＜p＞＜a href=「//www.pmae.cn/news/indexuc.asp」オフィス秘書(shū)＜a＞の対外イメージは會(huì)社のイメージを表しています。

日常の仕事の中で、電話に出るマナーを身につけて、相手に親切な話の中心で穏やかに話をしてもらいます。通話が終わったら、相手はあなたの會(huì)社に対してとても良い印象を持ちます。

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＜p＞通話中はあまり大きな聲ではなく、相手にはっきり聞こえるといいです。そうでないと、相手は気分が悪くなり、オフィスの他の人の仕事にも影響を與えます。

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＜p＞電話に出るときは、まず、會(huì)社名と所屬部門を名乗ること。

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＜p＞電話に出るときは、相手の會(huì)社名と所屬部門を聞いて、＜a href=“http:/www.pmae.cn/news/indexuc.asp”＞電話に出るときは、指定された受話者に便利です。

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＜p＞相手が探している人がいない場(chǎng)合、相手の動(dòng)機(jī)、目的が何なのかがわからない時(shí)は、気軽に話をしないでください。

授権されていない場(chǎng)合は、受話者の行方を指定しないでください。

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＜p＞電話をかけていて、またお客様の訪問(wèn)にあった場(chǎng)合は、原則として先にお客様を招待します。その時(shí)は、できるだけ早く相手に謝って、許可を得たら電話を切ってください。

しかし、電話の內(nèi)容が重要で、すぐに電話を切ってはいけない場(chǎng)合は、訪問(wèn)したお客さんに少し待ってくださいと伝えて、引き続き通話します。

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＜p＞電話で用件を伝えるときは、要點(diǎn)を繰り返し、數(shù)字、日付、時(shí)間などについては、間違えないように再度確認(rèn)します。

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＜p＞相手が自分の名前を名乗りませんでしたら、直接に上司の行方を聞いてください。この時(shí)は遠(yuǎn)慮して丁寧に尋ねるべきです。「すみません、どなたですか？」

＜p＞接客中の人に電話がある場(chǎng)合は、口頭で伝えないほうがいいです。メモを使って伝言を伝えると、秘密を漏らさないだけでなく、すれ違いによる気まずさや不快感も避けられます。

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＜p＞相手の話の內(nèi)容がよく聞き取れない場(chǎng)合は、迷わずに狀況を明確に伝え、改善してください。

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＜p＞電話が突然故障して通話が中斷した場(chǎng)合は、必ず別の電話に変えて相手に電話し、相手にはっきりと説明してください。

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＜p＞電話を切る前の＜a href=「//www.pmae.cn/news/indexuc.asp”＞は無(wú)視できない。相手が電話を切ったことを確認(rèn)して、受話器を置くことができる。

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