第1節(jié)の公文書
　　

一、文書の概念
　　

文書は人類社會(huì)活動(dòng)の中で事務(wù)を取り扱う直接的に形成され、使用され、體式と法定効用を規(guī)範(fàn)化した情報(bào)記録が必要である。
　　

二、公文書の特徴
　　

公文書は國(guó)家機(jī)構(gòu)その他の社會(huì)組織が公務(wù)活動(dòng)において職権を行使し、管理を?qū)g施するために作成した法定効用及び様式を規(guī)範(fàn)化した文書。公文書の特徴は、法定の作者によって発行され、法定の現(xiàn)行執(zhí)行効果があり、規(guī)範(fàn)的な文體、構(gòu)造、様式があり、法定の手続きを履行する必要があることです。
　　

　　第二節(jié)公文書の分類

汎用公文書専用公文書、対外公開の公文書、國(guó)內(nèi)公開の公文書、內(nèi)部使用の公文書、秘密公文書、機(jī)密公文書、極秘公文書、上り文、下り文、平行文、規(guī)範(fàn)性公文書、指導(dǎo)性公文書、公布性公文書、陳述申請(qǐng)性公文書、交渉性公文書、証明公文書、平件、急便、特急文書、収文、発文。
　　

　　第三節(jié)公文書の機(jī)能と効用

一、公文書の機(jī)能
　　

公文書の機(jī)能は、時(shí)空の制限を超えて、公務(wù)活動(dòng)に必要な情報(bào)を効果的に伝達(dá)することにある。公文書は方針政策と関連命令の徹底、上下機(jī)関の疎通、法規(guī)と規(guī)則の公布、意思疎通機(jī)関との間の橫のつながり、教育幹部と大衆(zhòng)の間の関連事実の検証に用いることができる。
　　

二、公文書の効用

公文書の効用とは公文書の実際の効力と効用をいう。公文書には二つの方面の効用があります。一つ目は現(xiàn)行の執(zhí)行効用です。つまり公文は受文者及びその他の機(jī)構(gòu)、組織と個(gè)人の関連行為に対して強(qiáng)制的に影響します。
　　

　第四節(jié)公文書処理業(yè)務(wù)の基本內(nèi)容

（一）公文書の作成は、公務(wù)活動(dòng)に従事する機(jī)関とその他の社會(huì)組織（以下、機(jī)関という）が、関連する情報(bào)資料を體系的に収集し、加工し、整理し、適用可能な情報(bào)を作成し、それを記録して原稿に作成し、改善して正式な効用を確認(rèn)した後、印刷などの作業(yè)を経て最終的に正式な公文書を形成する。
　　

（二）公文書を転送し、間もなく作成される公文書は、一定の規(guī)則に基づいて、複數(shù)の通信方式で受取機(jī)関に渡す。
　　

（三）公文書を取り扱うということは、法定の職責(zé)権に基づき、各関係方面からの文書を受け取り、分弁、批準(zhǔn)、決裁、引受、回覧などの業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)を経て、文書に対して読み、加工を行い、その中から有用な情報(bào)を抽出し、関連する事物の様子を把握し、公文書に対する業(yè)務(wù)問題を解決する（新しい公文書を作成する方式を含む）。
　　

（四）公文書を処理し終わったら、一定の基準(zhǔn)に基づいて、それぞれすでに処理済みの異なる公文書の落ち著き先に手配します。
　　

（五）公文書を管理するということは、上述の四つの任務(wù)を効果的に完成させるために、公文書に対して実施された科學(xué)?システムの保管料理措置である。公文書の送受信、転送、登録、整理分類、捺印、署名、検索システムを構(gòu)築し、調(diào)査を提供する。公文書の機(jī)密安全なメンテナンスなどを行います。
　　

　第五節(jié)公文書処理の仕事の性質(zhì)
　　

公文書の処理の基本的な性質(zhì)は機(jī)密性、分布性、技術(shù)性である。
　　

機(jī)密性とは公文書処理が國(guó)家、民族と団體の根本的な利害得失に関わる機(jī)密、要?jiǎng)?wù)を指し、機(jī)密と安全の特徴と要求を重視しなければならない。分布性とは公文書処理が各級(jí)の各級(jí)の従業(yè)員によって共同參畫され、分散して任務(wù)を擔(dān)う特徴である。
　　

　第六節(jié)公文書処理の仕事の地位
　　

公文書処理活動(dòng)を役所と社會(huì)文化事業(yè)の大きな環(huán)境に分けて考察した結(jié)果、役所の內(nèi)部で、公文書処理は機(jī)関が管理機(jī)能を?qū)g現(xiàn)するために必要な條件であるという結(jié)論が出た。