一、文書管理に注意すべき事項：
（一）原稿を作る
1.公文書の原稿はA 4用紙で、WORDページは上3.7センチ、下3.5センチ、左2.8センチ、右2.6センチに設(shè)定してください。
2.公文書のタイトルは小文字で宋二號（太字は不要）。公文書の本文は宋體3號の字をまねる。文章の中にタイトルがあるならば強調(diào)してください。宋をまねて太字ではなく、黒體三號で書くべきです。段落の行間は固定値30ポンドです。
3.電子公文書は落款する必要がなく、成文時間は中國語で書かなければなりません。例えば「二○○四年十月十二日」です。
4.人名、地名、數(shù)字、引用文が正確であり、公文書の引用はまず題名を引用し、後に文字號を誘発し、文書のタイトルの後に丸括弧で明記する。例えば、「『紹興市國家稅務(wù)局の2004年×××業(yè)務(wù)展開狀況に関する通報』（紹市國稅弁〔2004〕444號）」。
5.公文書構(gòu)造の序數(shù)を起草し、1階が「一」、2階が「（一）」、3階が「1.」、4階が「（1）」である。公文書の數(shù)字は、成文時間、一部の構(gòu)造段階の序數(shù)と語、フレーズ、慣用語、略語、修辭色の語句の中で品詞としての數(shù)字を除いて漢字を使わなければならない。アラビア數(shù)字を使うべきである。
6.公文書に添付ファイルがある場合、本文の後に一行を空けてから二マス、文の作成時間の前に添付ファイルの順序と名稱を明記してください。添付ファイルを添付の欄に置いてください。例えば、「添付ファイル：1.×××2.××××3.××××3.×××××」
7.成文日は責任者が発行した日付を基準とし、連行文は最後の発行機関責任者の発行日付を基準とする。
8.公文書のタイトルは公文書の主要內(nèi)容を正確に簡潔に要約し、公文の種類を明示しなければならない。上報の公文書には，タイトルに公文機関は表示されない。公文書の見出しには、法律や規(guī)則の名稱に加え、記名番號をつける以外に、句読點を使わないのが一般的です。
9.上級機関の公文書を転送し、題名が長すぎる場合は、自己の意思で要約して転送することができますが、上級機関の公文書の発文番號で代用することはできません。
10.主送機関とは公文書の主要な受理機関を指し、全稱または規(guī)範化の略稱、総稱を使用しなければならない。
11.「指示を仰ぐ」は一文であるべきです。普通は一つの主送り機関だけを書いて、他の機関に同時に送るなら、CC形式を使いますが、同時に下級機関にCCしてはいけません。指導者が直接提出した事項を除いて、「指示を仰ぐ」は指導者個人に直接送ってはいけません。
12.「報告」と「指示を仰ぐ」は厳密に分け、「報告」には指示事項を挾み込んではいけない。
13.複數(shù)の単位を?qū)懁啡·盲啤⒅虚gはコンマで區(qū)切って、最後は句點で終わる。例えば、「CC：×××××××××××」。
（二）承認
1.承認者は意見を明確に署名し、氏名と承認意見を記入しなければならない。
2.公文書は指導者に署名する前に、原稿作成者の所屬部門の指導者によって初めて署名した後、事務(wù)室に送って審査します。その中の関連稅の規(guī)範性文書は部門の責任者の初審を経て、先に市局の法規(guī)処に再審査してもらって、また事務(wù)室に審査してもらいます。事務(wù)室は原稿を確認する時、法規(guī)処で再審査していない稅金関連の規(guī)範性文書を発見しました。直ちに原稿作成部門に返卻しなければなりません。
　　二、一般文書処理
1.事務(wù)室は適時に意見を出すべきです。
2.事務(wù)室の受付員は支局の指導者に回覧を求めると同時に、他の局の指導者に回覧を送るべきです。局の指導者が処理し終わった文書に対して、受払者は一つ一つ指導者の指示を確認し、指導者の指示に従って処理します。
3.引受または引受部門は書類を受け取った後、速やかに処理し、文書の記入欄で意見または手続き結(jié)果を明確に処理し、同時に署名しなければならない。文書を閲覧し、明確に期限を定めている場合は、要求通りに処理し、明確な規(guī)定がない場合は、5営業(yè)日以內(nèi)に処理を完了し、分管局の指導者に報告する。內(nèi)容が多岐にわたり、問題が複雑で、規(guī)定時間內(nèi)に手続きを完了できない場合、主催者は上司または関係方面に原因を説明しなければならない。管理局の指導者に報告してから手続きする必要がある場合は、遅滯なく管理局の指導者に報告しなければならない。他の回覧書類は普通二営業(yè)日以內(nèi)に読み終わったら、署名しなくてもいいです。
　　コンピュータの公文書処理の流れと要點 
一、文書を受け取って登録し、文書を受け取ってスキャンした後、公文処理システムに入る。
企畫する。事務(wù)室の専任者が処理し、意見を記入して受払者に渡す。決裁する局の指導者は批準文書を閲覧して個人のポストで処理し、批準書を読んで署名してから事務(wù)室に戻る。事務(wù)室の送受信人は局の指導意見に基づいて書類を関係部門に発送する。局の指導者が重要な指示內(nèi)容の文書を持っている場合、文書人員は適時に事務(wù)室の指導者に寫し取って、監(jiān)督?検査を強化する。注を入れる各部門の具體的な擔當者は文書に基づいて要求を処理し、局の指導者の指示に従って適時に処理します。手続きが終わったら、文書処理の「注辦」欄に申請狀況と結(jié)果を記入し、サインします。注する時は、提案意見と局の指導者の意見を確認することに注意します。各部門の責任者は常に本部門の文書の取り扱い狀況を検査し、文書が正確に処理されたことを確保します。
二、文案を処理する。
各課、単位の原稿立案者は、まず「文頭紙」の欄の下の各項目を正確に記入し、標記のテーマ語は「自動引用」の機能を使用し、テーマ語の引用規(guī)定に基づいて調(diào)整しなければならない?！副疚摹⑻砀顶榨ˉぅ搿工螜冥巳毪毪?、まず本文を編集し、添付ファイルを編集し、本ファイルに関する?yún)⒄榨榨ˉぅ毪稀竿庾⒌清h簿」の中から選択し、関連付けを作成して、審査、承認を行う。本文と添付ファイルの編集は原則として、原稿作成者が検査を経て確認した後、書類を本部門の責任者に送付して、初審査を行います。作成者が起草した文書は、公開できるものは共有ファイルに設(shè)定し、他のスタッフが調(diào)べる。
原稿を?qū)彇摔工搿２块T責任者は「初審」を擔當する。公文書の初審は、「編集」の機能を通じてコンピューターの原稿に入り、真剣に審査し、初審バージョンが発生した後、「指導審査」欄で意見を明確に署名し、審査意見の詳細內(nèi)容は「審査內(nèi)容」欄に記入しなければならない。承認後、承認者は「署名」欄にパスワードで署名し、「確認」ボタンを押して退出してください。他の部門の署名が必要な書類は、會議の欄で署名部門を選択し、事務(wù)室の核原稿を送る前に関係部門に送付しなければならない。會議署名部門は會議署名時に「編集」機能を通じてコンピュータの原稿を?qū)彇摔?、署名バージョンを作成した後、文書の原稿用紙にパスワードで署名し、同時に原稿部門に戻る。原稿作成部門は會議署名が完了したことを確認した後、文書を規(guī)定通りに事務(wù)室に送って審査します。外注先の契約書は主催部門が責任を負うべきです。
外単位の會議署名が終わったら、主催部門はまず外単位を原稿送り局のリーダーにサインして確認してから、外単位の會議署名意見をコンピュータの原稿に入力して、規(guī)定の手順に従って事務(wù)室に送って審査してから、局のリーダーに報告して発行してください。外部へ送る?yún)g位が署名する紙の原稿は事務(wù)室に提出して保存します。
原稿を査定する。公文書は部門の責任者の初審を経た後に、文書の種類によってそれぞれ法規(guī)部門を発送して再審しますか？それとも事務(wù)室の秘書の初核です。稅に関する規(guī)範性文書は先に法規(guī)部門に送って再審査し、殘りの書類は直接事務(wù)室に送って原稿を確認します。法規(guī)部門は再審後、主催部門に返送する。事務(wù)室の秘書が初めて確認した後、局の指導部によって分業(yè)してサインを送ります。重要な原稿は事務(wù)室の擔當者が再確認してから、局のリーダーが発行します。事務(wù)室が原稿を確認した後、相応の署名バージョン、初核バージョン、再確認バージョンを作成し、「文頭紙」に該當する審査欄にパスワードで署名しなければなりません。文書を送る必要がない、または大きな修正が必要な原稿は、意見を明記し、署名して主催部門に返卻する。各単位は、勤務(wù)日ごとに當該部門のポストを開け、送信された電子ファイルを受理するように注意しなければならない。各部門は電子ファイルを受け取ったら、適時に手続き通りに処理し、延圧してはいけません。