宿泊を予約する時(shí)、秘書(shū)は宿泊者の名前、到著時(shí)間と大體の出発時(shí)間、どのような部屋を予約しますか？また、フィットネスやスポーツ施設(shè)、あるいはコンピュータの遠(yuǎn)隔通信施設(shè)などの特別な要求がありますか？

★予約保証

予約の保証や確定が必要なら、秘書(shū)は事前に申告してください。そうすると、ホテルは翌日の會(huì)計(jì)時(shí)間まで部屋を殘しています。予約をキャンセルしたいなら、會(huì)計(jì)の前に電話します。

★決済時(shí)間

ホテルの會(huì)計(jì)時(shí)間を聞きます。上司が旅行する前に、會(huì)計(jì)の時(shí)間をメモに入れます。

秘書(shū)が直接ホテルの誰(shuí)かと連絡(luò)したら、この人の名前と予約番號(hào)を聞いてください。

★部屋の位置

もし上司の要求があれば、予約した部屋はエレベーターやロビーの中部で一番端ではないです。

一階はなるべくやめてください。

十分な安全保障のあるホテルに泊まります。例えば、サービスマンがお客様のために駐車(chē)したり、ロックピンや電話番號(hào)の秘密保持サービスなどです。

上司の職責(zé)や待遇によって、応接室があるスイートルームを選んで、上司の業(yè)務(wù)を行う場(chǎng)合もあります。

★予約確認(rèn)

ホテルの予約を確認(rèn)するファックスや他の書(shū)面で証明してもらい、確認(rèn)書(shū)を上司の攜帯する旅行計(jì)畫(huà)の後ろに添付してください。

★大規(guī)模會(huì)議のために部屋を予約する

ホテルの営業(yè)部長(zhǎng)と直接に相談するべきです。

このようなホテルは秘書(shū)のために大きな助けを提供できます。例えば、団體の部屋を予約したり、適切な會(huì)議室や他の施設(shè)を選んだり、他の細(xì)かいことを処理したりします。