは指定された區(qū)域によって統(tǒng)一的に席につきます。

二は自由席です。

會議の進(jìn)行段階では、會議の組織準(zhǔn)備者がやるべき主な仕事は、大きく三つに分けられます。

定例のサービスを行う。

會場以外では、専任者を手配して送迎、案內(nèi)、出席者に付き添う。

會議に參加する若者や體の弱い人に対しては，やはり重點(diǎn)的に配慮しなければならない.

また、必要な時は參加者のためにレジャー活動を手配します。

會場內(nèi)では、參加者に対しては必ず応えを求め、聞いたことがあるならば改変し、できるだけ正當(dāng)な要求を満たすようにします。

會議のレポートを丁寧に作成して、會議期間の長い大中型會議を行います。例によって會議のレポートを作成します。

會議の記録をしっかりと作る。

重要な會議であれ、全體大會であれ、グループディスカッションであれ、必要な議事録を作成します。

は、専任者が會議の內(nèi)容を記録する書面の資料です。

會議名、時間、場所、人員、司會者、記録を含める。

會議の終了段階では、一般的な組織準(zhǔn)備は主に以下の三つの項(xiàng)目があります。

（1）伝達(dá)可能な會議文書を形成する。

（2）會議に関する書類を処理する。

（3）參加者の帰りの便を提供する。

一般的に、出席者は會議に出席する時、厳格に守るべき會議の規(guī)律は、主に以下の四つの內(nèi)容があります。

1、服裝を規(guī)範(fàn)化する；2、時間厳守する；3、秩序を守る；4、一心に授業(yè)を受ける。