在公務(wù)接待當(dāng)中，接待的規(guī)格要求也極其重要，如果沒有事前了解往往會(huì)有很嚴(yán)重的缺失。錯(cuò)誤的接待規(guī)格會(huì)使對方受寵若驚，否則就是十分的不自在。一般接待規(guī)格按來訪人員的身分可分為以下三種：

　　高規(guī)格接待：主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級(jí)長官派工作人員來了解情況和傳達(dá)意見的時(shí)候，就需要高規(guī)格接待。

　　低規(guī)格接待：就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如，高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察，就會(huì)成為低規(guī)格的接待。

　　對等接待：就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。

　　來者是客，以客為尊。無論是否彼此是否有商業(yè)聯(lián)系，都應(yīng)該以禮待之。從客人來到公司的前臺(tái)開始，直到完全離開為止，都要遵守禮儀規(guī)范，讓來訪者賓至如歸。

　　電話禮貌

　　電話禮貌也是辦公室不可缺少的禮貌之一，許多洽公的客戶往往因?yàn)橐粋€(gè)電話搞得心情不好或是溝通不良。所以，電話禮貌必須作為全體員工的基礎(chǔ)訓(xùn)練項(xiàng)目，全力推動(dòng)，貫徹執(zhí)行，使客戶在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓(xùn)要靠長期鍛煉，不是一朝一夕可以促成的。

　　微笑的臉才會(huì)產(chǎn)生微笑的聲音，聲音是可以訓(xùn)練和管理的。絕大多數(shù)人都沒有對自己的聲音進(jìn)行訓(xùn)練，完全憑借本能的自然音調(diào)來說話，這是極大的錯(cuò)誤。透過電話的聲音，是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細(xì)觀察自己說話的樣子，并錄下聽自己說話的聲音，找出自己說話時(shí)嚴(yán)重的缺點(diǎn)，加以改正。

　　由于電話里面只聞其聲，不見其人。所以，要用簡單的 KISS 理論來說話( Keep it simple and short )。運(yùn)用簡單扼要的字句，避免使用過于專業(yè)的名詞或者是行話，這樣會(huì)使對方很難快速理解。即使是無法避免的時(shí)候，也請使用比較通俗的名詞，并加以淺顯的說明，這樣可以節(jié)省彼此寶貴的時(shí)間，避免誤會(huì)。

　　介紹禮儀

　　介紹也是辦公室里經(jīng)常發(fā)生的事情，它分為初次介紹和相互介紹。介紹的學(xué)問很大，不是一般人想象得那么簡單：只是交換名字和職稱而已。客人來的時(shí)候，如果需要為主客雙方介紹，中間人要記得先把客人介紹給主人，然后把主人介紹給客人。如果客人多于一人，則要按照其尊卑順序介紹。

　　因此，中間人在介紹之前，必須確實(shí)了解雙方的關(guān)系，同時(shí)也要明白對方最需要知道的是什么，不會(huì)因?yàn)槎潭痰恼f明而弄錯(cuò)了對方的身份地位。如果對于介紹對象的確實(shí)身份存有疑慮，就應(yīng)先向當(dāng)事人請示或請教，看看對方需要用什么身份來被介紹。

　　自我介紹的時(shí)候，許多人常犯這樣的錯(cuò)誤：“我是吳總經(jīng)理”。其實(shí)，職銜是給對方稱呼，而不是自己說的。您可以說，“敝姓吳”或者“我是這家公司的總經(jīng)理”，否則會(huì)讓人笑話不懂商場禮節(jié)，而且還自我吹噓。

　　虛心受教

　　客戶投訴也是辦公室經(jīng)常遇到的問題，因此，如何有效地處理各種投訴也是當(dāng)今各個(gè)行業(yè)的難題題。處理客戶投訴必須掌握方法，無論受到怎樣的責(zé)難或是批評(píng)，都應(yīng)虛心受教，誠心對待，即使再嚴(yán)厲的的責(zé)備也是如此，絕對不能出現(xiàn)與客戶爭辯的情況。

　　接到投訴的最初先說抱歉，聆聽完對方的投訴后依然說抱歉。無論誰是誰非，給客戶帶來方便或者不悅，就需要道歉。不管客戶投訴什么樣的問題，都要認(rèn)為投訴是給自己解釋誤會(huì)的良機(jī)。負(fù)責(zé)處理客戶投訴的人，必須訓(xùn)練有素，能及時(shí)平復(fù)對方的情緒，先解決心情，再解決事情。心平氣和地做出扼要又適當(dāng)?shù)慕忉?，并感謝對方給予說明的機(jī)會(huì)。

　　拜訪客戶

　　拜訪是指到對方的辦公室去洽談公務(wù)。有些人喜歡興之所至，隨意去拜訪別人，這對被拜訪的對象來說是不速之客，這是非常沒有禮貌的表現(xiàn)。如果沒有事前約定就匆匆拜訪，會(huì)讓對方手忙腳亂，弄的很尷尬。如果對方正好在開會(huì)或是外出不在，那又會(huì)碰個(gè)釘子，自討沒趣。