監(jiān)理単位文書管理職責(zé)：

1）専任者が監(jiān)理資料の収集、整理、保存作業(yè)を擔(dān)當(dāng)し、プロジェクト監(jiān)理部では、監(jiān)理資料の管理は総監(jiān)理技師が擔(dān)當(dāng)し、専任者を指定して具體的に実施しなければならない。

2）監(jiān)理資料は適時(shí)に整理、真実完全、分類が整然としていなければならない。

3）委託監(jiān)理契約の約定に従い、建設(shè)會(huì)社の委託を受け、工事書類の形成蓄積と立巻を監(jiān)督、検査することができる。

。

4）作成した

のセット數(shù)、提出內(nèi)容、提出時(shí)間は、現(xiàn)行の「建設(shè)工事書類ファイリング整理規(guī)範(fàn)」と各地の都市建設(shè)書類管理部門の要求に従って、引渡しリストを作成し、雙方が署名し、捺印した後、直ちに建設(shè)機(jī)構(gòu)に移管し、建設(shè)機(jī)構(gòu)が収集し、かつ

。

會(huì)社のファイル部門に必要な監(jiān)理書類は、「建設(shè)工事監(jiān)理規(guī)範(fàn)」の要求に従い、適時(shí)にプロジェクト監(jiān)理部に提供される。

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20年後、文書管理の応用理念と機(jī)能は十分な発展を遂げました。

華天動(dòng)力などの優(yōu)秀なOAシステムには、知識(shí)管理の応用思想も現(xiàn)れています。

しかし、正直に言うと、このような知識(shí)管理の応用は知識(shí)管理システムのほんの一部にすぎず、主に文書をキャリアとする優(yōu)れた知識(shí)の管理に體現(xiàn)されており、各種の知識(shí)文書の集中保存、共有、検索、更新を?qū)g現(xiàn)している。

話を戻して、この點(diǎn)をしっかりと行うことができる企業(yè)はすでにとても悪くなくて、とても悪くありませんでした。

華天動(dòng)力OAシステムでは、文書管理は総合的なモジュールであり、知識(shí)管理、ダウンロードセンター、電子ジャーナル、規(guī)則制度、ネットハードディスク、レポートセンターなどいくつかの機(jī)能を含み、それらの使い方は全體的に似ています。

これらのモジュールの文書には2つのソースがあり、1つは単獨(dú)でアップロードされた各種ドキュメントであり、電子文書とスキャナ、各種の畫像やビデオなどの資料を含む。もう1つはOAシステムの重要なフォーム、通知、公告などの情報(bào)を直接ここに保存し、後日使用する。

OAシステムで文書管理を行うには、二つのポイントがあります。一つは安全を保証するかどうか、二つはどのように有効に利用するかです。

セキュリティに関しては、優(yōu)れたOAシステムは、文書の管理と使用権限を厳格にし、細(xì)かい制御を行うことができます。例えば、華天動(dòng)力OAシステムでは、各フォルダとファイルの修正、削除、更新、アクセス、ダウンロードなどの権限を設(shè)定できます。権限がないユーザは関連操作ができないか、または関連文書にアクセスすることができません。

また、このシステムは、ログクエリ機(jī)能を提供しており、各ドキュメントのアクセスと記録の変更を追跡することができます。

どのように効果的に文書を利用するかについて、華天動(dòng)力OAシステムは技術(shù)的な観點(diǎn)からサポートを提供している。

これは、ユーザが様々な種類の細(xì)分ディレクトリを自由に設(shè)定することを可能にし、関係者が素早く役に立つ文書を見つけることができます。

また、全文検索機(jī)能も提供されており、ファイルのタイトルだけでなく、ドキュメントの內(nèi)容を直接検索したり、キーワードに従って內(nèi)容を比較したりして、必要な文書を見つけることができます。

また、華天動(dòng)力OAシステムは、ドキュメントが新規(guī)または修正された場合には、自動(dòng)的に関係者にメッセージリマインダを送信して、適時(shí)に理解するようにして、リマインダ機(jī)能を提供しています。

ユーザーは文書管理のモジュールをOAシステムのトップページに置くことができます。このように各種文書を使うのはとても便利です。

文書管理というと、多くの人がISOの文書管理標(biāo)準(zhǔn)システムを思い出すかもしれません。

現(xiàn)在優(yōu)秀OAシステムにおける文書管理機(jī)能は、ISOファイル管理の標(biāo)準(zhǔn)體系をも表しています。

例えば、企業(yè)の変わりやすい文書情報(bào)について、複數(shù)の人が同じ文書を操作する時(shí)、通常は変更記録を制御して管理しにくく、修正する過程で問題が発生して探しにくいです。

華天動(dòng)力はOAシステムにおいてバージョン制御の機(jī)能を提供しており、全てのドキュメントの修正時(shí)間、修正者及び各歴史バージョンの情報(bào)を自動(dòng)的に記録することができ、後続の問題処理を便利にし、企業(yè)のISO文書化を?qū)g現(xiàn)するために強(qiáng)力なツールを提供しています。

最後に説明が必要なのは、文書管理にしても、知識(shí)管理にしても、応用実踐における最大の障害は有効な管理ツールの欠如ではなく、有効な管理制度の欠如と強(qiáng)力な実行である。

OAシステムでは、簡潔で実用的な文書管理ツールを提供しています。うまく使えるかどうかは、企業(yè)が制度及び実行においての要素にもなります。