簡(jiǎn)介

　　文檔管理 Document Management ，文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。在企業(yè)中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等;從內(nèi)容上，可能是商務(wù)合同、會(huì)議記錄、產(chǎn)品手冊(cè)、客戶資料、設(shè)計(jì)文檔、推廣文案、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、項(xiàng)目文檔、經(jīng)驗(yàn)心得等。這些文檔可能是過程性質(zhì)的，也可能是公司正式發(fā)布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經(jīng)歸檔不能再修改的。文檔的狀態(tài)包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。

　　文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲(chǔ)、分類和檢索。文檔管理的關(guān)鍵問題就是解決文檔的存儲(chǔ)、文檔的安全管理、文檔的查找、文檔的在線查看、文檔的協(xié)作編寫及發(fā)布控制等問題。

　　文檔管理在法律事務(wù)所、保險(xiǎn)公司、政府財(cái)政部門、廣告代理公司和其它具有大量書面文件或影象操作活動(dòng)的商業(yè)領(lǐng)域中最為有用。

　　隨著信息化進(jìn)程，文檔管理越來越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進(jìn)行文檔管理的過程中，經(jīng)常會(huì)碰到以下的問題：海量文檔存儲(chǔ)，管理困難;查找緩慢，效率低下;文檔版本管理混亂;文檔安全缺乏保障;文檔無法有效協(xié)作共享;知識(shí)管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國(guó)內(nèi)外業(yè)界研究的熱點(diǎn)。

　　系統(tǒng)元素

　　在組織中可以創(chuàng)建哪些類型的文檔和其他內(nèi)容。

　　對(duì)于每種類型的文檔使用哪些模板。

　　對(duì)于每種類型的文檔提供哪些元數(shù)據(jù)。

　　在文檔生命周期的每個(gè)階段將文檔存儲(chǔ)在何處。

　　在文檔生命周期的每個(gè)階段如何控制對(duì)于文檔的訪問。

　　當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員一起致力于文檔創(chuàng)建、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布或處置時(shí)，如何在組織內(nèi)移動(dòng)文檔。

　　要將哪些策略應(yīng)用于文檔，以便審計(jì)與文檔相關(guān)的操作，以適當(dāng)方式保留或處置文檔，以及保護(hù)對(duì)組織至關(guān)重要的內(nèi)容。

　　當(dāng)文檔在其生命周期中從一個(gè)階段過渡到另一個(gè)階段時(shí)，如何轉(zhuǎn)換文檔。

　　如何將文檔視為企業(yè)記錄，在這種情況下，必須根據(jù)法律要求和公司準(zhǔn)則保留文檔。