電話に出る

電話連絡(luò)は人の文明の程度を反映することができて、1つの部門のイメージをも代表しました。普通は朝7時(shí)前、夜10時(shí)以降、週末は會(huì)社や自宅に電話するべきではないです。そうでないと、電話の內(nèi)容は非常に緊急だと思います。電話に出る時(shí)は積極的で友好的で、口調(diào)と聲調(diào)に注意します。

電話のベルが鳴ると、相手を待たせてはいけません。普通は三回以內(nèi)に電話を受けます。受話器を取って、気溫と挨拶をしてから、部門名を報(bào)告します。相手が待つべきなら、「すみません、數(shù)分待ってもいいですか？」あるいは「後で電話します。電話番號(hào)を殘してください。」

うっかり電話番號(hào)を間違えたら、まず謝ってから切ってください。相手が不在の場(chǎng)合は、名前、會(huì)社名、電話番號(hào)、用件などを含めて、できるだけ相手方に完全な情報(bào)を殘してください。相手の電話を回したり、「この人はいません」と伝えたりして電話を切ってはいけません。

　　來(lái)客を接待する

來(lái)客があなたのオフィスに著いたら、出発して挨拶を交わし、來(lái)客に席を座ってから、自分で席に座ってください。本社の指導(dǎo)者が來(lái)訪したり、仕事をしたりしても、同じ禮儀を使います。お客さんが來(lái)た時(shí)はちょうど電話をかけていますが、先に席を立ってお客さんに知らせて、早く電話を終わらせます。

　　訪問(wèn)する他の人

訪問(wèn)する前に相手と時(shí)間を決めて、時(shí)間通りに約束します。交通渋滯や他の予期せぬ事情で遅れた場(chǎng)合は、事前に相手に知らせ、準(zhǔn)備をさせておきます。萬(wàn)が一の場(chǎng)合、本當(dāng)に約束に間に合わない場(chǎng)合は、できるだけ早く相手に説明と謝罪をしなければなりません。訪問(wèn)中、他人の機(jī)の上の資料や事務(wù)用具を勝手にひっくり返してはいけません。

待つ間、主人が電話をかけるなら、回避するかどうか聞いたほうがいいです。電話の內(nèi)容は他人のプライバシーや機(jī)密にかかわることがありますから。訪問(wèn)の目的を達(dá)成するかどうかに関わらず、出発する時(shí)は直ちに出発して、長(zhǎng)くぼうっとするべきでなくて、別れの時(shí)に主人に感謝して、別れます。